Digitale identificatie cliënten

Geen kopieën verspreid over mailboxen en mappen

U bepaalt welke gegevens u ontvangt (dataminimalisatie)

U selecteert bij het aanmaken van een identificatieverzoek vooraf welke persoonsgegevens u nodig heeft. De preset 'Alleen persoonsgegevens' bevat de persoonsgegevens die u nodig heeft voor uw akte en het cliëntonderzoek. Als u ook aanvullende gegevens nodig heeft voor andere wettelijke taken, zoals het BSN voor de aangifte van overdrachtsbelasting, dan kunt u dat eenvoudig aangeven (optie 'Persoonsgegevens + pasfoto + BSN'). Zo ondersteunt DCI dataminimalisatie en beperkt u de hoeveelheid persoonsgegevens die wordt verwerkt tot wat noodzakelijk is. Zo voorkomt u onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens en beperkt u de omvang van gegevens die bij een eventueel datalek kunnen worden geraakt.

Toereikende client identificatie en verificatie op afstand

U kunt het uitlezen van het fysieke identiteitsdocument combineren met elektronische identificatie op eIDAS-betrouwbaarheidsniveau Hoog. Zo kunt u de identiteit van cliënten in voorkomende gevallen op afstand verifiëren.

BRP en VIS automatisch controleren

U kunt bij het aanmaken van het identificatieverzoek in het Notarisportaal aanvullend een BRP-bevraging en VIS-controle selecteren. DCI voert deze controles vervolgens automatisch uit. De resultaten worden samen met de identiteitsgegevens opgenomen in het identificatierapport. Zo heeft u de relevante informatie overzichtelijk bij elkaar en hoeft u de controles niet afzonderlijk uit te voeren. Tot 1 januari 2027 gelden reguliere tarieven voor een aanvullende BRP-bevraging of VIS-check. De rest van DCI is gratis te gebruiken.

Eén overzichtelijk rapport

U ontvangt de gedeelde persoonsgegevens en de resultaten van de uitgevoerde controles in één overzichtelijk identificatierapport voor het dossier. De resultaten zijn beschikbaar als gestructureerde data (voor eenvoudig gebruik binnen uw software) en als PDF-rapport beschikbaar.

Rechtstreekse verwerking via uw softwarepakket

Is DCI gekoppeld aan uw softwarepakket? Dan kunnen de gegevens rechtstreeks in de klantkaart of het dossier worden verwerkt.

Veilig en soeverein

DCI wordt gehost in Nederland, u bent zeker van soevereiniteit. Documenten worden versleuteld opgeslagen, ook tijdens verwerking. Het platform is SOC2/27001-gecertificeerd en wordt jaarlijks extern getest en ge-audit. Zo bewaakt de KNB digitale veiligheid op de achtergrond van de applicatie.

Persoonsgegevens uitvragen (Preset)

Kies bij 'Preset' (benaming in DCI) de gegevens die u wilt uitvragen. U krijgt de opties:

• Alleen persoonsgegevens
• Persoonsgegevens + pasfoto
• Persoonsgegevens + pasfoto + BSN

Vaak zijn alleen persoonsgegevens voldoende voor het invullen van de klantkaart of gegevens voor in het dossier. Bij een wettelijke verplichting om BSN te verwerken, zoals in het kader van de overdrachtsbelasting, kunt u deze gegevens uitvragen. Een pasfoto van een persoon kan gebruikt worden wanneer u op een later moment deze persoon wilt ontmoeten en wilt vaststellen of deze overeenkomt met de foto op het identiteitsbewijs.

Vervolgens kunt u een aantal controles laten uitvoeren.

Elektronisch identificatiemiddel

U kiest voor ‘elektronisch identificatiemiddel’ in combinatie met ‘fysiek identiteitsdocument’ als u extra zekerheid wilt dat de persoon die zich identificeert, hoort bij de identiteitsgegevens die uit het fysieke identiteitsdocument zijn uitgelezen.

De combinatie van de controle van het elektronische identificatiemiddel en het fysieke identiteitsdocument voldoet aan de vereisten voor het identificeren van de cliënt en het verifiëren van diens identiteit in het kader van het cliëntonderzoek.

De cliënt identificeert zich met een beschikbaar elektronisch identificatiemiddel (eID) op eIDAS-betrouwbaarheidsniveau Hoog:

• Nederlandse cliënten gebruiken hiervoor de mobiele app itsme®  Bekijk hier meer informatie over Itsme..
• Voor cliënten uit andere Europese landen bepaalt de applicatie welke elektronische identificatiemiddelen op eIDAS-betrouwbaarheidsniveau Hoog voor hen beschikbaar zijn. De applicatie leidt de cliënt vervolgens naar het juiste identificatiemiddel en begeleidt de cliënt tijdens het identificatieproces.
• Voor cliënten uit niet-Europese landen is elektronische identificatie op eIDAS-betrouwbaarheidsniveau Hoog momenteel niet beschikbaar. De KNB onderzoekt hiervoor een passende oplossing.

