Privacyverklaring KNB AI-basistraining

Opslaan

Deel deze informatie

Hartelijk dank voor uw interesse in onze training! Op deze pagina informeren wij u over de verwerking van uw persoonsgegevens als (potentiële) deelnemer van de training, die wordt verzorgd in samenwerking met ICTRecht.

De algemene privacyverklaring van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) is (aanvullend) van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de KNB.

Om de training te kunnen volgen, dient u een account aan te maken en in te loggen bij de online leeromgeving ICTRecht. De verwerking van uw persoonsgegevens als deelnemer van de training door ICTRecht valt (aanvullend) onder de privacy- en cookieverklaring van ICTRecht.

In plaats van een BAR-nummer zoals daar vermeld, wordt, indien u (kandidaat-)notaris bent, uw lidmaatschapsnummer van de KNB verwerkt en het vestigingsnummer van de vestiging waar u werkzaam bent. Indien u in een andere functie werkzaam bent voor een notariskantoor, heeft u zelf geen persoonlijk KNB-lidmaatschapsnummer, maar wordt het vestigingsnummer verwerkt van de vestiging waar u werkzaam bent.

In het vervolg van deze privacyverklaring leest u wanneer welke persoonsgegevens over
u kunnen worden verwerkt, waarom dat nodig is onder welke wettelijke grondslag,
welke keuzemogelijkheden u heeft en hoe u controle kunt houden over uw
persoonsgegevens. Helemaal aan het einde van deze verklaring leest u hoe lang uw
gegevens worden bewaard, wanneer deze worden vernietigd en bij wie u uw rechten
kunt uitoefenen.

Inhoudsopgave

Inschrijven voor de training

Door het formulier voor de voorinschrijving ingevuld in te sturen, geeft u aan dat u via
het door u opgegeven e-mailadres op de hoogte gesteld wilt worden zodra de training
voor u beschikbaar is op de online leeromgeving. De wettelijke grondslag om u de
betreffende e-mail te sturen waarmee u zich kan aanmelden op de online leeromgeving
is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).

Wanneer u een voorinschrijving doet als geïnteresseerde voor de training en als u zich
definitief aanmeldt voor het volgen van de training op de online leeromgeving, bewaren
wij uw aanmelding en de gegevens die u in het formulier heeft ingevuld. Dat doen wij in
een beveiligd CRM-systeem (CRM staat voor customer relations management) dat een
externe ICT-dienstverlener aan ons ter beschikking stelt. De e-mail versturen wij via
een beveiligde e-mailapplicatie die een externe ICT-leverancier aan ons beschikbaar
stelt.

Ons doel en onze wettelijke grondslag om uw persoonsgegevens te verwerken wanneer
u zich (voor)inschrijft voor de training, is om de overeenkomst voor het beschikbaar
stellen van de training met u voor te bereiden en uit te voeren (artikel 6 lid 1 sub b
AVG).

De KNB ziet het (laten) verzorgen van trainingen voor het notariaat ook als onderdeel
van haar wettelijke taken op grond van de Wet op het notarisambt (Wna). Dit vormt
een wettelijke grondslag van de AVG (art. 6 lid 1 sub e) die aanvullend van toepassing
kan zijn.

Voor zover u zelf niet de overeenkomst sluit om de training beschikbaar gesteld te
krijgen en te volgen maar uw werkgever, dan verwerken wij uw persoonsgegevens op
basis van de gerechtvaardigde belangen van de KNB, uw werkgever en ICTRecht (artikel
6 lid 1 sub f AVG) om u passende trainingen in verband met AI aan te bieden voor het
uitvoeren van uw werkzaamheden.

LinkedIn

Wij maken gebruik van LinkedIn om onze trainingen onder de aandacht te brengen, bijvoorbeeld door advertenties te laten tonen aan de relevante doelgroep, zoals notarissen, kandidaat-notarissen en (ander) personeel dat bij notariskantoren werkzaam is. Dat doen wij in overeenstemming met de Gebruiksovereenkomst en het privacybeleid van LinkedIn. Indien u een LinkedIn-profiel heeft, dan heeft u deze aanvaard. Het kan zijn dat wij direct in LinkedIn de mogelijkheid bieden om u aan te melden voor de training of om u als geïnteresseerde te laten registreren. Ook in die situatie is deze privacyverklaring van toepassing (en beschikbaar gesteld via een hyperlink).

Als u op LinkedIn gegevens over uw functie of rol openbaar heeft gemaakt, kunnen wij
dergelijke gegevens opzoeken en gebruiken waar nodig om trainingen voor u aan te
bieden en beschikbaar te kunnen stellen waarvan wij inschatten dat deze het nuttigst
zullen zijn voor uw functie of rol.

