Waarneming
In geval van (langdurige) afwezigheid van de notaris, kan een andere notaris, een toegevoegd notaris of kandidaat-notaris optreden als waarnemer, zodat de ambtsbediening doorgaat.
De waarneming is geregeld in artikel 28 en 29 van de Wna.
Lichte en zware waarneming
De Wna kent twee soorten waarneming: licht en zwaar. Bij lichte waarneming gaat het om kortdurende vervanging bij ziekte of vakantie. Zware waarneming duurt langer, bijvoorbeeld in geval van schorsing, ontzetting of defungeren. Voor een zware waarneming gelden dan ook andere eisen dan voor een lichte. Het verschil uit zich verder in de aansprakelijkheid en de overdracht van het protocol.
Vast of tijdelijk
De kamer voor het notariaat kan een kandidaat-notaris of (toegevoegd) notaris benoemen tot vaste waarnemer van een notaris. Deze vaste waarneming houdt een permanente beschikbaarheid in om voor de betrokken notaris waar te nemen. Wilt u daadwerkelijk gaan waarnemen? Dan moet er via het portaal een melding aan de kamer worden gedaan. Een tijdelijke waarnemer is niet permanent bevoegd en moet voor iedere waarneming apart door de kamer worden benoemd. Deze benoeming moet plaatsvinden vóór de waarneming.
Leeftijdsgrens
Voor waarneming geldt een harde leeftijdsgrens. Artikel 29 lid 1 Wna laatste volzin bepaalt namelijk dat het notarisambt slechts kan worden waargenomen door degene die de 70-jarige leeftijd nog niet heeft bereikt.
Aandachtspunten kandidaat-notaris
Voor lichte waarneming is vereist dat u:
- een stage van ten minste drie jaar heeft afgerond;
- de beroepsopleiding met goed gevolg heeft afgelegd;
- tijdens het laatste jaar voorafgaand aan het verzoek tot waarneming gemiddeld ten minste 21 uur per week in het notariaat werkzaam bent geweest;
- in het bezit bent van een verklaring van goed gedrag.
Voor zware waarneming is in afwijking van het bovenstaande een stage van zes jaar vereist. Daarnaast moet u tijdens de laatste twee jaren voorafgaand aan het verzoek tot waarneming per jaar gemiddeld ten minste 21 uur per week in het notariaat werkzaam zijn geweest.
Eerste keer waarnemen
Gaat u voor de eerste keer waarnemen? Dan moet u de benoemingsprocedure doorlopen. U moet worden beëdigd door de rechtbank. Dit zal de rechtbank zijn waar de kamer voor het notariaat is gevestigd. Zowel voor als na de beëdiging moet u een aantal stappen ondernemen. Kijk hiervoor bij de veelgestelde vragen.
U bent bevoegd om waar te nemen met ingang van de dag na de eedsaflegging of, indien in het benoemingsbesluit een latere datum is vermeld, met ingang van die dag. Een waarnemend kandidaat-notaris heeft dezelfde rechten, bevoegdheden en verplichtingen als een notaris.
Aandachtspunten notaris
Zelf waarnemen
Voor lichte waarneming is vereist dat u tijdens het laatste jaar voorafgaand aan het verzoek tot waarneming gemiddeld ten minste 21 uur per week in het notariaat werkzaam zijn geweest. Voor zware waarneming moet u tijdens de laatste twee jaren voorafgaand aan het verzoek tot waarneming per jaar gemiddeld ten minste 21 uur per week in het notariaat werkzaam zijn geweest.
Moet u waarnemen voor een notaris die is gedefungeerd vanwege financiële problemen? Neem dan de notitie Aandachtspunten bij zware waarneming (pdf, 42 kB) nauwkeurig door.
Waarneming voor uzelf
De aanvraag tot benoeming van een vaste waarnemer en het melden van een lichte waarneming loopt via het portaal Mijn KNB (voor deze link moet u inloggen).
Als er geen vaste waarnemer beschikbaar is, dan kan de kamer een tijdelijke (incidentele) waarnemer benoemen. Deze benoeming moet plaatsvinden vóór de waarneming. De goedkeuring van de aanvraag voor een tijdelijke waarneming kan enige tijd duren: houd rekening met zeven werkdagen. Dien een aanvraag voor een tijdelijke lichte waarneming dus op tijd in. Aanvragen die te laat, of soms zelfs achteraf zijn ingediend, worden niet met terugwerkende kracht goedgekeurd. De kamers voor het notariaat voeren een strikt handhavingsbeleid.
Om te voorkomen dat u niet kan worden waargenomen als u ziek of anderszins onvoorzien tijdelijk afwezig bent, is het dringende advies om voldoende vaste waarnemers aan te stellen (met goedkeuring van de kamer). Voor een vaste waarnemer kan een melding eventueel nog achteraf worden gedaan.