De digitale akte en het notariële protocol

Notariële akten krijgen een volgnummer en staan ingeschreven in het CDR van de notaris. Papieren akten gaan daarna met dat nummer fysiek de kluis in. Digitale akten volgen dezelfde registratie en blijven na ondertekening digitaal bewaard. Zo ontstaat een digitaal gedeelte van het protocol. Het repertorium fungeert hierbij als kenmerk van de digitale akte.

Centrale opslag zorgt voor uniformiteit, een grotere veiligheid van de opslag en goede toegankelijkheid tot de akten. Centrale opslag voorkomt ook dat meerdere versies van de akte ontstaan, bijvoorbeeld door ze te downloaden of door het gebruik van ‘opslaan als’. Dit waarborgt dat de originele digitale akte ongewijzigd blijft. Daarom is het opvragen van een ondertekende digitale akte zorgvuldig beveiligd. Tegelijkertijd kunnen notarissen akten en handtekeningen eenvoudig inzien.

Met de juiste zoekcriteria vindt u gemakkelijk de juiste akte of volmacht. U kunt de zoekresultaten filteren en sorteren. U ziet de kenmerken van digitale akten, kunt gekoppelde documenten (zoals volmachten) controleren en de tekstuele inhoud van de akte of volmacht downloaden en bekijken. Daarnaast is er een handtekeningenrapport als apart bestand beschikbaar. Hierin staan ter controle de handtekeningen van de comparanten en de notaris. Beide documenten worden als pdf aangeboden, met het unieke nummer van de originele, ondertekende digitale akte. Dit nummer staat op een apart voorblad, dat bevestigt dat de inhoud van de akte en de handtekeningen bij elkaar horen.

Bij de start van het digitaal oprichten van een bv gebeurt dit nog via een aparte website. In de toekomst zal deze functionaliteit beschikbaar zijn binnen de notariële softwarepakketten zodra deze gekoppeld zijn aan het digitale gedeelte van het protocol.

Heeft u de authentieke notariële akte nodig, bijvoorbeeld vanwege een gerechtelijke procedure over de vormvereisten of authenticiteit van de getekende notariële akte? Dan kunt u bij de KNB Servicedesk vragen om de authentieke digitale akte. U krijgt de authentieke digitale akte op een beveiligde gegevensdrager, met versleuteling van het document en vergrendeling van de gegevensdrager. Het is van belang dat er uitsluitend unieke exemplaren van de minuut bestaan. Verwijder daarom de authentieke digitale akte van de gegevensdrager als deze niet meer nodig heeft.

De akteregistratie in het CDR is er voor het toezicht op het notariaat (onder andere om antedatering te voorkomen) en voor de informatievoorziening van de Belastingdienst (voor het fiscale toezicht). In het CDR worden alleen afschriften opgeslagen. In het kader van de digitale oprichting van de BV is de wetgeving alleen voor dat doel aangepast. Bij de doorontwikkeling van het digitale passeren van akten wordt vermoedelijk verder gekeken naar de relatie tussen repertorium, akteregistratie en het digitale gedeelte van het protocol. Bekijk ook de video hierover (3:31 min)