Veelgestelde vragen vestiging

Bekijk hiervoor de brief van de staatssecretaris van J&V van 3 april 2000. Aanvullend beleid over overname van probleemprotocollen is gepubliceerd in de brief van de staatssecretaris van 11 juli 2013.

Ja. Ook een solitaire notaris mag een bijkantoor in zijn plaats van vestiging aanhouden, mits het voldoet aan kwaliteitseisen.

De notaris dient er voor te zorgen dat zijn kantoor alle gebruikelijke notariële diensten kan bieden. Niet vereist is dat op een bijkantoor sprake is van volledige ambtsbediening. Wel moet de dienstverlening op het bijkantoor aan kwaliteitseisen voldoen. Zo moet er voldoende deskundigheid zijn en de kwaliteit van de werkzaamheden gewaarborgd. Om dit te verduidelijken, volgen hier 2 voorbeelden uit de praktijk.

1. Onvoldoende notariële deskundigheid op bijkantoor
   Er is één tuchtrechtelijke uitspraak over deze kwestie. In deze zaak werd het bijkantoor geleid door de echtgenote van de notaris. Deze echtgenote was geen notaris of kandidaat-notaris, maar psychologe en mediator en zij had haar kandidaatsexamen rechten behaald. De notaris hield geen, althans onvoldoende, toezicht op de gevoerde praktijk in het bijkantoor. De kamer van toezicht verklaarde de klacht hierover gegrond.
2. Kwaliteit werkzaamheden wel voldoende gewaarborgd
   Naar aanleiding van een signaal van een andere notaris heeft het KNB-bestuur een solitaire notaris aangeschreven die een bijkantoor had geopend. De notaris nodigde de KNB uit te komen kijken welke voorzieningen hij had getroffen voor het door hem geopende bijkantoor. Een auditteam van twee KNB-auditoren heeft toen een intercollegiale toetsing uitgevoerd, zowel op het bijkantoor als de hoofdvestiging. Hun conclusie was dat de kwaliteit bij beide voldoende gewaarborgd is. Op beide kantoren is voortdurend een waarnemingsbevoegde kandidaat-notaris aanwezig, met ten minste twee medewerkers aan ondersteuning. Er is sprake van gestructureerd overleg binnen het gehele kantoor, in elk geval aan het begin en het einde van de dag, maar daarnaast regelmatig kantoorbreed en per sectie. Naar het oordeel van de auditoren worden op de nevenvestiging van het kantoor dezelfde diensten geboden als op het hoofdkantoor.

Vestigt u zich als notaris buiten het arrondissement van uw huidige vestigingsplaats? Dan bent u bevoegd het protocol over te brengen naar uw nieuwe plaats van vestiging (artikel 10 lid 6 Wna). Het protocol is gedefinieerd in artikel 1 Wna.

Het notarisambt geeft de notaris een exclusieve zorg en verantwoordelijkheid voor zijn protocol. Daar moeten hem in ieder geval de ‘overige notariële bescheiden’ ter beschikking staan. Volgens de toelichting op artikel 15 Wna zijn deze bescheiden onlosmakelijk aan het protocol verbonden. Overige bescheiden zijn de bescheiden ‘die wegens het gebruik met het protocol dienen te worden overgegeven, zoals bijvoorbeeld de kopieën van successiememories, de kladrepertoria, alsmede de notariële boekhouding.’ De financiële administratie hoort hier absoluut bij.
Voor zover deze administratie betrekking heeft op het protocol van de notaris, moet u deze dus kunnen ‘meenemen’ naar uw nieuwe plaats van vestiging. Wat nu als zo’n scheiding in de administratie niet te maken is? Dan ligt het voor de hand dat de vertrekkende en komende notaris beiden (een kopie van) de gehele administratie behouden. Dat is noodzakelijk om zorg en verantwoordelijkheid voor het protocol te dragen en het notarisambt goed uit te oefenen.

Uit de parlementaire geschiedenis van de Wna (Kamerstukken II, 1996/97, 23 706, nr. 12, pagina 21) blijkt dat ook de dossiers tot de ‘overige notariële bescheiden’ behoren. Daaruit trekt de KNB de conclusie dat de dossiers níet tot het protocol behoren. Verwezen kan worden naar het Handboek ‘De Notariswet’ van J.C.H. Melis, zoals bewerkt door B.C.M. Waaijer, zevende druk, pagina 278.
Het notarisambt geeft de notaris een exclusieve zorg en verantwoordelijkheid voor zijn protocol. Zonder de ‘overige notariële bescheiden’, zo meent de KNB, is het niet mogelijk zorg en verantwoordelijkheid voor uw protocol te dragen. Anders gezegd, zonder is het niet mogelijk het ambt goed uit te oefenen.

Nee, u hoeft niet opnieuw de eed af te leggen bij wijziging van plaats van vestiging.

Nee, dit is niet vereist.