Bewaren en archiveren van niet-protocolstukken

Opslaan

Deel deze informatie

U maakt in uw bedrijfsvoering onderscheid tussen stukken die tot uw protocol behoren en stukken die daar niet toe behoren. Voor niet-protocolstukken gelden afwijkende regels voor bewaren en archiveren dan voor het bewaren en archiveren van protocolstukken. Houd bij de inrichting van uw archief rekening met deze verschillen.

Bewaren en archiveren van niet-protocolstukken

Er gelden afwijkende eisen aan de bewaring van stukken die niet tot het protocol behoren. Ook geldt een andere bewaartermijn. De bewaartermijn is afhankelijk van het soort document. Het is verstandig om bij de opbouw van uw digitale en fysieke archief rekening te houden met die verschillende bewaartermijnen. Dat kan bijvoorbeeld door bij (de aflegging van) een dossier verschillende submappen aan te maken en daaraan een bewaartermijn te koppelen. Dit maakt het makkelijker om u te houden aan de verplichting om deze stukken na afloop van de geldende bewaartermijn te vernietigen.

Brengt u die stukken onder bij een archiefruimteverhuurder? Dan gelden voor de ruimte wél de eisen van veiligheid en geheimhouding, maar niet de Archiefregeling.

Bewaartermijn voor niet-protocolstukken

Voor stukken die niet tot het protocol behoren, gelden verschillende bewaartermijnen. In de Selectielijst voor de KNB (Stcrt. 2005, nr 212) zijn deze expliciet vastgesteld:

  • In het algemeen geldt een bewaartermijn van 20 jaar voor dossiers en voor milieuzaken geldt een bewaartermijn van 30 jaar. Daarna moet u deze vernietigen.
    In dossiers zitten kortgezegd alle stukken die samenhangen met het voorbereiden en afhandelen van authentieke akten.
  • Jaarstukken moet u 7 jaar bewaren en daarna vernietigen.
  • Legalisaties van handtekeningen moet u 1 jaar bewaren en daarna vernietigen.
  • Legalisaties van handtekeningen ten dienste van activiteiten buiten Nederland, waar ook een legal opinion of bevoegdheidsverklaring is gemoeid, moet u 20 jaar bewaren en daarna vernietigen.

De bewaartermijn van kopieën van legitimatiebewijzen is afhankelijk van het doel:

  • De bewaartermijn is 1 jaar als de kopie nodig was in het kader van legalisaties van handtekeningen (zie ook hierboven).
  • De bewaartermijn is 5 jaar als de kopie is opgevraagd bij cliëntenonderzoek in het kader van de Wwft.

Na afloop van deze termijn moet u de kopie vernietigen. Meer informatie vindt op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gegevens die u op grond van de Wwft moet vastleggen, moet u 5 jaar op toegankelijke wijze bewaren en daarna vernietigen (hoofdstuk 5.1, artikel 33, derde lid Wwft). De KNB beveelt aan deze gegevens in een aparte map te bewaren.

Vernietigen van dossiers en andere vertrouwelijke stukken

Er zijn geen wettelijke voorschriften of andere regels over de wijze van vernietiging van dossiers en andere vertrouwelijke stukken. Mechanische vernietiging van de stukken via een gecertificeerd archiefvernietigingsbedrijf heeft de voorkeur. Vraag daarbij ook om een bewijs van vernietiging. Als mechanisch vernietigen niet kan, is versnippering of verbranding ook een mogelijkheid.

Bewaren van e-mails

E-mails die u en uw medewerkers ontvangen en versturen vallen ook onder de Archiefwet. Dat betekent dat u deze moet bewaren. We adviseren u hierbij de 'handreiking e-mail archiveren' van het Nationaal Archief te volgen. Voor het juridisch kader verwijzen we u naar de Archiefwet en de Archiefregeling.

Bewaren van voorwerpen en gegevensdragers

Voorwerpen als koffers, juwelen of digitale gegevensdragers mag u niet in uw protocol opnemen. U kunt deze wel in bewaring nemen op grond van een overeenkomst van bewaarneming of als bestuurder van een stichting die als bewaarder optreedt. Stukken die niet tot het protocol behoren kunt u het beste archiveren in een andere ruimte dan waar u het protocol bewaart.

