Protocol

Een protocol bestaat uit de minuten (inclusief de daaraan gehechte stukken), notariële verklaringen, registers, afschriften, repertoria en (digitale) kaartsystemen die onder de notaris berusten. Het beheer van het protocol is onderdeel van de uitoefening van het ambt van notaris. Elke notaris beheert ten minste 1 protocol.

U moet uw protocol op een ordentelijke manier bewaren in de vestigingsplaats van uw kantoor. Zo moet de plek waar u het fysieke protocol bewaart, beschermd zijn tegen brand en andere gevaren. Ook gelden er voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en voor de duurzaamheid van archiefbescheiden.

Het protocol is staatseigendom. De notaris is er dus geen eigenaar van. Dat betekent dat het protocol niet in een faillissement kan vallen en ook kan niemand er beslag op leggen.

Een protocol wordt overgenomen na overlijden of defungeren van de notaris/protocolhouder of als deze de vestigingsplaats wijzigt zonder medeneming van het protocol. Meestal wijst het ministerie van Justitie en Veiligheid binnen 5 maanden een opvolgend protocolhouder aan. Dit kan een al benoemde of een nieuw benoemde notaris zijn. U kunt eventueel aangeven dat u belangstelling heeft voor overname van een protocol <verwijzen naar veelgestelde vraag 3 defungeren notaris>. In de Verordening overdracht protocol staan regels over de overdracht van het protocol. Er is ook een model Proces-verbaal overdracht protocol (doc, 42 kB) (voor deze link moet u inloggen) .

Informatie over een protocol bij waarneming vindt bij het thema Waarneming. Bij waarneming beheert de waarnemer het protocol van de waargenomen notaris.

De KNB heeft de applicatie Digitaal protocol (voor deze link moet u inloggen) ontwikkeld. Hiermee heeft u toegang tot het digitaal gedeelte van uw protocol waarin digitale notariële akten worden bewaard.

Iedere notaris is verplicht om de akten die hij heeft opgemaakt in te schrijven in een repertorium. Hiervoor heeft de KNB het Centraal Digitaal Repertorium (CDR) (voor deze link moet u inloggen) ontwikkeld.

In de Registratiewet 1970 en het Uitvoeringsbesluit Registratiewet 1970 staan regels over de werking van het repertorium.