UBO-register

UBO-registratieplichtige juridische entiteiten zijn zelf verantwoordelijk voor de UBO-registratie bij de KVK. Zij moeten de geregistreerde UBO-informatie ook zelf juist en volledig houden. Notarissen kunnen op verzoek van hun cliënten UBO’s registreren via de Notaris Applicatie UBO (NAU). Op de website van de KVK vindt u de Handleiding NAU (pdf) en meer informatie over de NAU.

U kunt niet altijd met zekerheid vaststellen wie de UBO('s) is (zijn) van een juridische entiteit. Iemand kan op grond van aandelenbelang, maar ook op grond van feitelijke zeggenschap, als UBO kwalificeren. Alleen de juridische entiteit zelf kan informatie over haar UBO’s verstrekken. Daarnaast is de juridische entiteit zelf verantwoordelijk voor de actualiteit, juistheid en volledigheid van haar UBO-informatie in het UBO-register. U doet er verstandig aan om de juridische entiteit te laten verklaren dat de UBO-registratie die u voor de juridische entiteit verzorgt, juist en volledig is en deze verklaring te bewaren in het dossier.

U moet beschikken over een bewijs van registratie van de UBO’s als u een nieuwe zakelijke relatie aangaat met een juridische entiteit die in Nederland UBO-registratieplichtig is.

Naar aanleiding van een uitspraak van het Europese Hof van Justitie van 22 november 2022 was het UBO-register niet meer toegankelijk voor notarissen en andere Wwft-instellingen. Inmiddels zijn maatregelen genomen waardoor het UBO-register weer toegankelijk is. Via de nieuwsberichten en nieuwsbrieven houdt de KNB u op de hoogte van de ontwikkelingen.

UBO-registers van diverse andere landen kunt u raadplegen via het Beneficial ownership registers interconnection system (BORIS).

Naast het UBO-register voor vennootschappen en andere juridische entiteiten is er een register waarin trusts en soortgelijke juridische constructies en hun UBO’s worden geregistreerd (UBO-register trusts). In dit register moeten onder meer fondsen voor gemene rekening en hun UBO’s worden geregistreerd. De KVK beheert ook dit register.