Privacyverklaring KNB AI-basistraining
Hartelijk dank voor uw interesse in onze training! Op deze pagina informeren wij u over de verwerking van uw persoonsgegevens als (potentiële) deelnemer van de training, die wordt verzorgd in samenwerking met ICTRecht.
De algemene privacyverklaring van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) is (aanvullend) van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de KNB.
Om de training te kunnen volgen, dient u een account aan te maken en in te loggen bij ICTRecht en/of het Centre for Certified Legal and Tech Expertise (CCLTE). De exacte link voor de digitale omgeving van de training zult u nog ontvangen, nadat u zich heeft aangemeld. De verwerking van uw persoonsgegevens als deelnemer van de training door ICTRecht valt (aanvullend) onder de privacy- en cookieverklaring van ICTRecht. Op de verwerking van persoonsgegevens door het CCLTE is de Privacy- en cookieverklaring van CCLTE van toepassing.
In plaats van een BAR-nummer zoals daar vermeld, wordt, indien u (kandidaat-)notaris bent, uw lidmaatschapsnummer van de KNB verwerkt en het vestigingsnummer van de vestiging waar u werkzaam bent. Indien u in een andere functie werkzaam bent voor een notariskantoor, heeft u zelf geen persoonlijk KNB-lidmaatschapsnummer, maar wordt het vestigingsnummer verwerkt van de vestiging waar u werkzaam bent.
Aanmelding
Wanneer u zich aanmeldt voor de training, bewaren wij uw aanmelding en de gegevens die u in het formulier heeft ingevuld. Dat doen wij in een beveiligd CRM-systeem (CRM staat voor customer relations management). Ons doel en onze wettelijke grondslag om uw persoonsgegevens te verwerken wanneer u zich aanmeldt voor de training, is om de overeenkomst met u voor te bereiden en uit te voeren voor het bieden van (toegang tot) de training (artikel 6 lid 1 sub b AVG). De KNB ziet het (laten) verzorgen van trainingen voor het notariaat ook als onderdeel van haar wettelijke taken op grond van de Wet op het notarisambt (Wna); dit vormt een wettelijke grondslag van de AVG (art. 6 lid 1 sub e) die aanvullend van toepassing kan zijn.
Wij maken gebruik van LinkedIn om onze trainingen onder de aandacht te brengen, bijvoorbeeld door advertenties te laten tonen aan de relevante doelgroep, zoals notarissen, kandidaat-notarissen en (ander) personeel dat bij notariskantoren werkzaam is. Dat doen wij in overeenstemming met de Gebruiksovereenkomst en het privacybeleid van LinkedIn. Indien u een LinkedIn-profiel heeft, dan heeft u deze aanvaard. Het kan zijn dat wij direct in LinkedIn de mogelijkheid bieden om u aan te melden voor de training of om u als geïnteresseerde te laten registreren. Ook in die situatie is deze privacyverklaring van toepassing (en beschikbaar gesteld via een hyperlink).
Voortgang en resultaten
In de digitale leeromgeving kunt u uw eigen voortgang en resultaten inzien en bijhouden. Dit is in de eerste plaats voor uzelf, maar de KNB en ICTRecht kunnen u helpen (herinneren) om de training af te ronden. Om dat te kunnen doen, houden wij bij of u:
- Wel bent aangemeld maar nog niet gestart met de training;
- De training heeft gestart maar nog niet afgerond;
- De training heeft afgerond.
Indien u (kandidaat-)notaris bent, krijgt u een toets met vragen die u moet beantwoorden. Uw resultaten zijn dan of u de toets heeft gemaakt, welke antwoorden u heeft gegeven en welke (on)juist waren, en of u voldoende juiste antwoorden heeft gegeven om te slagen.
Indien u in een andere functie werkzaam bent bij een notariskantoor (vestiging die is ingeschreven bij de KNB), hoeft u enkel de controlewoorden of -cijfers in te vullen om te laten zien dat u de training heeft gevolgd. Uw resultaten zijn dan of u de training heeft gevolgd of niet.
Met het certificaat dat u na afronding ontvangt, kunt u laten zien dat u de training heeft afgerond en daarmee dat u kennis en vaardigheden heeft in verband met het gebruik van AI bij het uitvoeren van uw werk in het notariaat.
Door de training te volgen kan ook uw werkgever laten zien dat deze maatregelen heeft getroffen om ervoor te zorgen dat AI op een verantwoorde manier wordt ingezet en dat het personeel daarbij actief wordt ondersteund. Dat kan ook van belang zijn voor uw werkgever om te laten zien dat deze voldoet aan de geldende wettelijke verplichtingen over AI-geletterdheid (zie artikel 4 AI-verordening). Dit betekent dat het ook mogelijk is dat aan een bevoegde toezichthouder desgevraagd bewijs moet worden verstrekt van deelname en resultaten. In overleg met de toezichthouder zullen wij de privacy van deelnemers daarbij zo goed mogelijk borgen.
Uw voortgang en resultaten kunnen wij ook verwerken om
- Aanvullende AI-trainingen aan te bieden die aansluiten bij uw niveau;
- Per e-mail een herinnering te sturen wanneer u de training nog niet heeft afgemaakt, zodat u dat alsnog kunt doen.
Uitschrijven
In elke e-mail of ander elektronisch bericht met optionele commerciële informatie die u ontvangt omdat u zich daarvoor heeft ingeschreven of aangemeld, is een link of knop opgenomen om u gemakkelijk weer uit te schrijven.
Mocht u de berichten (toch) niet meer op prijs stellen, dan kunt u zich heel eenvoudig uitschrijven. Berichten waarvoor u zich via de link of knop heeft uitgeschreven, zult u daarna niet meer ontvangen.
Bewaren en vernietigen, rechten uitoefenen
Uw persoonsgegevens in verband met de training, zoals uw account, uw resultaten en eventueel certificaat, worden bewaard zolang u uw account bij ICTRecht en/of CCLTE in stand laat en niet verwijdert. Nadere informatie over bewaartermijnen en het uitoefenen van uw rechten is opgenomen in de privacyverklaringen van de KNB, ICTRecht en CCLTE.