Proces voor de digitale oprichting van een bv
De digitale oprichtingsakte van een bv heeft evenveel rechtskracht als een papieren oprichtingsakte. Hiervoor heeft de KNB veel veiligheidswaarborgen ingebouwd in het proces rondom de digitale oprichting van een bv. Goede afspraken met uw cliënt zijn hierbij ook van belang.
Bespreek de huisregels voor digitaal passeren
Kiest uw cliënt voor de digitale oprichting van een bv? Dan is het van belang om goede afspraken te maken over de huisregels die gelden bij digitaal passeren:
- De afspraak is vertrouwelijk;
- Er wordt persoonlijke informatie besproken of getoond. Deze informatie is vertrouwelijk en wordt niet met anderen gedeeld.
- De afspraak wordt niet opgenomen;
- Elke deelnemer is uit vrije wil aanwezig bij de afspraak;
- Geen van de deelnemers wordt voorafgaand en tijdens de afspraak beïnvloed door andere personen;
- Elke deelnemer neemt in een eigen ruimte en met eigen apparatuur deel aan de afspraak.
- Elke deelnemer zorgt voor geschikte apparatuur en een goede verbinding.
Het lijken overbodige regels, maar in een digitale omgeving liggen de zaken soms anders. Bespreek daarom de huisregels gerust ook mondeling bij de start van het digitale passeergesprek.
Toelichting op afspraak niet opnemen
De drempel om een videogesprek op te nemen ligt digitaal vaak lager dan wanneer een cliënt fysiek bij u aan tafel zit. Maar ook online afspraken met de notaris vallen altijd binnen de notariële vertrouwenssfeer. Alle deelnemers aan de passeerafspraak moeten zich hiervan bewust zijn, ook met het oog op de privacy van andere deelnemers. NB: als de client het gesprek wel wil opnemen, kunt u dat in principe niet weigeren. Geluidsopnamen en vertrouwelijkheid staan op gespannen voet met elkaar, maar er is geen regel die het verbiedt. Voor eigen gebruik is zelfs geen toestemming nodig van de gesprekspartner. Voor het openbaren van de geluidsopname wel. Is die toestemming er niet? Dan is het delen en publiceren van de opname onrechtmatig. Meer weten lees dan dit artikel: Rechtspraak uitgelegd: Vertrouwelijke gesprekken opnemen: mag dat?.
Gebruik tijdens de afspraak het beveiligde KNB-platform
Bij het digitaal passeren van de oprichtingsakte maakt u gebruik van het platform Digitaal Passeren. Het platform Digitaal Passeren is een besloten omgeving. U bepaalt wie toegang heeft tot dit platform. Zo geeft u cliënten toegang tot het platform Digitaal Passeren:
- U stuurt een uitnodiging voor de digitale wachtkamer naar uw cliënt.
- Uw cliënt identificeert zich digitaal. U heeft uw cliënt al verteld hoe dat werkt en wat uw cliënt daarvoor moet doen.
- Uw cliënt komt binnen in de wachtkamer
- U controleert de identiteit van de cliënt.
- Als de identiteit juist is, geeft u uw cliënt toegang tot de afspraak.
Bij twijfel of vermoedens van (digitale) fraude kunt u de toegang tot het platform weigeren of de bespreking afbreken.
Veiligheid van documenten tijdens afspraak
Elk document dat u toevoegt aan de passeerafspraak wordt versleuteld. Alleen deelnemers aan de afspraak kunnen het document inzien. Het document krijgt ook een digitaal zegel. De datum en het tijdstip van de afspraak zijn onderdeel van het zegel. Tijdens de afspraak kunnen u en uw cliënt het zegel zien. Het zegel wordt verbroken als het document wordt aangepast. Is aanpassing van het document nodig? Dan maakt u een nieuwe conceptversie en voegt deze toe aan de afspraak via uw eigen softwarepakket. De eerdere versie van het document vervalt. Het zegel toont direct het nieuwe tijdstip van toevoeging. Bij het plaatsen van de elektronische handtekeningen blijft het zegel intact.
Digitale belehrung
Ook bij het digitaal passeren van aktes is Belehrung een belangrijk en verplicht onderdeel. U moet er zeker van zijn dat uw cliënt:
- de inhoud van de akte begrijpt;
- het eens is met de inhoud;
- in staat is om de wil vrij te bepalen.
Digitale Belehrung kan tijdens maar ook voorafgaand aan de passeerafspraak plaatsvinden. Daarin is er geen verschil met passeren op papier. U kunt bijvoorbeeld vooraf de akte of belangrijke onderdelen daarvan naar uw cliënt sturen en deze toelichten.
Van belang bij digitale Belehrung
Bij digitale Belehrung zijn deze punten van belang:
Goed werkende apparatuur en goede verbinding
Voor een notarieel gesprek moet u elkaar goed kunnen zien en verstaan. Daarom hebben u en uw cliënt goed werkende apparatuur en een goede verbinding nodig. Is dat niet geval of twijfelt u? Breek dan de afspraak af en maak een nieuwe afspraak online of bij u op kantoor.
