Declaraties en vorderingen

Opslaan

Deel deze informatie

Hier vindt u enkele praktische aanwijzingen voor uw declaratie, nota en vorderingen. En wat u wel en niet mag doen als een cliënt weigert de nota te betalen.

In uw declaratie moet duidelijk staan vermeld wat u in rekening heeft gebracht en waarvoor. Uw cliënt moet uit de declaratie kunnen opmaken of de afspraken die u heeft gemaakt, zijn nagekomen.

Wijkt de declaratie af van de opdrachtbevestiging of de offerte? Leg dan uit waarom dit zo is. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er sprake is van extra door de cliënt gevraagde werkzaamheden (meerwerk), of wanneer u extra werkzaamheden moet verrichten die vooraf niet bij u bekend waren, maar wel noodzakelijk zijn vanwege uw wettelijke taak.

Wanbetaling

Helaas komt het voor dat cliënten de nota niet betalen. Vaak is een herinnering voldoende, maar soms is sprake van weigering in verband met ontevredenheid over de dienstverlening of de hoogte van de nota. Wat mag u in zo'n geval wel en niet doen?

Dienstweigering

Wanneer uw cliënt blijft volharden in diens weigering de nota te betalen, mag u dienst weigeren.
In de toelichting bij lid 2 van artikel 10 Verordening beroep- en gedragsregels  staat hierover het volgende:
'De notaris hoeft zijn ministerie niet te verlenen indien een cliënt weigert een gezien de omstandigheden – waaronder rekening houdend met een redelijk kantooruurtarief en met inachtneming van een eventueel geldende tariefregeling – redelijke vergoeding voor de gevraagde dienst te betalen.
Aan de andere kant mag de notaris niet, door het vragen van een onredelijke vergoeding, ervoor zorgen dat de cliënt van het geven van een opdracht afziet zodat zijn kantoor – om welke reden dan ook – dergelijke werkzaamheden niet behoeft te verrichten.'

Geef informatie over de geschillencommissie

U kunt uw ministerie weigeren, maar als notaris heeft u wel de verplichting om de cliënt te wijzen op het feit dat hij over de declaratie een klacht kan indienen bij de Geschillencommissie notariaat (artikel 55 Wna).

Invordering

Anders dan in de advocatuur zijn in het notariaat geen regels gesteld voor invordering. Voor notarissen geldt de procedure via de klachten en geschillenregeling  (artikel 55 Wna).

Retentierecht op stukken

Wanneer uw cliënt uit onvrede naar een andere notaris overstapt en de declaratie niet betaalt, heeft u retentierecht op de stukken. Dit vloeit voor uit artikel 3:290 Burgerlijk Wetboek.

Veelgestelde vragen

Moet de declaratie voor verrichte werkzaamheden altijd ten name van de opdrachtgever worden gesteld?

Ja, in artikel 10 lid 3 van de Verordening beroeps- en gedragsregels staat dat de notaris de kosten van zijn werkzaamheden niet aan een ander dan de direct betrokken opdrachtgever in rekening mag brengen. Het is denkbaar dat de opdrachtgever uit fiscale motieven de in zijn opdracht verrichte werkzaamheden in rekening wil laten brengen bij bijvoorbeeld een besloten vennootschap. Aan een dergelijke opzet mag de notaris niet meewerken (aldus de toelichting bij artikel 10 lid 3).

Tot wanneer kan ik een nota voor verrichte werkzaamheden verzenden?

Vorderingen van notarissen op cliënten op grond van verrichte werkzaamheden verjaren door verloop van vijf jaar. Dit volgt uit artikel 3:308 van het Burgerlijk Wetboek.

Mag ik mijn vorderingen verpanden of cederen aan een bank, die daarom vraagt met het oog op financiering van mijn kantoor?

Ja, dit is toegestaan, onder voorwaarde dat u de geheimhouding zo goed mogelijk waarborgt. Dat kan door een debiteurenlijst te maken met nummers en voor het overige geanonimiseerd. Op die manier voldoet u aan de geheimhoudingsplicht.
Bovendien zou u moeten bedingen dat voor het geval tot uitwinning zou moeten worden overgegaan, de bank dat doet via een advocaat. De namen van cliënten worden dan in elk geval niet bekend bij de bank. De situatie is op deze manier gelijk aan de normale inning van vorderingen die een notaris uit handen geeft aan een advocaat.