Commissie toegang notariaat

De Ctn valt rechtstreeks onder het ministerie van Justitie en Veiligheid en opereert onafhankelijk van de KNB en het Bureau Financieel Toezicht. De commissie is zelfstandig verantwoordelijk voor haar advies aan de minister; de minister is verantwoordelijk voor de uiteindelijke benoeming of aanwijzing. De procedureregels voor de Ctn zijn vastgelegd in een ministeriële beleidsregel. De werkwijze van de Ctn is vastgelegd in een reglement.

Dit zijn de gezichten van de Ctn (v.l.n.r.):

• Marja Spaans-den Heijer (plv. voorzitter en voormalig accountant)
• Marianne Heuvelmans (toegevoegd notaris)
• Hans Ruijgrok (notaris)
• Martine Höfelt (advocaat)
• Kitty Nooy (adviseur ethisch leiderschap)
• Frederike Veraart (rechter)
• Aart Barkey Wolf (voorzitter en oud-notaris)
• Ingrid de Jong (secretaris, geen lid van de Ctn)
• Boudewijn Waaijer (plv. voorzitter en oud-notaris)

Volgens de Wet op het notarisambt (Wna) moet de minister bij een benoemingsverzoek advies inwinnen bij de Ctn. Dit advies vormt een essentieel onderdeel van de benoemingsprocedure tot (toegevoegd) notaris. De Wna schrijft voor dat de benoeming of aanwijzing geweigerd wordt bij onvoldoende gebleken persoonlijke geschiktheid voor het ambt of vrees voor de integriteit van de (toegevoegd) notaris.

Om tot haar advies te komen, stelt de Ctn een onderzoek in. Zij doet dit op basis van de ontvangen verzoekstukken, zoals de persoonstoets, referentiebrieven, het ervaringsoverzicht, de Wwft-toepassing, enzovoort. Bij beoogd notarissen toetst de Ctn ook marginaal het ondernemingsplan: gaan de financiële verplichtingen die worden aangegaan samen met de notariële kernwaarden? In een persoonlijk gesprek vraagt de Ctn de kandidaat op één of meerdere aspecten een toelichting te geven of vragen daarover te beantwoorden en om zijn of haar verzoek te motiveren. Ook kan de Ctn de kandidaat een dilemma of ethische kwestie voorleggen om te zien hoe de kandidaat met enige druk omgaat. Het gaat erom dat de Ctn zich op basis van de ontvangen informatie een beeld kan vormen van de persoon die voor haar zit.

In specifieke situaties kan een toegevoegd notaris bij verandering van de aanwijzing in aanmerking komen voor een verkorte procedure bij de Ctn. De Ctn brengt in dat geval geen advies uit, maar handelt het verzoek van de toegevoegd notaris administratief met het ministerie af.

Vanaf het moment dat het dossier van een beoogd (toegevoegd) notaris compleet en akkoord is, moet de Ctn in beginsel haar advies binnen 3 maanden aan de minister uitbrengen. Binnen die 3 maanden vindt het persoonlijk gesprek met de Ctn plaats. De Ctn streeft ernaar om binnen 3 weken na het persoonlijk gesprek haar advies naar de minister te sturen. De kandidaat krijgt een kopie van dit advies. In totaal duurt het traject vanaf het indienen van het verzoek bij de KNB (Ctn) tot aan het ontvangen van het Ministerieel of Koninklijk Besluit circa 5 maanden.

De Ctn werkt nauw samen met de Commissie van deskundigen notariaat. Deze commissie toetst vóór de benoeming beoogd notarissen op hun ondernemingsplan. Beide commissies hebben een gezamenlijk doel: het bewaken van de kwaliteit van het notariaat. Ook met de KNB en het Bureau Financieel Toezicht onderhoudt de Ctn goed contact en overlegt zij waar nodig over gemeenschappelijke zaken.