WID-scanner

Nee, bij digitale identificatie op afstand via het platform van de KNB hoeft u de WID-scanner niet te gebruiken.

Artikel 19A Vbg2011 bepaalt:
'Bij het vaststellen van de identiteit van de bij het verlijden van een akte voor de eerste maal voor de notaris verschijnende personen, controleert de notaris het hem getoonde document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht op diefstal, vermissing, geldigheid en echtheid. De notaris maakt hierbij voor zover mogelijk gebruik van hiervoor geschikte, door het bestuur aangewezen apparatuur, programmatuur, applicaties en systemen.'
Van het fysiek tonen van een identiteitsdocument aan u op uw kantoor is in zo'n geval geen sprake. Controle van het identiteitsdocument van uw cliënt op echtheid via een WID-scanner is dan niet mogelijk.

Door toepassing van digitale identificatie via het platform van de KNB (voor deze link moet u inloggen) wordt het fysieke identiteitsdocument dat voor digitale identificatie gebruikt wordt echter toch op echtheid gecontroleerd. Met de gegevens die u vervolgens ontvangt, kkunt u bovendien een controle op diefstal, geldigheid en vermissing uitvoeren via VIS.

In de Wet op het notarisambt (Wna) is bepaald dat de KNB bij verordening beroeps- en gedragsregels van de leden van de KNB vaststelt (artikel 61 lid 2 Wna).

Bij Verordening tot wijziging van de Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 (Vbg2011) is artikel 19A Vbg2011 geïntroduceerd. Dit artikel luidt als volgt:
'Bij het vaststellen van de identiteit van de bij het verlijden van een akte voor de eerste maal voor de notaris verschijnende personen, controleert de notaris het hem getoonde document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht op diefstal, vermissing, geldigheid en echtheid. De notaris maakt hierbij voor zover mogelijk gebruik van hiervoor geschikte, door het bestuur aangewezen apparatuur, programmatuur, applicaties en systemen.'

Een verordening kan aan het bestuur van de KNB de bevoegdheid toekennen tot het geven van nadere regels betreffende het in de verordening behandelde onderwerp (artikel 89 lid 5 Wna). Deze bevoegdheid is in de Vbg2011 neergelegd in artikel 20. In artikel 20 Vbg2011 is bepaald dat het bestuur van de KNB bevoegd is om met betrekking tot de in de Vbg2011 behandelde onderwerpen, waaronder het bepaalde in artikel 19A Vbg2011, nadere regels te geven. Op grond van deze bevoegdheid heeft het bestuur van de KNB het Reglement gebruik WID-scanner  vastgesteld.

De verplichting zoals neergelegd in het Reglement gebruik WID-scanner is gebaseerd op artikel 19A Vbg2011 juncto artikel 39 lid 1 Wna. Artikel 39 lid 1 Wna luidt:
'De bij het verlijden van de akte verschijnende personen en getuigen moeten aan de notaris bekend zijn. Hij stelt de identiteit van de personen die de eerste maal voor hem verschijnen vast aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht en vermeldt de aard en het nummer daarvan in de akte. Indien onder de verantwoordelijkheid van de notaris werkzame personen als gevolmachtigden of getuigen optreden, is de tweede volzin niet van toepassing. Indien de natuurlijke personen die blijkens de akte daarbij als partij optreden niet bij het verlijden van de akte verschijnen, wordt in de aan de akte te hechten volmacht, dan wel indien krachtens mondelinge volmacht wordt gehandeld in de akte, de aard en het nummer van het in de tweede volzin bedoelde document van de volmachtgever vermeld.'

In de toelichting bij artikel 39 lid 1 Wna staat:
'De ratio van de identificatieplicht bij het verlijden van notariële akten is, dat de notaris zich vergewist van de identiteit van de voor hem verschijnende personen. Hij moet verifiëren of degene die voor hem verschijnt de identiteit heeft van degene die hij opgeeft te zijn. Dat brengt met zich dat de notaris de identiteit controleert aan de hand van originele documenten en niet op basis van kopieën daarvan. Dat geldt zowel voor Nederlanders als voor niet-Nederlanders, zowel ten aanzien van paspoorten als rijbewijzen. De Wet op het notarisambt verplicht niet tot het aantonen van de nationaliteit of een bepaalde verblijfstatus. Indien buitenlanders hun identiteit willen aantonen met behulp van een Nederlands rijbewijs, dan is dat mogelijk. Ingevolge de Wegenverkeerswet 1994 zijn vreemdelingen, die langer dan 185 dagen in Nederland verblijven, gehouden hun buitenlandse rijbewijs om te wisselen voor een Nederlands rijbewijs. Het is evenwel niet nodig dat de notaris bij vaste cliënten telkens opnieuw de identiteit vaststelt.' (NV, 23 706, nr. 6, p. 49)

