Beroepsgroep kijkt naar binnen: ‘Notariaat staat op een kruispunt’

Eerst het goede nieuws: de kwaliteit van het notariaat staat stevig overeind. ‘Het systeem van beroepsopleiding en permanente educatie zit degelijk in elkaar, er vindt intercollegiale toetsing plaats en de beroepsgroep doet actief aan kwaliteitsbewaking, bijvoorbeeld via intervisie en specialistenverenigingen’, zegt Heinrich Winter. Hij is directeur van onderzoeksbureau Pro Facto, dat het onderzoek (zie kader, red.) uitvoerde samen met de Universiteit Utrecht en de Radboud Universiteit.

Maar er tekenen zich ook problemen af. Zo twijfelen studenten notarieel recht of ze wel in het notariaat willen werken, verlaten jonge mensen het vak geregeld al na een paar jaar en neemt de bereidheid om notaris-ondernemer te worden af. Tegelijkertijd stijgt de vraag naar notariële diensten en is de verwachting dat die trend doorzet. Winter: ‘De spanning tussen vraag en aanbod groeit. Daardoor komt de toegankelijkheid en toekomstbestendigheid van het notariaat onder druk te staan. Met name aan de randen van het land hebben kleinere kantoren moeite om opvolgers te vinden. Dit is zorgelijk, omdat het notariaat een essentiële publieke dienst is.’

Een herkenbaar beeld, aldus Marloes Theus, toegevoegd notaris bij Hoge van Gerven notarissen en docent aan de beroepsopleiding. ‘Op mijn terrein, het familierecht, neemt de vraag uit de samenleving alleen maar toe. Logisch, vanwege de vergrijzing en ingewikkeldere familierelaties. Het is nu al een uitdaging om te zorgen dat de wachttijden niet te lang worden.’

‘De combinatie van werkdruk én wet- en regelgeving maakt het zwaar’

Werkdruk

De in het WODC-onderzoek ondervraagde notarissen – kandidaten, toegevoegd notarissen en notaris-ondernemers – geven hun vak gemiddeld maar een mager zesje. Winter: ‘Dat is best laag, zeker gezien de maatschappelijke betekenis van het werk. Een belangrijke oorzaak is de werkdruk. De stapel dossiers is simpelweg te hoog en daarbij komen allerlei administratieve taken en controles. De verplichtingen van onder meer de Wwft brengen veel extra werk met zich mee, dat vaak als tijdrovend en complex wordt gezien.’ Natalie Drost, kandidaat-notaris bij Notariaat Van der Weij en auditor, is hier niet verbaasd over. ‘De combinatie van werkdruk én wet- en regelgeving maakt het zwaar, dat hoor en zie ik overal.’

Ook het salaris speelt een rol, vooral voor kandidaat-notarissen. Winter: ‘Zij hebben het idee dat hun salaris achterblijft bij andere juridische beroepen. Op kantoren zijn er bovendien verschillen in beloning tussen functies, wat het gevoel van ongelijkheid versterkt. Voor jonge professionals is dit soms reden om over te stappen naar het bedrijfsleven of de overheid. Maar het gaat niet alleen om geld. De werk-privébalans wordt steeds belangrijker, maar nog niet alle kantoren bieden ruimte voor parttime of thuiswerken.’ Verder ervaren notarissen het tuchtrecht als dreiging, hoewel het aantal tuchtzaken in werkelijkheid beperkt is.

Wiel uitvinden

Of digitale oplossingen gaan bijdragen aan vermindering van werkdruk en het oplossen van het opvolgingsvraagstuk, betwijfelt Heijnen. ‘Door de jaren heen hebben wij op technologisch vlak al flinke stappen gezet. Veel van wat te automatiseren valt, hebben we inmiddels ook daadwerkelijk geautomatiseerd.’ Dat heeft ook te maken met het verdienmodel dat je hanteert, vindt zij, want een notaris is ook een ondernemer.  ‘Als ik wil investeren in automatisering omdat het mijn onderneming succesvoller maakt, dan is dat een besluit dat ik als ondernemer neem. Als mijn beroepsorganisatie mij daar regels voor oplegt, dan vind ik dat prima als de basis waaraan we allemaal moeten voldoen hetzelfde is. Kies ik ervoor om iets extra’s te doen, dat is mijn eigen keuze.’

De oplossing voor bijvoorbeeld het opvolgingsvraagstuk ligt volgens Heijnen veel meer in samenwerking dan in automatisering of digitalisering. ‘De tijd dat je elkaars concurrenten was, zijn we ruimschoots voorbij; we zijn eerder lotgenoten. Samen moeten we de basis van ons vak overeind houden. Dus niet allemaal zelf het wiel uitvinden, maar kennis delen. Automatisering en digitalisering helpen daarbij, maar zijn geen heilige graal en ook niet de redding van ons vak.’ In de regio is een aantal kantoren daarom met elkaar om de tafel gaan zitten. ‘Van oudsher ligt dat in het notariaat wat ingewikkeld, maar wij geloven dat samenwerking en collegialiteit heel belangrijk gaan worden de komende jaren.’

Op het kantoor van Bosveld zijn veel ideeën nog experimenteel, maar er wordt hard gewerkt aan toepassing in de praktijk. ‘Het zou mooi zijn als de KNB hierbij iets kon betekenen. Die heeft het geld, de kennis en de mensen – nu nog de wil om die stap vooruit te zetten om het beroep echt toekomstbestendig te maken. Anders worden we voorbijgelopen door allerlei commerciële partijen die online diensten aanbieden.’

