Opslag digitale dossiers

Opslaan

Deel deze informatie

Stelt u zich voor, u heeft een akte gepasseerd. Het dossier ligt compleet voor u. Na ondertekening gaan de papieren stukken de kluis in. Vertrouwd, veilig, onder uw hoede. Maar hoe zit het met uw digitale dossiers en stukken?

Notariele cloud

E-mails met bijlagen, gescande stukken, afschriften en digitale minuten die net zo belangrijk zijn als de papieren in uw kluis. Waar staan die precies? En wie heeft er toegang toe?

Digitale documenten zijn minder zichtbaar dan papier in een kluis, maar met de juiste kennis kunt u er net zo zeker zijn als van uw fysieke archief.

Concreet aan de slag? Stel een aantal vragen →

Onder welke wetgeving vallen de digitale gegevens?

Bijna alles wat online of digitaal gebeurt, gebeurt ‘in de cloud’. Dat betekent dat uw bestanden niet op een computer staan, maar in beveiligde datacenters. Via de internetverbinding hebben u en uw medewerkers toegang tot deze bestanden. In de dagelijkse praktijk werkt dit meestal goed. Documenten zijn snel beschikbaar en informatie is altijd binnen handbereik.

Maar cloudopslag is niet neutraal. De plek waar gegevens staan opgeslagen bepaalt onder welke wetgeving ze vallen en welke regels gelden. 
 
Wanneer uw gegevens en documenten in Nederland of Europa staan, vallen ze onder Europese wetgeving en toezicht. Dat betekent:

  • Meer zekerheid voor u en uw cliënten
  • Duidelijk toezicht en minder afhankelijkheid van buitenlandse regelgeving
  • Continuïteit, ook als de omstandigheden veranderen

Dat biedt overzicht en duidelijke juridische kaders.

Tegelijkertijd blijft in de praktijk niet altijd zichtbaar waar digitale dossiers, teksten en gegevens precies staan opgeslagen. Veel softwarepakketten (zoals o.a. Microsoft Office en Adobe) maken gebruik van internationale cloud-infrastructuur, waarbij gegevens in verschillende datacenters over de hele wereld kunnen staan.

Dit heeft invloed op meer dan alleen de IT van uw kantoor. Dit raakt ook de manier waarop clientgegevens worden beschermd.

De KNB werkt aan een Notariële Private Cloud (NPC): een gezamenlijke infrastructuur onder Nederlandse regie, die alle notariskantoren - klein en groot - ondersteunt en faciliteert in veilige en soevereine digitale dienstverlening. Zo blijft digitale opslag onder eigen regie en draagt bij aan controle, veiligheid en onafhankelijkheid van uw kantoor.

Wilt u uw praktijkervaring delen? Het kost enkele minuten en helpt ons de digitale oplossingen beter af te stemmen op de dagelijkse praktijk.

Deel uw ervaring over digitale opslag

Alleen weten ‘dat het werkt’ is niet meer voldoende

U hoeft geen IT-specialist te zijn om bewuste keuzes te maken. Het begint met inzicht in hoe uw digitale dossiers worden opgeslagen en beheerd. Vaak helpt het al om een paar gerichte vragen te stellen – aan uzelf, aan uw IT-partner of aan uw softwareleverancier.

Stel gerichte vragen over opslag aan uw leverancier, zoals:

  • Waar staat de informatie opgeslagen (Sharepoint, een eigen database, Dropbox)?
  • In welk land staan onze digitale dossiers opgeslagen?
  • Onder welke wetgeving vallen de gegevens?
  • Wie heeft er toegang tot de digitaal opgeslagen gegevens?
  • Wat gebeurt er als een buitenlandse overheid inzage eist?
  • Kunnen wij overstappen indien nodig?

Het gaat er niet om dat u op elke vraag direct een antwoord heeft of meteen grote veranderingen doorvoert. Het belangrijkste is dat u door het stellen van deze vragen stap voor stap zicht krijgt op de plek en de voorwaarden waaronder uw digitale dossiers worden opgeslagen, net zoals u gewend bent bij fysieke dossiers.