Veelgestelde vragen

Wat kan ik doen bij calamiteiten rondom mijn archief?

Raak niet in paniek maar handel snel. Dan voorkomt u mogelijk meer schade. Het Nationaal Archief heeft een calamiteitenplan geschreven. Lees dit plan, hou het bij de hand en gebruik het in geval van nood. U kunt ook een salvage- of recoverybedrijf inschakelen.

Welke documenten mag ik digitaal of elektronisch archiveren?

De notariële akten moeten van papier zijn en eeuwig worden bewaard. Zie artikel 41, tweede lid, Wet op het notarisambt en artikel 3 Archiefwet en daarop gebaseerde uitvoeringsregelingen. De dossiers met overige documenten mogen digitaal of elektronisch worden gearchiveerd.
In de Selectielijst voor het notariaat (Staatscourant 2005, nr 212) staan de termijnen waarna u de documenten moet vernietigen. Voor de meeste documenten uit de notarisdossiers geldt een termijn van 20 jaar, voor milieuzaken is de termijn 30 jaar.

Juridische gevolgen digitaal archiveren

De KNB heeft advies gevraagd aan mr. F. van der Woude, advocaat bij Kennedy Van der Laan te Amsterdam, over de juridische gevolgen van het digitaal archiveren. Dit advies is op 14 april 2009 uitgebracht. Het toetst de verschillende manieren van archiveren aan de kernwaarden van het notariaat, te weten rechtsbescherming, rechtszekerheid, bewaarfunctie en verifieerbaarheid. Het advies concludeert onder meer het volgende op basis van deze kernwaarden.

  • Conversie van onderhandse akten van papier in een digitale vorm tast de rechtszekerheid en verifieerbaarheid aan, zodat deze documenten ten minste ook in de originele vorm bewaard zouden moeten worden.
  • Ten aanzien van ondertekende stukken die geen onderhandse akten zijn, geldt dat het origineel nodig kan blijven in verband met de wettelijke vormvereisten die gelden voor de specifieke rechtshandeling, of voor het geval van betwisting van de handtekening.
  • Ten aanzien van alle documenten die geen onderhandse akten zijn en ook niet zijn ondertekend geldt, dat aan dergelijke stukken vrije bewijskracht toekomt. Conversie van papier naar digitaal tast in beginsel de kernwaarden niet aan.

De KNB vindt deze conclusies, dat onderhandse akten en ondertekende stukken ook in de originele vorm bewaard zouden moeten worden, aan de strenge kant en kan zich voorstellen dat kantoren het risico nemen en alleen de digitale vorm bewaren.

Ik bewaar tot nu toe alle oude dossiers van mijn voorganger(s), maar overweeg alleen mijn eigen dossiers te bewaren en alle dossiers van mijn voorganger(s) te vernietigen. Kan ik dit wel doen?

Hierover is niets geregeld. In de nota n.a.v. het verslag bij artikel 15 Wna zegt de minister dat naar zijn mening alle bescheiden, zoals dossiers, aan een opvolger moeten worden overgedragen. In de Verordening overdracht protocol staat hier niets over geschreven. Dat zou misschien bij reglement moeten, maar dat is nog niet geregeld. Daarom kan beter worden aangesloten bij wat bij overdracht is afgesproken. Vaak blijkt dat er niets vast ligt. In dat geval kunt u beter niets vernietigen zolang de voorganger of diens rechtsopvolger er met het oog op de beroepsaansprakelijkheid belang bij hebben.

Wanneer is conversie van een digitaal document nodig?

U moet ervoor zorgen dat de documenten binnen een redelijke termijn kunnen worden gevonden en binnen een redelijke termijn leesbaar zijn. Conversie is nodig als u verwacht dat een digitaal document binnen afzienbare tijd niet langer leesbaar is. De Archiefregeling stelt specifieke technische standaarden verplicht voor digitale opslag. Er zijn verschillende programma’s verkrijgbaar op de markt. De leveranciers kunnen u desgevraagd laten zien dat hun product voldoet aan de eisen van de Archiefregeling.

Meer veelgestelde vragen