Gegevens over uw functie of rol

In het voorinschrijvingsformulier kan u gevraagd worden aantal optionele gegevens in
te vullen over de functie of rol die u bekleedt in uw werk.

Als u de gegevens niet invult dan is dat in het stadium van de voorinschrijving geen
probleem. Bij het aanmaken van een account op de leeromgeving is het uiteindelijk wel
nodig om uw functie of rol in te vullen zodat de juiste training en (eventuele)
toetsvragen aan u beschikbaar gesteld kunnen worden.

Wij streven ernaar om trainingen aan te bieden die optimaal aansluiten bij uw rol of
functie en die u helpen om AI te gebruiken op een manier waarmee u de kansen van
deze technologie voor uw werkzaamheden benut en tegelijkertijd de risico’s passend
beperkt.

Aanmaken en beveiligen van een account op de leeromgeving

Als u de e-mail heeft ontvangen waarin u wordt geïnformeerd dat de training voor u
beschikbaar is, kunt u de instructies volgen om een account aan te maken op de
beveiligde leeromgeving en de training te volgen. De leeromgeving wordt beschikbaar
gesteld door een externe ICT-dienstverlener.

Bij het aanmaken van het account vult u de gegevens in die nodig zijn voor het account
en om daar veilig toegang toe te krijgen, zoals een wachtwoord, passkey en/of andere
toegangscodes. Waar passend worden meerdere factoren (multifactorauthenticatie of
MFA) gebruikt voor de beveiliging van uw accountgegevens. Voor zover de aanbieder
van het leerplatform wachtwoorden verwerkt, gebeurt dat altijd in ‘gehashte’ vorm (dit
wil zeggen dat een algoritme dit in een lange brij cijfers en letters heeft omgezet) zodat
het leerplatform en diens beheerders uw wachtwoord ook niet (in ‘plaintext’ of normale
tekst) kunnen lezen. (Zie ook het kopje ‘Beveiliging’ in de privacy en cookieverklaring
van ICTRecht.)

De door u ingevulde gegevens verwerken wij omdat deze nodig zijn voor het veilig aan
u beschikbaar stellen van de leeromgeving en uw account. In uw account kunt u zelf
beheer uitvoeren op uw persoonsgegevens, zoals deze corrigeren of actualiseren. De wettelijke grondslagen voor deze verwerkingen zijn dezelfde als hierboven genoemd onder 'Inschrijven voor de training'.

Voortgang, toetsing en resultaten

In de digitale leeromgeving kunt u de training volgen en via uw account u uw eigen voortgang en resultaten inzien en bijhouden.
Verwerking van uw persoonsgegevens in de omgeving gebeurt de eerste plaats door en voor uzelf, maar de KNB en ICTRecht kunnen u bijvoorbeeld helpen (herinneren) om de training af te ronden. Om dat te kunnen doen, houden wij bij of u:

  • Wel bent aangemeld maar nog niet gestart met de training;
  • De training heeft gestart maar nog niet afgerond;
  • De training heeft afgerond.

Het aantal en de inhoud van de toetsvragen of controlevragen die u correct moet
beantwoorden om de training succesvol af te ronden kunnen worden afgestemd op wat
wij als passend beschouwen voor uw rol of functie.
Met het (digitale) certificaat of bewijs van deelname dat u na afronding ontvangt, kunt u
laten zien dat u de training heeft afgerond en daarmee dat u kennis en vaardigheden
heeft in verband met het gebruik van AI bij het uitvoeren van uw werk in het notariaat.
Waar toepasselijk kunnen uw PE-punten ook worden verwerkt in het opleidingsportaal
van de KNB.

Als u de training succesvol heeft afgerond kunt u ook uw werkgever in staat stellen om
aan te tonen dat deze maatregelen heeft getroffen om ervoor te zorgen dat AI op een
verantwoorde manier wordt ingezet en dat het personeel daarbij actief wordt
ondersteund en opgeleid. Dat kan ook van belang zijn voor uw werkgever om te laten
zien dat deze voldoet aan de geldende wettelijke verplichtingen over AI-geletterdheid
(zie artikel 4 AI-verordening). Dit betekent dat het ook mogelijk is dat aan een
bevoegde toezichthouder desgevraagd bewijs moet worden verstrekt van deelname en
resultaten.

In overleg met de toezichthouder zullen wij de privacy van deelnemers daarbij zo goed
mogelijk borgen.

Herinneringen en aanvullende trainingen

Wij kunnen uw voortgang en resultaten verwerken om u:

  • Per e-mail een herinnering te sturen wanneer u de training nog niet heeft afgemaakt, zodat u dat alsnog kunt doen;
  • Aanvullende AI-trainingen aan te bieden die aansluiten bij uw niveau en rol of
    functie.

