Aktepapier en schrijfwaren

Opslaan

Deel deze informatie

De verordeningen en reglementen van de KNB en de Archiefregeling die de overheid heeft ingesteld, stellen bepaalde eisen aan kantoorbenodigdheden als aktepapier, schrijfwaren, hechtmechanieken en archiefdozen.

De (kandidaat-)notaris moet het aktepapier gebruiken voor akten, afschriften, grossen en notariële verklaringen. Het aktepapier moet van een speciale kwaliteit zijn, is linksboven bedrukt met een oranje vignet met het KNB-logo en heeft een watermerk.

Papier en schrijfwaren

Volgens artikel 41, tweede lid Wna moet de inhoud van de akte duurzaam op deugdelijk materiaal worden gesteld.
De Archiefregeling die de overheid heeft ingesteld, bevat eisen aan papier, inkten, toners, balpennen, omslagen en mappen, archiefdozen, hechtmechanieken en films. Ook schrijfwaren moeten volgens de Archiefregeling aan bepaalde eisen voldoen.
De Verordening aktepapier geeft voor het materiaal waarop een akte moet worden gesteld een aantal voorschriften, zoals een duurzaamheid van ten minste 100 jaar en bepaalde technische kenmerken voor de houdbaarheid, bedrukbaarheid en beschrijfbaarheid.
Op grond van de Verordening aktepapier heeft het KNB-bestuur de eisen waaraan het materiaal moet voldoen vastgelegd in het Reglement aktepapier en het Reglement beeldmerk.

Hechtmechanieken

Uitsluitend kunststof piccolo-ringetjes, kunststof holnieten en katoenen draad voldoen op dit moment aan de eisen die de Archiefregeling stelt aan hechtmechanieken voor permanente bewaring.

Archiefdozen

Voor het bewaren van akten hebt u zuurvrije dozen nodig die aan bepaalde ICN-kwaliteitseisen voldoen. Als u de dozen overdraagt aan de algemene bewaarplaats moeten er zuurvrije etiketten op worden geplakt. Meer informatie vindt u bij de veelgestelde vragen.

Bestellen

Voor het bestellen van aktepapier en overige artikelen kunt u terecht in de webshops van de leveranciers:

  • CIB Notarisshop: aktepapier.cib.nl
    Voor vragen over uw bestelling van CIB Centraal Inkoopbureau BV kunt u contact opnemen met 079 3638400 of mailen naar aktepapier@cib.nl. Contactpersonen van de klantenservice zijn Josca van Gaalen en Karin Krens.

Veelgestelde vragen

Aktepapier en schrijfwaren

Wat zijn de eisen voor het aktepapier van notarissen?

Notarissen zijn verplicht aktepapier te gebruiken dat voldoet aan de voorschriften die de Verordening aktepapier geeft. Een van die voorschriften is een duurzaamheid c.q. houdbaarheid van ten minste 100 jaar. Verder stelt de verordening enkele bruikbaarheidseisen wat betreft technische kenmerken, bedrukbaarheid en beschrijfbaarheid.
Los van het materiaal moet het aktepapier zijn bedrukt met een oranje vignet linksboven met het logo van de KNB. Een ander vereiste is een watermerk.
In de Verordening aktepapier staat verder waarvoor de notaris het aktepapier moet gebruiken: akten, afschriften, grossen en notariële verklaringen.

Moet op de achterzijde van het aktepapier een achterlijn zijn gedrukt?

Wanneer het kantoor enkelzijdig print wel. Volgens artikel 41, eerste lid, onder c Wna moeten in de tekst van de akte ruimten die zijn opengebleven en onbeschreven vakken vóór de ondertekening voor beschrijving onbruikbaar worden gemaakt.
U kunt ook een lijn trekken op de lege achterzijde, maar dat is duur. Ook het laten trekken van de lijn door de printer is duur, omdat het papier twee keer door de printer moet en dat kost tijd. U kunt ook dubbelzijdig printen, maar ook dat kost tijd en bovendien is daarvoor het duurdere dikke papier nodig.

Meer veelgestelde vragen

Hechtmechanieken

Met welke hechtmechanieken mag ik akten hechten?

Uitsluitend kunststof piccolo-ringetjes, kunststof holnieten en katoenen draad voldoen op dit moment aan de eisen die de Archiefregeling stelt aan hechtmechanieken voor permanente bewaring. Deze hechtmechanieken mogen bestaan uit een van de volgende kunststoffen:

  • Nylon Polyamide (Nylon 6 of Nylon 66);
  • POM = Polyoxymethyleen;
  • PC = Polycarbonaat;
  • PE = Polyethyleen, Polyetheen, (ook wel: LDPE, LLDPE, HDPE, HMWPE);
  • PP = Polypropyleen, Polypropeen (ook wel LDPP, HDPP);
  • PET = Polyethyleneterephthalaat (ook wel: PETE, Polyester, Polyethylene Naphthalaat);
  • PS = Polystyreen.

Wijs de leverancier op de kwaliteitseisen van het ICN, met name kwaliteitseis nr. 12, en op de Archiefregeling waarin exact beschreven staat welke eisen worden gesteld. Fabrikanten moeten met een certificaat kunnen aantonen dat de materialen voldoen aan de in de Archiefregeling genoemde ISO-normen en NEN-normen. Het Nationaal Archief en de overige rijksarchiefbewaarplaatsen hebben geen voorkeur welke hechtmechanieken worden gebruikt. De enige eis die zij stellen, is dat de hechtmechanieken moeten voldoen aan de Archiefregeling.

Is de Piccolo-ring een goed alternatief voor de holniet?

Ja. Als hechtmechaniek voor notariële akten mogen zogenaamde Piccolo-ringen worden gebruikt. Volgens een testrapport van TNO voldoet de Piccolo-ring aan de ICN- kwaliteitseis nr. 12, zoals voorgeschreven voor notariële akten. Een praktijktest door het bureau van de KNB heeft uitgewezen dat de Piccolo-ringetjes hetzelfde hechtresultaat geven als de messing oogjes. Ook de wijze van aanbrengen is vergelijkbaar met die van messing ringetjes. Daarmee is de Piccolo-ring een goed alternatief voor de verboden messing ringetjes en de minder praktische holnieten.

Meer veelgestelde vragen