Veelgestelde vragen hechtmechanieken

Uitsluitend kunststof piccolo-ringetjes, kunststof holnieten en katoenen draad voldoen op dit moment aan de eisen die de Archiefregeling stelt aan hechtmechanieken voor permanente bewaring. Deze hechtmechanieken mogen bestaan uit een van de volgende kunststoffen:

• Nylon Polyamide (Nylon 6 of Nylon 66);
• POM = Polyoxymethyleen;
• PC = Polycarbonaat;
• PE = Polyethyleen, Polyetheen, (ook wel: LDPE, LLDPE, HDPE, HMWPE);
• PP = Polypropyleen, Polypropeen (ook wel LDPP, HDPP);
• PET = Polyethyleneterephthalaat (ook wel: PETE, Polyester, Polyethylene Naphthalaat);
• PS = Polystyreen.

Wijs de leverancier op de kwaliteitseisen van het ICN, met name kwaliteitseis nr. 12, en op de Archiefregeling waarin exact beschreven staat welke eisen worden gesteld. Fabrikanten moeten met een certificaat kunnen aantonen dat de materialen voldoen aan de in de Archiefregeling genoemde ISO-normen en NEN-normen. Het Nationaal Archief en de overige rijksarchiefbewaarplaatsen hebben geen voorkeur welke hechtmechanieken worden gebruikt. De enige eis die zij stellen, is dat de hechtmechanieken moeten voldoen aan de Archiefregeling.

Ja. Als hechtmechaniek voor notariële akten mogen zogenaamde Piccolo-ringen worden gebruikt. Volgens een testrapport van TNO voldoet de Piccolo-ring aan de ICN- kwaliteitseis nr. 12, zoals voorgeschreven voor notariële akten. Een praktijktest door het bureau van de KNB heeft uitgewezen dat de Piccolo-ringetjes hetzelfde hechtresultaat geven als de messing oogjes. Ook de wijze van aanbrengen is vergelijkbaar met die van messing ringetjes. Daarmee is de Piccolo-ring een goed alternatief voor de verboden messing ringetjes en de minder praktische holnieten.

Om aantasting van archiefstukken te voorkomen, mogen hechtmechanieken geen stoffen bevatten die het papier (kunnen) aantasten. Hierbij moet ingevolge ICN-kwaliteitseis nr. 12 met het volgende rekening gehouden worden:

• Kunststof hechtmechanieken mogen geen polyvinylchloride of copolymeren van vinylchloride bevatten.
• Gebruikte kunststoffen mogen geen weekmaker bevatten.
• Hechtmechanieken mogen geen zelfklevende elementen bevatten.
• Metalen hechtmechanieken zijn niet toegestaan.
• Hechtmechanieken die bestaan uit plastic en metaal zijn ook niet toegestaan. Deze materialen bevatten onder meer oxidanten, weekmakers, ijzer en koper waardoor het papier en dus de daarop aanwezige informatie aangetast wordt.
• Koperen ringetjes, plastic kaftjes en het systeem waarbij de bladen van de akten aan elkaar worden gelijmd, zijn niet toegestaan.

In de Wet op het notarisambt staat hier niets over. Er staat wel het voorschrift van een doorlopende tekst, met het opvullen van lege ruimtes (art. 41, eerste lid, sub b en c Wna).
Daarop baseren wij dat de bladen aan elkaar moeten worden gehecht. Dit oordeelde ook de tuchtrechter: De bladen die geacht worden één geheel met de akte te vormen, moeten zo worden aangehecht, dat deze niet losgemaakt kunnen worden zonder dat aanmerkelijke schade wordt toegebracht aan andere bladen (kamer van toezicht Breda, 18 april 1988 en kamer van toezicht Arnhem (WPNR 1989/5924).

Katoenen draad of ijzergaren (geen ijzerdraad). Plastic draad is niet toegestaan. Ter aanvulling zegt het Nationaal Archief hierover nog het volgende: 'Als de gebruikers tie-wraps gebruiken die voldoen aan kwaliteitseis nummer 12 en dit is werkbaar, dan mag dat. Het is bekend dat boekbinderslinnen, waarmee men boeken bond en nog bindt, al honderden jaren heeft bewezen duurzaam te zijn. Er zijn nylonsoorten die voldoen aan de genoemde normen. Een combinatie van linnen en soorten nylon die voldoet aan de norm zou dus kunnen.'
Voor de goede orde: een norm moet ook werkbaar zijn voor de vormer van een archief. Er zijn normen gesteld aan de materialen, de gebruiker neemt af bij zijn of haar leverancier die vervolgens materialen levert die voldoen aan de Archiefregeling.

Dat mag u zelf weten. Er is geen vaste plek voorgeschreven.