Elke deelnemer op eigen apparaat in eigen ruimte
Het is van belang dat een deelnemer bij het passeren van de akte niet wordt beïnvloed door anderen, bijvoorbeeld tegen betaling of onder dwang. Daarom neemt elke partij bij de akte individueel deel aan de passeerafspraak en ondertekent de akte individueel. Zijn er meer partijen, bijvoorbeeld 2 zakenpartners, betrokken bij het passeren van de akte? Dan zitten zij elk met een apart apparaat in een aparte ruimte.
Tip: Vraag uw cliënt om met de camera door de ruimte te gaan zodat u kunt controleren of niemand anders aanwezig is.
Hou de aandacht vast
Tijdens een digitaal gesprek kan uw cliënt sneller afgeleid zijn, de concentratie verliezen of er niet ‘bij’ zijn met de gedachten. Hou daarom de aandacht van uw cliënt vast en zorg ervoor dat uw cliënt weet wat er in de akte staat. Heeft uw cliënt een deskundig adviseur dan kunt u misschien eerder vaststellen dat uw cliënt de inhoud van de akte begrijpt en gaat uw voorlichtingsplicht mogelijk minder ver. Maar, net als in het fysieke proces, hangt dat af van het specifieke geval.
Vraag door, zeker bij twijfel
Twijfelt u over een of meer van de bovenstaande punten? Stel dan aanvullende vragen om vast te stellen dat uw cliënt de akte begrijpt, de (rechtsgevolgen) overziet en uit vrije wil tekent. Breek de afspraak af bij twijfel of als u een oncomfortabel gevoel heeft. U kunt dan op een later moment de afspraak (online) voortzetten, uw cliënt op kantoor uitnodigen of uw dienstverlening stopzetten. De afspraak afbreken kan tot het moment dat u moet tekenen. Na ondertekening is afbreken niet meer mogelijk en is de akte rechtsgeldig.
Tolk bij een digitale passeerafspraak
Ook bij een digitale passeerafspraak kan een tolk aanwezig zijn als uw cliënt de Nederlands taal onvoldoende begrijpt. De tolk neemt dan ook individueel deel aan de passeerafspraak en moet zich, net als de andere deelnemers, identificeren. Ook de tolk ondertekent de digitale akte met een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Maak (digitaal) aantekeningen
Maak ook bij een digitale passeerafspraak aantekeningen van de onderwerpen die u met uw cliënt heeft besproken. Zo kunt u aantonen welke onderwerpen aan de orde kwamen en dat de Belehrung van de cliënt heeft plaatsgevonden.
Identificatie en elektronische handtekening op hoogste niveau
Om ervoor te zorgen dat er geen twijfels bestaan aan de echtheid van een online akte, zijn de volgende maatregelen getroffen:
- De identificatie van de betrokkenen bij de akte is op het allerhoogste niveau. Het identificatiemiddel moet voldoen aan eIDAS betrouwbaarheidslabel hoog.
- Er wordt gebruikgemaakt van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Dat is een handtekening die bestaat uit een unieke code, afgeleid van het document zelf en de identiteit van de gebruiker. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een certificaat dat alleen wordt afgegeven na identificatie van de persoon die het certificaat aanvraagt.
De afhandeling van de digitale akte
Bij digitaal passeren gebruikt u een centraal vastgelegd proces. De KNB verwerkt de digitaal gepasseerde akten, versleutelt deze en slaat de akte centraal op.
Inzage in documenten
Elke digitale akte wordt versleuteld opgeslagen. De documenten worden ontsleuteld als een bevoegde notaris deze wil inzien. De toegang is persoonsgebonden. kunnen hun eigen protocol bekijken. Wilt u dat medewerkers ook toegang hebben? Dan kunt u dat regelen via het selfserviceportaal van de KNB.
Nieuws
- Informatietype:
- Webpagina
- Onderwerp:
- Digitaal oprichten bv
- Onderwerp:
- Digitale dienstverlening
- Rechtsgebieden NN2015:
- Digitaal oprichten bv
- Rubriek:
- Nieuws
- Informatietype:
- Webpagina
- Onderwerp:
- Digitaal oprichten bv
- Onderwerp:
- Digitale akte
- Onderwerp:
- Digitale dienstverlening
- Rechtsgebieden NN2015:
- Digitaal oprichten bv
- Rubriek:
- Nieuws
- Informatietype:
- Webpagina
- Onderwerp:
- Digitaal oprichten bv
- Onderwerp:
- Digitale dienstverlening
- Rechtsgebieden NN2015:
- Digitaal oprichten bv
- Rubriek:
- Nieuws
Contact
Praktijkzaken
070 3307111
praktijkzaken@knb.nl