Vertrouwen

Gelukkig kunnen notariskantoren zelf veel doen om het werkklimaat te verbeteren. Theus: ‘Met meer zeggenschap over waar en wanneer mensen werken, is veel te winnen. Autonomie in het werk reduceert stress, blijkt uit onderzoek.’ Drost: ‘Flexibiliteit is essentieel voor jongere generaties. Notarissen willen vaak grip en controle houden, maar ik denk dat vertrouwen het uitgangspunt moet zijn, dat medewerkers dit niet eerst hoeven te ‘verdienen’.’

Winter vindt dat er een moderniseringsslag nodig is in de organisatiecultuur. ‘Digitalisering speelt hierbij een centrale rol. Daardoor daalt de werkdruk en wordt op afstand werken gemakkelijker. Jongere medewerkers kunnen hierbij het voortouw nemen, omdat zij vaak al vertrouwd zijn met nieuwe tools.’ Ook Theus ziet kansen in innovatie. ‘Door processen beter in te richten en slim en verantwoord gebruik te maken van AI, kunnen we veel tijdwinst boeken.’

Winter noemt daarnaast de invoering van een cao. ‘Veel notarisondernemers zijn bang voor hogere kosten. Toch is een cao het overdenken waard als stap om het vak aantrekkelijker te maken.’ Drost: ‘Een cao zorgt voor meer uniformiteit. Nu is alles overal anders geregeld, zoals thuiswerkregelingen, compensatie voor cursussen buiten werktijd of vergoedingen voor sportabonnementen.’ Zij adviseert om af en toe iemand van buiten naar de organisatie te laten kijken. ‘Mijn ervaring als auditor is dat een frisse blik waardevol is en dat mensen vaak gemakkelijker praten met een derde.’ ‘Het is van belang dat jonge medewerkers actief meedenken over oplossingen’, vult Theus aan.

Buddysysteem

Goede begeleiding voorkomt volgens Drost dat kandidaat-notarissen afhaken. ‘Op sommige kantoren is dit een kwestie van zwemmen en proberen het hoofd boven water te houden. Een buddysysteem helpt beginners om sneller hun plek te vinden.’ Theus heeft momenteel volle klassen op de beroepsopleiding. ‘Dat is een positief signaal. Ik merk dat er steeds meer aandacht is voor begeleiding en coaching, maar er valt nog winst te behalen. Het zou mooi zijn als het notariaat, net als de advocatuur, gaat werken met begeleiders die écht verantwoordelijk zijn voor hun kandidaat. Ook duidelijke en goed vastgelegde werkprocessen maken het eenvoudiger voor nieuwelingen om in te stromen.’

Theus denkt dat alternatieve organisatiestructuren het ondernemerschap aantrekkelijker kunnen maken. ‘Denk bijvoorbeeld aan een aparte kantoordirecteur of -manager, die niet per se een notariële achtergrond hoeft te hebben. Dan kan iedereen doen waar hij of zij goed in is.’

De poortwachtersrol kan beter uitvoerbaar worden door betere coördinatie en informatie-uitwisseling, aldus Winter. ‘Op dit moment moeten notarissen en andere partijen, zoals banken, vaak dezelfde controles uitvoeren. Daarnaast is het verstandig om gestandaardiseerde systemen te ontwikkelen die controles deels automatiseren.’ Tot slot dragen ook relatief kleine aanpassingen bij aan een beter imago van het vak. Zo stelt Winter voor om de functietitel ‘kandidaat-notaris’ af te schaffen. ‘Die is ouderwets en straalt weinig status uit.’

Wake-upcall

Winter ziet het onderzoek als een wake-upcall. Niet omdat de problemen compleet nieuw zijn, wel omdat ze nu systematisch op een rij zijn gezet en moeilijk te negeren zijn. Zijn belangrijkste advies aan notarissen is om medewerkers als hun belangrijkste kapitaal te zien. ‘Zorg voor een moderne werkomgeving, waarin niet alleen productiviteit telt, maar ook werkplezier, vertrouwen en samenwerking. Betrek jonge mensen bij (digitale) vernieuwing en sta open voor verandering.’

‘Het lijkt me fantastisch om een kantoor te creëren waar mensen graag werken’

Hij vervolgt: ‘Het notariaat staat op een kruispunt. Als actie uitblijft, kunnen de gevolgen groot zijn. Maar als de beroepsgroep de signalen serieus neemt, is er zeker perspectief om het tij te keren. Ik zie al beweging in de goede richting. Een mooi voorbeeld is de aanpassing van de beroepsopleiding, die niet meer alleen draait om kennis, maar ook om vaardigheden. Dat laat zien dat de sector niet stilzit.’ Theus: ‘Ik ben 35 jaar, sinds kort toegevoegd notaris en ik krijg steeds meer zin om ondernemer en werkgever te worden. Het lijkt me fantastisch om een kantoor te creëren waar mensen graag werken, belangrijker nog dan de winst te optimaliseren.’

Het onderzoek
Dit is het tweede onderzoek naar de staat van het notariaat, uitgevoerd in opdracht van het WODC, het kennisinstituut van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het eerste deel verscheen in 2024 en ging over de toegankelijkheid van het notariaat voor burgers en kleine bedrijven (de vraagzijde). Dit deel is gericht op de aanbodzijde, dus het notariaat zelf.
In totaal hebben ongeveer driehonderd (toegevoegd en kandidaat-)notarissen een vragenlijst ingevuld. Enkele tientallen zijn uitgebreider mondeling geïnterviewd. Er waren ook focusgroepen waarin de deelnemers gezamenlijk konden reflecteren op de problemen en mogelijke oplossingen. Onderzoeker Winter: ‘Door de combinatie van kwalitatief en kwantitatief onderzoek ontstaat er niet alleen een breed beeld, maar ook verdieping. Je ziet wat er speelt én waarom dat zo is.’