Wacht niet af met het beschermen van uw digitale gegevens, stukken en informatie. U kunt nu al stappen zetten door inzicht te krijgen, wat uw kantoor voorbereid op een toekomst die snel dichterbij komt.

Richtlijnen voor gegevensbescherming

Naast het stellen van gerichte vragen, kunt u direct aan de slag met richtlijnen vanuit de KNB voor beveiliging van digitale gegevens en informatie.

Bestaande kaders:

Wilt u meedenken over digitalisering in het notariaat en uzelf en andere kantoren helpen?

Mail digitaalnotariaat@knb.nl

KNB_DN_logo-500px (1)Digitale zekerheid is geen eenmalige beslissing, maar een continu proces van bewust afwegen. Het vraagt geen onrust, maar wel aandacht. Geen technische verdieping, maar wel gerichte vragen. Zo blijft het notariaat, ook digitaal, onafhankelijk, zorgvuldig en betrouwbaar.

Veelgestelde vragen

Staan mijn gegevens nu onveilig?

Nee, niet automatisch. Het gebruik van cloudoplossingen zoals SharePoint, OneDrive, Teams, iManage of diensten van IT leveranciers betekent niet dat gegevens per definitie onveilig zijn. Deze diensten hebben vaak juist uitgebreide beveiligingsmaatregelen. Tegelijkertijd is “niet onveilig” niet hetzelfde als “volledig onder eigen regie”.

Voor het notariaat zit het belangrijkste aandachtspunt daarom niet alleen in klassieke beveiliging, maar ook in zeggenschap, jurisdictie en afhankelijkheid. Bij sommige veelgebruikte clouddiensten kunnen buitenlandse wetgeving, subverwerkers of leverancier-structuren invloed hebben op waar gegevens onder vallen en wie er in uitzonderlijke situaties toegang toe kan krijgen. Voor het notariaat is dat extra relevant vanwege de geheimhoudingsplicht en de vertrouwensfunctie van het ambt.

Moet ik direct overstappen?

Nee. Er is op dit moment geen algemene oproep aan notariskantoren om direct halsoverkop over te stappen. Het onderwerp vraagt om zorgvuldige afweging, niet om paniekreacties.

Wel is het verstandig om nu al bewuster te kijken naar de eigen digitale omgeving. Denk aan de vragen: welke data staan waar, welke leveranciers en subverwerkers zijn betrokken, welke contractuele afspraken zijn gemaakt, hoe is toegang geregeld en welke exitmogelijkheden bestaan er? Juist door dat nu inzichtelijk te maken, ontstaat ruimte om later onderbouwde keuzes te maken.

De lijn is daarom: niet acuut overstappen, wel nu voorbereiden. Dat betekent risico’s in kaart brengen, contracten en leveranciers beoordelen en per situatie bepalen welke vervolgstappen logisch zijn. Voor sommige voorzieningen kan voortzetten verantwoord zijn, voor andere kan op termijn een alternatief wenselijk blijken.

Is Europese opslag verplicht of aanbevolen?

Europese opslag is in elk geval sterk aanbevolen. Voor het notariaat is het logisch om gegevens zoveel mogelijk binnen Europa, en waar nodig binnen Nederland, te houden. Dat past bij de vertrouwelijkheid van notariële gegevens, de noodzaak van regie op data en de wens om afhankelijkheid van buitenlandse jurisdicties te beperken.

Tegelijkertijd is de vraag juridisch niet altijd zo simpel als “staat de server in Europa, dus het zit goed”. Ook bij opslag in Europa kan een leverancier nog onder niet-Europese wetgeving vallen. Daarom moet niet alleen worden gekeken naar locatie, maar ook naar eigendom, zeggenschap, toegangsrechten, subverwerkers en toepasselijke wetgeving.