Veelgestelde vragen AVG - Kopieën identiteitsdocumenten

Nee, dat mag niet altijd.
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet er bij iedere verwerking van een persoonsgegeven getoetst worden of deze verwerking voldoet aan artikel 5 AVG en artikel 6 AVG. Eenvoudig gezegd betekent dit dat een persoonsgegeven alleen mag worden verwerkt voor rechtmatige doeleinden en alleen als het echt niet anders kan. Kortom: verwerking is uitsluitend toegestaan als u zonder deze gegevens uw doel niet kunt bereiken.

Legalisatie van een handtekening door een notaris houdt in dat de notaris op het aangeboden stuk (of op een daaraan gehecht stuk) een door de notaris gedagtekende en ondertekende verklaring stelt waarin de notaris de echtheid van de handtekening bevestigt (art. 52 lid 2 Wna). het doel is: het kunnen verklaren dat de handtekening op het document gezet is door de persoon waarvan u de identiteit heeft vastgesteld.
U moet de identiteit van de persoon vaststellen en dit moet gedaan worden aan de hand van een geldig identiteitsdocument. Het is voor de legalisatie niet noodzakelijk dat u een gewaarmerkte kopie van het identiteitsdocument meestuurt.

Nee, tenzij er naast het legaliseren van de handtekening ook opdracht wordt gegeven om aanvullende gegevens te verstrekken.
In de praktijk komt het voor dat naast de expliciete opdracht tot legalisatie van een handtekening, ook (impliciet) verzocht wordt om aanvullende gegevens te verstrekken over de cliënt aan de ontvangende notaris. Bijvoorbeeld de gegevens die noodzakelijk zijn voor het cliëntonderzoek onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
Als uw cliënt u de opdracht geeft om naast het legaliseren van de handtekening ook aanvullende informatie aan te leveren aan de ontvangende notaris, dan mag u deze gegevens verstrekken. Dan is er naast de legalisatie ook een afzonderlijk doel: het verstrekken van aanvullende informatie aan de ontvangende notaris.
Indien uit de opdracht tot legalisatie niet duidelijk blijkt of ook aanvullende informatie nodig is, dan is het raadzaam om aan de cliënt of de ontvangende notaris te vragen of dit nodig is.
Goed om te weten: de ontvangende notaris mag de informatie verwerken indien deze informatie noodzakelijk is. Het ongevraagd verstrekken van een kopie van een identiteitsbewijs kan nadelig zijn voor de ontvangende notaris als er geen grondslag en/of noodzaak is om deze gegevens te verwerken voor de ontvangende notaris. Hij wordt dan geconfronteerd met persoonsgegevens die hij niet mag verwerken en dus moet verwijderen. Dit betekent dat de ontvangende notaris de kopie moet verwijderen of (gedeeltelijk) onleesbaar moet maken.

Ja, dit mag. In de situatie dat u gevraagd wordt om een UBO in te schrijven in het UBO-register moet u over alle gegevens beschikken om deze inschrijving te kunnen voltooien. De wettelijke grondslag voor het verwerken van een afschrift van een identiteitsdocument ten behoeve van het inschrijven van een persoon in het UBO-register is art. 15a lid 3 sub a van de Handelsregisterwet 2007. Het verwerken van een afschrift van een identiteitsdocument is voor dit doel noodzakelijk. Voor ditzelfde doel mag u ook aan een collega notaris een vergeleken afschrift van een identiteitsdocument van een UBO verstrekken, indien deze collega de inschrijving van de UBO in het UBO-register verzorgt.
Het verzoek van de collega notaris moet wel expliciet zijn, het mee sturen van een kopie “voor het geval dat” is niet toegestaan.
Goed om te weten: de Kamer van Koophandel geeft op het formulier van inschrijven UBO aan dat de foto op het identiteitsdocument onherkenbaar moet worden gemaakt, omdat dit een niet noodzakelijk gegeven voor hen is om de inschrijving van de UBO te voltooien.

Ten aanzien van een cliënt die voor de eerste maal voor de notaris verschijnt bij het verlijden van een notariële akte (artikel 39 lid 1 Wna), geldt naast de identificatieplicht ook een verplichting tot verificatie van de echtheid van het identiteitsdocument van de cliënt. De notaris dient dit te controleren door gebruik te maken van een WID-scanner (artikel 39 lid 1 Wna jo artikel 19A Vbg2011 jo Reglement gebruik WID-scanner).
De controle van de echtheid gebeurt door het maken van een scan van een identiteitsdocument en het uitlezen van de MRZ op en de chip in het identiteitsdocument. Vervolgens produceert de WID-scanner een rapport dat ook kopieën van het identiteitsdocument omvat om aan te tonen dat de echtheidskenmerken aanwezig zijn.
Om de controles uit te voeren door middel van de WID-scanner is het ook noodzakelijk om een scankopie te maken van het document voor de controle op echtheid. Hierdoor is het onvermijdelijk dat alle gegevens, waaronder ook het BSN en de foto, op de scan zichtbaar zijn en niet bewerkt worden weergegeven.
Het uitgangspunt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is dat men bij verwerking van persoonsgegevens in beginsel streeft naar minimale gegevensverwerking (artikel 5 lid 1 sub c AVG) en dus bij iedere verwerking de vraag gesteld moet worden of het noodzakelijk is. Om aan de verificatieverplichting van artikel 39 lid 1 Wna jo artikel 19A Vbg2011 jo Reglement gebruik WID-scanner te voldoen, zult u de WID-scanner moeten gebruiken en dat resulteert in het ontvangen van het rapport met de gegevens die zichtbaar zijn op het identiteitsdocument (zoals foto en BSN). Het bewaren van het rapport is nodig om aan te tonen dat deze controle is uitgevoerd. De verwerkingen ‘uitvoeren van WID-scan’ en ‘bewaren rapport WID-scan’ zijn noodzakelijk en daarmee geoorloofd. U hoeft het resultaat van de WID-scan dus niet te wissen of te bewerken. De KNB is in overleg met de leveranciers van de WID-scanners en de NSL’s over eventuele aanpassingen van de WID-scan rapportages.

