Kwaliteitszorg en audits

Opslaan

Deel deze informatie

De KNB heeft de wettelijke taak kwaliteitstoetsen uit te voeren bij haar leden, die worden verricht door deskundigen die zijn aangewezen door het bestuur van de KNB.

In het notariaat wordt gebruik gemaakt van intercollegiale toetsing om de kwaliteit en integriteit van notariskantoren te toetsen. De toetsing gebeurt in de vorm van peer reviews (de auditdag). Samen met beroepsgenoten heeft de KNB hiervoor een model met criteria en een gespreksopzet vastgesteld.

Jaarlijks worden zo’n 320 peer reviews uitgevoerd zodat ieder kantoor eens in de drie jaar wordt bezocht. Dit gebeurt door speciaal voor dit doel opgeleide auditoren.

Regelgeving

Verordening op de kwaliteit

Reglement op de kwaliteit

Auditoren

De auditoren zijn beroepsgenoten die de KNB voor dit doel heeft geworven en opgeleid. Na afronding van de opleiding wordt de auditor in een register ingeschreven. Een auditor heeft minimaal 7 jaar notariële praktijkervaring, is notaris, kandidaat-notaris of oud-notaris. Oud-notarissen kunnen tot 3 jaar na hun defungeren peer reviews uitvoeren.

Een auditor wordt voor 3 jaar aangesteld, met mogelijkheid tot verlenging van nog eens 3 jaar. Een auditor voert minimaal 5 audits per jaar uit.

Intercollegiale toetsing

Op de auditdag (het peer review) wordt het kantoor met de daaraan verbonden notarissen en kandidaat-notarissen getoetst. De opzet van de intercollegiale toetsing is beschreven in het Reglement op de kwaliteit Intercollegiale kwaliteitstoetsingen.

Toetsing vindt plaats aan de hand van een aantal criteria. Per criterium zijn de relevante juridische grondslagen genoemd. De auditor probeert structuren te achterhalen en is niet op zoek is naar incidenten.

Niet alle criteria worden getoetst. De auditor maakt een keuze en laat zich hierbij leiden door wat hij/zij signaleert tijdens de gesprekken met de medewerkers en de dossierinzage. Alleen de wijze waarop de notaris vormgeeft aan de naleving van de WWFT wordt altijd onderzocht.

Veelgestelde vragen

Wanneer krijg ik het auditrapport?

Binnen vier weken na de audit ontvangt u een rapport. Indien nodig voorzien van aanbevelingen, door te voeren verbeteringen en de daaraan verbonden termijn.

Wat is intercollegiale toetsing?

Een vorm van horizontale kwaliteitstoetsing, waarbij onderzoek door beroepsgenoten naar kwaliteit en integriteit centraal staat. Het kent enerzijds een sterk kwaliteitsbevorderende component, anderzijds is, in geval er misstanden worden geconstateerd, het tuchtrecht het sluitstuk. Met name in de medische wereld en in de advocatuur is dit een bekende praktijk.

Is er een verschil tussen intercollegiale toetsing en peer review?

De termen worden vaak door elkaar gebruikt. Daarnaast is de invulling die er in verschillende landen en in verschillende disciplines aan gegeven wordt dermate verschillend dat een te beperkte interpretatie onwerkbaar zou zijn. We gebruiken hier ‘intercollegiale toetsing’ voor het model, en ‘peer review’ voor de auditdag zelf.

Hoe is het model van intercollegiale toetsing tot stand gekomen?

Het model voor intercollegiale toetsing is door de KNB ontwikkeld, waarbij gebruik is gemaakt van de expertise van notarieel deskundigen. Er zijn verschillende bijeenkomsten geweest waarin de criteria en de gespreksopzet werden bepaald, getest en verfijnd. De nu voorliggende criteria vormen het uitgangspunt bij de gesprekken.

Meer veelgestelde vragen