Samenwerken of beëindigen samenwerking

Opslaan

Deel deze informatie

Het aantal samenvoegingen van notariskantoren (associaties) groeit. Soms ontstaan deze uit strategische partnerschappen, soms door het stoppen van een kantoor en soms uit noodzaak. Het tegenovergestelde is ook mogelijk: een samenwerking wordt beëindigd waarbij een ontvlechting (dissociatie) moet plaatsvinden.

Er zijn verschillende soorten samenvoegingen. Elk met hun eigen kenmerken en praktische gevolgen. Ze worden vaak vanuit het protocol van de notaris bekeken, waarin alle dossiers, akten, cliënten en gegevens zijn verzameld. Maar het is ook belangrijk om goed te kijken naar de gevolgen voor de bedrijfsvoering van de onderneming waarin de notariële werkzaamheden worden verricht.

Soorten samenvoeging

2 kantoren gaan samenwerken

Bij deze vorm besluiten 2 kantoren intensief samen te werken en verder te gaan als 1 bedrijf, eventueel met meerdere vestigingen. Hierbij is het cruciaal om goede afspraken te maken over de werkwijze, wie leidend is op het gebied van IT en welke contracten er nog lopen.

Een klein kantoor voegt zich bij een groter kantoor

Kleine kantoren hebben soms moeite om alle vernieuwingen bij te houden of hebben extra steun nodig. Steeds meer van deze kantoren voegen zich daarom bij grotere samenwerkingsverbanden. Hierbij 'adopteert' het kleine kantoor vaak de werkwijze van het grotere kantoor.

Een kantoor neemt het protocol van een stoppend notaris over

Het komt geregeld voor dat een notaris geen opvolger vindt voor zijn kantoor. In dat geval wordt het protocol vaak overgenomen door een naburig kantoor. Het overnemende kantoor moet goed nadenken over wat er allemaal wordt overgenomen. Denk hierbij aan data, klantenbestanden en mogelijk ook medewerkers.

Een notaris van het ene kantoor voegt zich bij een ander kantoor

Soms besluit een notaris van een kantoor met meerdere notarissen om zich bij een ander kantoor aan te sluiten. De vertrekkende notaris neemt meestal zijn protocol mee en soms ook personeel of lopende zaken. Dit moet goed worden afgestemd met alle betrokken partijen, inclusief het kantoor waar de notaris vertrekt.

Regels voor samenwerking

De regels met betrekking tot de praktijkvennootschap (zowel voor interdisciplinaire kantoren als notariskantoren) zijn terug te vinden in artikel 3 van de Verordening Interdisciplinaire Samenwerking 2015.

Beëindigen samenvoeging (dissociatie)

Het komt ook voor dat notarissen of kantoren een samenwerking stoppen en zelfstandig verdergaan. Het is dan belangrijk om af te stemmen wie welke gegevens, personeel, klanten en zaken meeneemt.

Enkele tips

  • Maak duidelijke en concrete afspraken met elkaar en leg deze vast in een overeenkomst
    Goede afspraken gaan over de financiële kant van de zaak, maar ook over de vraag hoe wordt omgegaan met de dossiers en kaartenbak op kantoor, de medewerkers en de locatie van het kantoor.
  • Benader zo snel mogelijke uw notariële softwareleverancier(s)
    Bij een dissociatie wilt u dat de data in het softwaresysteem die bij uw protocol horen voor u beschikbaar zijn en blijven. Daarvoor is een technische splitsing nodig van deze data. Dat kan niet zonder uw notariële softwareleverancier (NSL). Een NSL heeft tijd nodig om de werkzaamheden die hiervoor nodig zijn in te plannen en uit te voeren. Dit kan een aantal weken of zelfs maanden duren. Betrek de NSL daarom tijdig bij het proces, liefst al voordat de door u te maken afspraken definitief zijn.
  • Laat uzelf bijstaan door een ervaren adviseur of deskundige
    Hoewel het adviseren over ondernemingen en het oprichtingen en herstructureren een kerntaak van het notariaat is, is dit vaak toch anders wanneer het de eigen onderneming betreft. Het is verstandig om u bij te laten staan door een adviseur of deskundige die mee denkt.
  • Informeer en betrek de medewerkers van het kantoor bij het proces
    Tijdige betrokkenheid van uw medewerkers bij de voornemens en plannen zorgt voor een groter draagvlak onder hen. Bovendien hebben zij vaak vanuit hun werkervaring en bekendheid met de werkprocessen op kantoor goede ideeën over de vraag hoe de zaken praktisch kunnen worden ingericht.

Ondersteuning KNB

Heeft u vragen over het aangaan van een samenwerking of de beëindiging hiervan? Neem dan contact op met Afdeling Praktijkzaken.