Wanneer u de WID-scanner niet kunt gebruiken, zoals in de hier genoemde situaties, dan kan dit worden beschouwd als een uitzonderingsgeval zoals bedoeld in de toelichting bij artikel 19A Vbg2011. Het is wel van belang om hier niet al te ruimhartig mee om te gaan. Het moet uw intentie zijn om (mede vanuit de uitoefening van de poortwachtersfunctie en onderzoeksplicht) zoveel mogelijk de WID-scanner te gebruiken om de echtheid van een identiteitsdocument vast te stellen. Mocht er volgens u sprake zijn van een uitzonderingssituatie volgens artikel 19A Vbg2011, dan is het verstandig dit goed te onderbouwen en vast te leggen in het dossier. Indien blijkt dat u de notariële regelgeving onvoldoende heeft nageleefd, kunt u daarvoor tuchtrechtelijk aangesproken worden (artikel 93 lid 1 Wna).

Artikel 19A Vbg2011 bepaalt:
'Bij het vaststellen van de identiteit van de bij het verlijden van een akte voor de eerste maal voor de notaris verschijnende personen, controleert de notaris het hem getoonde document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht op diefstal, vermissing, geldigheid en echtheid. De notaris maakt hierbij voor zover mogelijk gebruik van hiervoor geschikte, door het bestuur aangewezen apparatuur, programmatuur, applicaties en systemen.'

Als het niet mogelijk is een WID-scanner te gebruiken, wordt aanbevolen het identiteitsdocument op andere wijze op echtheid te controleren. De toelichting op artikel 2 van het Reglement gebruik WID-scanner meldt daar het volgende over:
'Als het niet mogelijk is een WID scanner te gebruiken die voldoet aan de eisen zoals omschreven in artikel 2 van dit reglement, zoals bijvoorbeeld bij een storing, het passeren van een akte op locatie of een andere situatie die buiten de macht van de notaris ligt, dan is het aan te bevelen om een alternatieve wijze van het controleren van een identiteitsmiddel te gebruiken naast de gebruikelijke fysieke controle van het document. Hierbij moet gedacht worden aan technische oplossingen waarbij bijvoorbeeld met een mobiele telefoon de echtheid van het document wordt gecontroleerd door middel van het uitlezen van de NFC chip die in het document aanwezig is.'

Wanneer het niet mogelijk is om de WID-scanner te gebruiken, zoals bij een storing van de WID-scanner, dan kan dit worden beschouwd als een uitzonderingsgeval zoals bedoeld in de toelichting bij artikel 19A Vbg2011. Het is dan verstandig om de storing aantoonbaar vast te leggen in het dossier. Indien blijkt dat u de notariële regelgeving onvoldoende heeft nageleefd, kunt u daarvoor tuchtrechtelijk aangesproken worden (artikel 93 lid 1 Wna).

Artikel 19A Vbg2011 bepaalt:
'Bij het vaststellen van de identiteit van de bij het verlijden van een akte voor de eerste maal voor de notaris verschijnende personen, controleert de notaris het hem getoonde document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht op diefstal, vermissing, geldigheid en echtheid. De notaris maakt hierbij voor zover mogelijk gebruik van hiervoor geschikte, door het bestuur aangewezen apparatuur, programmatuur, applicaties en systemen.'

Als het niet mogelijk is een WID-scanner te gebruiken, wordt aanbevolen het identiteitsdocument op andere wijze op echtheid te controleren. De toelichting op artikel 2 van het Reglement gebruik WID-scanner meldt daar het volgende over:
'Als het niet mogelijk is een WID scanner te gebruiken die voldoet aan de eisen zoals omschreven in artikel 2 van dit reglement, zoals bijvoorbeeld bij een storing, het passeren van een akte op locatie of een andere situatie die buiten de macht van de notaris ligt, dan is het aan te bevelen om een alternatieve wijze van het controleren van een identiteitsmiddel te gebruiken naast de gebruikelijke fysieke controle van het document. Hierbij moet gedacht worden aan technische oplossingen waarbij bijvoorbeeld met een mobiele telefoon de echtheid van het document wordt gecontroleerd door middel van het uitlezen van de NFC chip die in het document aanwezig is.'