De Wna schrijft niet voor dat de notaris een kopie van het identiteitsdocument bewaart van personen die hij heeft geïdentificeerd. ;Toch kan onderbouwd worden dat het bewaren van een kopie van een identiteitsbewijs is noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke identificatieplicht onder de Wna in combinatie met de bewijspositie bedoeld in de art. 159 lid 1 en art. 160 lid 1 Rv en de zorgplicht die op de notaris rust om zijn taken met de grootst mogelijke zorgvuldigheid uit te voeren (art.17 Wna). Gelet op het grote belang van de positie die de notaris vervult in het goed functioneren van het rechtsverkeer, is het belangrijk dat de notaris het vertrouwen dat uitgaat van de akten die hij legaliseert of opmaakt, kan bewaken richting de maatschappij, en dat hij kan aantonen – bij de tuchtrechter bijvoorbeeld – dat hij de identificatie met de grootst mogelijke zorgvuldigheid heeft uitgevoerd. Dat kan hij alleen effectief doen, door een kopie van het identiteitsdocument te bewaren. Het bewaren van de kopie van het identiteitsdocument staat daarmee in verhouding tot het doel om deze positie en het vertrouwen in de notaris te bewaken.

Vanuit het oogpunt van dataminimalisatie mag de notaris een kopie van het identiteitsdocument bewaren als deze kopie uitsluitend de volgende gegevens bevat: volledige naam, geboortedatum, nummer van het legitimatiebewijs, de datum van afgifte van het legitimatiebewijs, de datum waarop de geldigheid van het legitimatiebewijs vervalt en de handtekening. De overige gegevens moeten worden afgeschermd.

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) schrijft evenmin voor dat de notaris een kopie van het identiteitsdocument bewaart in het kader van het identificeren en verifiëren van de identiteit van een cliënt (of UBO) bij het Wwft-cliëntenonderzoek.
Op grond van artikel 33 Wwft dienen gedurende 5 jaar, en op toegankelijke wijze, documenten en gegevens die zijn gebruikt voor het cliëntenonderzoek bewaard te worden. Het betreft de volgende gegevens:

• de geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum, het adres en de woonplaats dan wel de plaats van vestiging van de cliënt of een afschrift van het document dat een persoon identificerend nummer bevat en aan de hand waarvan de verificatie van de identiteit heeft plaatsgevonden;
• de aard, het nummer en de datum en plaats van uitgifte van het document met behulp waarvan de identiteit is geverifieerd.

Om aan het bovenstaande te kunnen voldoen, is het niet verplicht om een kopie van het identiteitsdocument te maken. U kunt ook volstaan met het noteren van deze gegevens in uw dossier. Dossiervorming is cruciaal als een notaris achteraf civielrechtelijk of tuchtrechtelijk wordt aangesproken op de wijze waarop hij zijn werkzaamheden heeft verricht.

Het uitgangspunt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is dat men bij verwerking van persoonsgegevens in beginsel streeft naar minimale gegevensverwerking (artikel 5 lid 1 sub c AVG). Omdat een onberwerkte kopie van een identiteitsdocument meer gegevens bevat dan die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan artikel 33 Wwft, worden daarmee meer gegevens dan noodzakelijk verwerkt. Indien u er voor kiest om een kopie van een identiteitsdocument te bewaren,  dan moeten deze op dusdanige manier worden bewerkt dat alleen de gegevens die noodzakelijk zijn, zichtbaar zijn. Dit betekent onder andere dat het BSN op het document onleesbaar gemaakt moeten worden.

Op 9 februari 2023 is er een nieuwe uitspraak van het Kifid gepubliceerd, deze uitspraak vervangt de eerdere uitspraak van het Kifid over het opslaan van volledige en onbewerkte kopieën van identiteitsbewijzen door de bank. In de uitspraak staat: 'De Commissie van Beroep is van oordeel dat de bewaarplicht van art. 33 Wwft zo moet begrepen, dat deze betrekking heeft op alle documenten en gegevens die de bank heeft gebruikt in het kader van het cliëntenonderzoek. Dat betekent dat het identiteitsbewijs dat is gebruikt in het proces van verificatie en identificatie, met daarop een herkenbare (dus niet-bewerkte) pasfoto, moet worden bewaard.' Dit naar aanleiding van de beantwoording van een vraag door de DNB, als toezichthouder op de banken voor de naleving van de Wwft, waar zij aangeven dat zij verwachten dat banken onbewerkte kopieën bewaren van identiteitsbewijzen.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) deelt de volgende informatie op haar website over het verwerken van kopieën van identiteitsdocumenten door o.a. banken en notarissen. De AP geeft aan dat notarissen kopieën van identiteitsdocumenten mogen bewaren in het kader van hun verplichtingen onder de Wwft, maar dat het BSN hiervoor niet noodzakelijk is en dus niet verwerkt mag worden. Het BSN moet daarom onleesbaar worden gemaakt op de kopieën.