De wettelijke grondslag voor bovenstaande is uw toestemming, ons gerechtvaardigd belang om u te ondersteunen bij het afronden van de training waarvoor u zich heeft ingeschreven en de wettelijke taken van de KNB in verband met het bewaken en
bevorderen van de kwaliteit van het notariaat.

Op de hoogte blijven

Bij uw (voor)inschrijving kunt u aangeven of u graag op de hoogte wilt blijven van
nieuwe ontwikkelingen die te maken hebben met het Digitaal Notariaat en of u
benaderd wilt worden voor vergelijkbare trainingen of cursussen. U kunt ook aangeven
of u uitgenodigd wilt worden voor demonstraties van AI-tools. Al deze optionele
verwerkingen voeren wij uit op basis van uw toestemming. Als u uw rol of functie al
heeft ingevuld (bijvoorbeeld in de voorinschrijving) en heeft aangegeven op de hoogte
te willen blijven dan kunnen wij uw rol of functie ook verwerken om u op de hoogte te
houden van informatie waarvan wij inschatten dat die het meest interessant en
behulpzaam voor u kan zijn.

Digitaal Notariaat

Indien u bij aanmelding het vakje aanvinkt om op de hoogte te blijven van nieuwe
ontwikkelingen over het Digitaal Notariaat, kunt u bijvoorbeeld van tijd tot tijd mails
ontvangen met informatie over nieuwe digitale diensten waar wij aan werken of die al
gelanceerd en beschikbaar zijn. Op dit moment hebben wij geen vaste frequentie voor
dergelijke mails. Wij versturen deze wanneer wij ontwikkelingen willen melden waarvan
wij denken dat deze interessant en relevant voor u zullen zijn.

Andere trainingen van de KNB

Als u het vakje aanvinkt om (per e-mail) benaderd te worden over andere,
gelijksoortige trainingen dan kan de KNB u benaderen over andere
trainingen over AI, digitale informatieverwerking en recht, in de context van het
(digitale) notariaat. Ook hiervoor geldt op dit moment geen vaste frequentie.

Demonstraties van AI-tools

Indien u het vakje aanvinkt om uitgenodigd te worden voor demonstraties van AI-tools,
sturen wij u graag een uitnodiging wanneer wij een demonstratie van een AI-tool
organiseren. Dat kan zijn op het kantoor van de KNB, op een andere locatie of digitaal.
Op dit moment is er geen vaste frequentie van demonstraties van AI-tools en van
uitnodigingen om daaraan deel te nemen.

Uitschrijven

In elke e-mail of ander elektronisch bericht met optionele commerciële informatie die u ontvangt omdat u zich daarvoor heeft ingeschreven of aangemeld, is een link of knop opgenomen om u gemakkelijk weer uit te schrijven.

Mocht u de berichten (toch) niet meer op prijs stellen, dan kunt u zich heel eenvoudig uitschrijven. Berichten waarvoor u zich via de link of knop heeft uitgeschreven, zult u daarna niet meer ontvangen.

Bewaren en vernietigen, rechten uitoefenen

Uw persoonsgegevens in verband met de training, zoals uw account, uw resultaten en
eventueel certificaat, worden bewaard zolang u uw account bij ICTRecht in stand laat en
niet verwijdert of ons verzoekt het te verwijderen. Het account en de trainingen blijven
normaliter ten minste een jaar lang in stand en beschikbaar na het verschijnen van de
training. Daarna kan het account en kunnen de bijbehorende (persoons)gegevens
worden gearchiveerd. In uw account in de leeromgeving kunt u zelf uw
persoonsgegevens actueel houden en corrigeren waar nodig.

U kunt uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens op ieder
moment intrekken op dezelfde wijze als u gebruik kunt maken van uw andere rechten in
verband met uw persoonsgegevens. Als u uw toestemming intrekt dan zullen wij de
verwerking die (enkel) op uw toestemming is gebaseerd beëindigen. De eerdere
verwerkingen die wij al hebben uitgevoerd op basis van uw toestemming voordat u die
introk, worden niet ongedaan gemaakt en blijven rechtmatig.
Mocht u menen dat een correctie nodig is die u niet zelf in het account kunt uitvoeren of
in een ander opzicht uw rechten willen uitoefenen, dan kunt u contact opnemen met
ICTRecht via privacy@ictrecht.nl of met de KNB via fg@knb.nl.

Nadere informatie over bewaartermijnen en het uitoefenen van uw rechten is opgenomen in de privacyverklaringen van de  KNB en ICTRecht.