Wachttijden beperken? Delegeren!
Terwijl het drukste kwartaal van het jaar nadert, staan de kranten vol met artikelen over de drukte in het notariaat, het groeiende aantal akten en dalende aantal notarissen. Een snelle research leert echter dat het aantal (toegevoegd en kandidaat-)notarissen door de jaren heen juist is gestegen. Het aantal notaris-ondernemers neemt wel af. Kranten duiken veelal op persoonlijke keuzes: waarom iemand heeft besloten om notaris-ondernemer te worden of om met (vervroegd) ‘pensioen’ te gaan.
Zwaar
Het ondernemerschap als notaris, zeker als eenpitter, lijkt mij zwaar. Je moet over veel verschillende competenties beschikken en tegelijkertijd steeds meer regels naleven. Een notaris moet niet alleen een goed jurist en academicus zijn, maar ook ondernemer en manager. Daarnaast is enige kennis van IT en fraudepreventie nodig.
Ook in mijn freelancepraktijk zie ik dat de drukte toeneemt. Notarissen bedenken in hun dagelijkse werk oplossingen voor problemen. Daarom vind ik dat we ook een oplossing moeten kunnen bedenken om de wachttijden korter te maken.
Wat ik in de krantenartikelen mis, is dat notaris-ondernemers veel van hun werk kunnen delegeren. Ze hoeven niet alle besprekingen zelf te voeren en ook niet alle akten zelf op te stellen, te versturen en te passeren. Ook kunnen ze anderen inschakelen voor het opstellen van vacatures en het voeren van sollicitatiegesprekken. En waarom zouden ze zelf moeten uitzoeken welke softwareleverancier het beste bij hun kantoor past?
Delegeren
Als wij op korte termijn lange wachtrijen in het notariaat willen voorkomen of beperken, moeten notaris-ondernemers creatiever kijken naar de manier waarop zij hun tijd en agenda invullen. Bepaalde juridische werkzaamheden kunnen ze delegeren aan waarnemers of andere collega’s met ervaring. Voor personeels- en IT-zaken kunnen zij een office- of HR-manager aannemen.
Ik hoor u misschien al denken: zo’n extra kandidaat-notaris of office- of HR-manager brengt natuurlijk kosten met zich mee. Dat klopt. Maar als wij hierdoor meer cliënten kunnen helpen, kan het onder aan de streep juist meer opleveren. Wat voor
ondernemer wilt u zijn? Eentje die juridische werkzaamheden delegeert? Iemand die de managementtaken uit handen geeft? Of bent u het type ondernemer dat niets wil delegeren en alles zelf doet?
‘Waarom doet de notaris eigenlijk alles zelf?’