Wat is een elektronisch identificatiemiddel

Fysiek identiteitsdocument

Bij de keuze 'fysiek identiteitsdocument', vraagt u de persoonsgegevens uit, uit het paspoort of id-bewijs van de cliënt. Deze optie kiest u bij elk identificatieverzoek. In het identificatierapport van DCI ontvangt u gegevens die u nodig heeft voor identificeren, voor de klantkaart of het dossier. Tijdens de identificatie leest de cliënt de NFC-chip van het paspoort of de identiteitskaart uit met de ReadID Ready-app.

VIS controle en/of BRP bevraging

Bij een identificatieverzoek in het Notarisportaal is het mogelijk aanvullend een VIS-check of BRP-bevraging te doen, die automatisch mee wordt genomen in het DCI-proces.

Tot 1 januari 2027 is DCI gratis te gebruiken. Voor een aanvullende BRP-bevraging of VIS-check gelden de reguliere tarieven.

Beschikbaarheid van eIDAS-identificatiemiddelen

Of een cliënt over een elektronisch identificatiemiddel met een eIDAS-betrouwbaarheidsniveau kan beschikken, hangt af van het land dat het middel uitgeeft en de voorwaarden die dat land daaraan stelt. Veel van deze middelen zijn gekoppeld aan nationaliteit, verblijf of registratie in een Europees land.

Cliënten die de nationaliteit hebben van een EU- of EER-land of daar wonen, zullen daarom vaker over een geschikt elektronisch identificatiemiddel kunnen beschikken. Voor cliënten die buiten Europa wonen én geen Europese nationaliteit hebben, is de kans kleiner dat zij zo’n middel kunnen verkrijgen

Cliënten zonder eIDAS-identificatiemiddel

Wanneer cliënten geen elektronische identificatie met een eIDAS-betrouwbaarheidsniveau hoog beschikken, kan het uitlezen van een fysiek identiteitsdocument mogelijk wel, mits ReadID (een mobiele app om identiteitsdocumenten uit te lezen) het document ondersteunt. Houd er rekening mee dat document controle zonder een elektronisch identificatiemiddel niet dezelfde koppeling tussen persoon en identiteit geeft en er daarom onvoldoende verificatie van de identiteit plaats vindt in het kader van de Wwft clientidentificatie . Beoordeel daarom per dossier welke aanvullende controle nodig is.

Partij verschijnt fysiek

Wanneer een partij fysiek voor de notaris verschijnt, geldt artikel 39 lid 1 Wna. Daarin staat dat de notaris de identiteit van personen die de eerste maal voor hem verschijnen moet vaststellen aan de hand van een wettelijk identiteitsdocument. Daarbij moet hij ook een WID-scanner gebruiken.

Er wordt gepasseerd bij volmacht

De notariële wet- en regelgeving schrijft niet voor hoe de notaris de identiteit moet vaststellen van personen die als partij bij de akte optreden maar niet bij het verlijden van de akte verschijnen (volmachtgevers). In de praktijk gebeurt dit soms aan de hand van een toegezonden kopie van een wettelijk identiteitsdocument van de volmachtgever of het tonen hiervan tijdens audiovisueel contact met de volmachtgever.
De KNB adviseert notarissen om audiovisueel contact te hebben met de volmachtgever in combinatie met DCI als zij de volmachtgever niet kennen. Op deze manier kan de notaris in veel gevallen op veilige en betrouwbare wijze de identiteit van de volmachtgever vaststellen. Ook kan hij zo nagaan of de betreffende persoon inderdaad de bewuste volmacht heeft afgegeven en de inhoud en gevolgen hiervan begrijpt. De volmacht kan ook tijdens dit audiovisuele contact worden ondertekend.
Twijfelt u aan de identiteit van de volmachtgever of diens handtekening onder de volmacht? Laat de volmachtgever dan langskomen op kantoor. Of laat diens handtekening legaliseren door een collega-notaris of een autoriteit in het buitenland. Dan kan ook fysiek de identiteit van de volmachtgever worden vastgesteld.
Vermoed u dat er sprake is van (identiteits)fraude, misbruik of witwassen? Dan is het uiteraard raadzaam om de volmachtgever uit te nodigen op kantoor.