Bewaren en archiveren protocol

U maakt in uw bedrijfsvoering onderscheid tussen stukken die tot uw protocol behoren en stukken die daar niet toe behoren. En binnen uw protocol maakt u verschil tussen testamenten en andere protocolstukken. Dat onderscheid is van belang voor de bewaring en bewaartermijnen.

Het protocol bewaart u de eerste 20 jaar zelf in een archiefruimte die aan de hiervoor geldende eisen voldoet. Maak bij het archiveren van uw protocol meteen al onderscheid tussen testamenten en andere protocolstukken. Dat is nodig vanwege de latere bewaring van de stukken bij de rijksarchiefbewaarplaats (zie verder op deze pagina).

Voor stukken die niet tot het protocol behoren, geldt een andere bewaartermijn en gelden afwijkende eisen voor de bewaring. Bekijk hiervoor de pagina Bewaren en archiveren van niet-protocolstukken.

U bewaart het protocol in uw archief. De archiefruimte moet voldoen aan de eisen die in de Archiefregeling staan. Zorg ervoor dat uw protocol veilig wordt bewaard en bestand is tegen brand, inbraak, wateroverlast en andere gevaren van buitenaf. Zo moet de deur naar het archief minstens een uur lang brand kunnen tegenhouden, de vloer van steenachtig materiaal zijn en de ruimte voorzien zijn van luchtverversing.

De op veel kantoren gebruikelijke situatie met een of meer brandkasten, in een goed geventileerde en beveiligde ruimte, komt met de eisen overeen, als er voldoende ventilatie in de kasten is.

Op de website van de Erfgoedinspectie staat een checklist op grond van de Archiefregeling. Deze kunt u gebruiken voor het toetsen van archiefruimten.

U mag uw protocol eventueel ook bewaren bij een professionele archiefruimteverhuurder. Die ruimte moet ook voldoen aan de Archiefregeling en de eisen van beveiliging en geheimhouding.

Het gedeelte van het protocol dat ouder is dan 20 jaar kunt u overbrengen naar de algemene bewaarplaats (Rijksdienst voor Informatiehuishouding (RvIHH)) in Winschoten. Hiervoor moet u de minuutakten, registers, repertoria en kaartsystemen verpakken in zuurvrije standaard archiefdozen. Deze dozen moeten aan een aantal voorwaarden voldoen. Er gelden ook voorwaarden voor de etiketten die u op de doos plakt. Bij de minuutakten maakt u onderscheid tussen testamenten en andere akten.

Voor de archiefdozen naar RvIHH gaan, moet u deze laten onderzoeken op schimmel en plaagdieren. Bij aanwezigheid hiervan moet u de dozen laten bestralen en reinigen. Verschillende bedrijven kunnen dit onderzoek voor u doen . De kosten van onderzoek, bestraling en reiniging zijn voor eigen rekening.

Voor u de dozen opstuurt, levert u eerst een aantal stukken aan bij RvIHH:

• uitslag van de biologische toets waarin staat dat het protocol schoon is. De toets is niet ouder dan 2 maanden;
• verklaring van overbrenging (doc) (doc, 32 kB);
• specificatieoverzicht van het over te brengen protocol (xls) (xlsx, 21 kB), bij voorkeur in Excel;
• de omvang van het geheel in meters.

U kunt deze stukken mailen naar DD.interntransport@minbzk.nl.

Daarna neemt RvIHH contact met u op om een datum te bespreken waarop u het archief bij RvIHH kunt afleveren. U kunt zelf een bedrijf zoeken dat het transport verzorgt naar RvIHH. Het afleveradres is:

Rijksdienst voor Informatiehuishouding
Transportbaan 38
9672 BK Winschoten

Bij aflevering moet u de per e-mail verzonden gegevens in tweevoud en ondertekend overleggen.

U kunt ook aan RvIHH vragen om het transport voor u te doen. RvIHH schakelt dan de huistransporteur in. De kosten voor transport en plaatsing (voor deze link moet u inloggen) in het archief komen voor uw rekening. Heeft u vragen? Stuur dan een e-mail naar: RvIHH.servicemanagement@minbzk.nl, of bel 0597 431 433.

Na ontvangst controleert RvIHH de specificaties op de dozen, maar niet de inhoud ervan. Daarvoor bent en blijft u verantwoordelijk. Na controle stuurt RvIHH een getekende verklaring van ontvangst. Het ministerie van Justitie en Veiligheid krijgt een afschrift hiervan. De protocollen blijven bij RvIHH tot ze de uiterste bewaartermijn bereikt hebben. Daarna gaan ze naar de rijksarchiefbewaarplaats.