Kan de notaris digitalisering overlaten aan ict’ers?

Anne-Marie Snel

Notaris bij Prinsenhof Notariaat in Prinsenbeek
‘De belangrijkste taak van een ict’er is te zorgen dat alles achter de schermen werkt. Hij kan razendsnel zaken voor je oplossen. Daar heb ik grote bewondering voor, maar digitalisering gaat ook over hoe je AI kan gebruiken om akten sneller op te stellen. Dat moet je zelf beoordelen, die afweging kun je niet overlaten aan een ict’er. Toen ik in 1994 begon in het notariaat, hadden we nog typemachines. Ondanks alle innovatieslagen die we sindsdien hebben gehad, is het invullen van de akte onveranderd gebleven. AI gaat dat veranderen. Dat is enorm belangrijk in deze tijd waarin we steeds moeilijker aan mensen kunnen komen. Het gaat mij niet snel genoeg. Er is nog een reden waarom je een actieve rol moet hebben. Soms beloven ict’ers iets dat in de praktijk nog niet helemaal werkt. Je moet ze niet blind vertrouwen.

Op ons kantoor experimenteren we met nieuwe toepassingen. We gebruiken bijvoorbeeld sinds kort AkteFlow, een dialooggestuurde online interface voor adviesgesprekken. De gegevens die de klant online invult, komen als een verslag in mijn mail. De tool maakt ook een dossier aan. Daarnaast zijn we gestart met NotaSnap, dat de aantekeningen van een intakegesprek verwerkt en op basis daarvan een conceptakte kan maken. ChatGPT gebruiken we ook, maar alleen met geanonimiseerde gegevens.

Veel nieuwe ontwikkelingen kom ik op het spoor via LinkedIn. Daarnaast helpt het om affiniteit met ICT te hebben. Ik wil altijd weten hoe iets werkt. Als ze mij adviseren om een mini-pc aan te schaffen, wil ik weten wat het verschil is met een thin client. Dat geldt ook voor AI. Ik weet niets van programmeren en kan niet zelf een intelligente akte bouwen, maar ik wil weten wat er mogelijk is. We gaan met AI niet direct al grote stappen inzetten. Dat is niet erg. Het belangrijkste is dat je ermee experimenteert.  Op die manier ben ik het afgelopen jaar al weer een stuk wijzer geworden.’

Bernard Snyers

Notaris bij Notalim Notarissen in Alken België
‘In België wordt veel vaart gemaakt met de digitalisering van het notariaat. Het afgelopen jaar tekenden we op ons kantoor al honderd digitale akten. Overheid en beroepsorganisatie werken nauw samen, waarbij het notariaat het voortouw neemt. Voor de beroepsgroep is er bijvoorbeeld een site die uitleg geeft over AI-oplossingen en adviseert over tools en programma’s. Zo’n site is heel handig bij het selecteren van de juiste tool. Als notaris wil je weten hoe zo’n platform werkt en wat er met de data gebeurt. Hoe veilig is de data opgeslagen? Toen we onlangs twijfelden tussen twee leveranciers die een vergelijkbare oplossing aanboden, gaf dat onderdeel de doorslag.

Als je alleen maar afgaat op de adviezen van ICT-leveranciers, loop je het risico dat je iets aanschaft wat je eigenlijk niet nodig hebt. Sommige leveranciers zijn ervan overtuigd dat ze de ideale oplossing voor je hebben. Ik maakte het laatst nog mee. De oplossing was een tool waarmee je snel een afspraak met een collega-notaris kan maken. Het voorziet niet in een grote behoefte en om ermee aan de slag te kunnen, moet iedere andere notaris dezelfde applicatie gebruiken. Die leverancier had zich duidelijk niet in het notariaat verdiept en wilde gewoon zijn product verkopen.

Met de komst van AI moet je je er nog meer in verdiepen. Ons kantoor gebruikt bijvoorbeeld een AI-tool om de verkoopovereenkomst te controleren. Het platform checkt of de tekst in de overeenkomst matcht met de onderliggende documenten. Voor zulke repetitieve taken is het handig, maar AI is nog niet zo goed in het pinpointen van juridische informatie. Je moet dus goed weten waar je het wel en niet voor gebruikt. Ik volg daarom opleidingen, bijvoorbeeld over het schrijven van prompts in AI. Je moet er echt aandacht aan besteden om te ontdekken welke tools iets toevoegen en welke niet.’

‘Experimenteer met tools, zo word je elke dag wijzer’

Fransje Hekking

Kandidaat-notaris bij Loyens & Loeff in Amsterdam
‘Als je onvoldoende op de hoogte bent van de ontwikkelingen, dan loop je het risico dat je innovaties te laat ontdekt. Je kan er cliënten door verliezen. Die verwachten dat we AI gebruiken omdat het ons werk efficiënter en sneller maakt. Sommige cliënten leveren zelfs al informatie aan die ze via AI gegenereerd hebben. Op ons kantoor voeren een ICT-afdeling en innovatieteam testcases uit met AI-tools voor we ze aanschaffen en ook zelf tools ontwikkelen. Dat geeft mij de gelegenheid om nieuwe technologie uit te proberen.

Ik heb vorig jaar veel geëxperimenteerd met 365 Copilot, een AI-tool van Microsoft. Als je bij een transactie wilt weten of besluitvorming van een vennootschap is vereist, kun je de statuten uploaden in Copilot en komt deze met een antwoord. Je bouwt in Copilot je eigen agent die je voedt met informatie. Zo leer je hem hoe hij een taak moet uitvoeren. Zo’n agent heeft de neiging het met je eens te zijn. Daar moet je in het schrijven van je prompts rekening mee houden. Je moet ze zo formuleren dat Copilot niet direct in de bevestiging schiet. Als je ermee oefent, merk je wat de beperkingen zijn. We gebruiken Copilot daarom wel om samenvattingen te maken, maar niet om documenten op te stellen. We hebben ook een tool ontwikkeld die gegevens van het Kadaster omzet in een Excellijst. Dat is handig bij grote transacties van honderden woningen, omdat je zo niet alle kadastrale gegevens hoeft over te typen in de akte. Het is een heel efficiënte tool, maar geen AI.

Digitalisering maakt mijn werk efficiënter en leuker. De belangrijkste voorwaarde is dat je openstaat voor iets nieuws, maar de omvang van je kantoor speelt ook een rol. Op een klein kantoor met vooral  particuliere klanten had ik waarschijnlijk minder met AI kunnen experimenteren. Ik word hier als kandidaat-notaris erg verwend.’