Waarneming - Kandidaat-notaris

1. U stuurt een digitale kopie van het certificaat van de beroepsopleiding (graag in pdf-formaat) naar ledenadministratie@knb.nl.
2. U vraagt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan bij de gemeente en stuurt een digitale kopie van de VOG (graag in pdf-formaat) naar ledenadministratie@knb.nl. De VOG mag niet ouder zijn dan een half jaar. U bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van het origineel. De KNB kan u verzoeken het origineel te tonen. Informatie over de VOG en het aanvraagformulier is te vinden op de website van screeningsautoriteit Justis van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Let op: uw werkgever wordt aangemerkt als degene die de VOG van u nodig heeft.
3. De notaris doet via Mijn KNB (voor deze link moet u inloggen)de aanvraag voor uw benoeming tot vaste waarnemer. U moet hier zelf ook via Mijn KNB mee instemmen. Vervolgens maakt de notaris de aanvraag definitief. De status is dan ‘aangevraagd’.

De aanvraag voor uw benoeming tot vaste waarnemer komt via Mijn KNB binnen bij de betreffende kamer voor het notariaat. Een medewerker van de kamer controleert op uw ervaringsoverzicht of u voldoet aan alle vereisten om te mogen waarnemen (zoals hierboven beschreven). De kamer neemt hierna contact met u op om een afspraak te maken voor uw beëdiging bij de rechtbank. Uiteraard kunt u zelf ook contact opnemen om te vragen wanneer u kunt worden beëdigd.

De beëdiging van een kandidaat-notaris die voor de eerste maal tot waarnemer wordt benoemd, moet plaatsvinden voor de rechtbank in het arrondissement waarin de kamer voor het notariaat is gevestigd en waaronder de te vervangen notaris ressorteert. Dit zijn de volgende plaatsen: Amsterdam, Arnhem, Den Haag of ’s-Hertogenbosch.

Direct na de beëdiging moet u uw handtekening deponeren bij de rechtbank. U stuurt een kopie van het proces-verbaal van beëdiging per e-mail naar de ledenadministratie van de KNB (ledenadministratie@knb.nl). Vervolgens deponeert u uw handtekening en paraaf bij de KNB. De handtekening en paraaf kunnen ook al worden ingediend bij de inzending van de VOG en de kopie van het certificaat van de beroepsopleiding. Zodra de medewerker van de kamer voor het notariaat ziet dat de KNB de datum van beëdiging heeft ingevuld op uw ervaringsoverzicht, keurt hij via het systeem de benoeming tot vaste waarnemer goed.

Voor het deponeren van uw handtekening en paraaf bij de KNB volgt u de onderstaande procedure:

• Gebruik de door de KNB opgestelde tekst voor een depotverklaring . Print de depotverklaring op vignetpapier in verband met de vereisten van de bewaarplicht van de KNB.
• Teken met ‘goedgekeurde’ pennen: pennen die ook worden gebruikt voor het tekenen van de akten.
• Laat uw handtekening legaliseren, bijvoorbeeld door een (waarnemingsbevoegde) kantoorgenoot.
• Stuur de depotverklaring zo snel mogelijk na het afleggen van de eed naar: KNB Register Notariaat, Postbus 16020, 2500 BA Den Haag.

Alle notarissen en de waarnemingsbevoegde kandidaat-notarissen zijn ervoor verantwoordelijk dat hun handtekening en paraaf worden gedeponeerd bij de KNB. Kandidaat-notarissen die in verband met de eerste waarneming zijn beëdigd, deponeren meteen na de eedsaflegging hun handtekening en paraaf bij de griffie van de rechtbank waar zij de eed hebben afgelegd. Daarnaast moeten de handtekening en paraaf bij de KNB worden gedeponeerd ten behoeve van het Register Notariaat. Een gewaarmerkt afschrift van de al bij de rechtbank gedeponeerde handtekening en paraaf volstaat niet.

Om te kunnen waarnemen voor de nieuwe werkgever, moet een kandidaat-notaris voldoen aan de 21-uurs eis (artikel 29 Wna). Of u aan de eis voldoet, kunt u op de volgende manier berekenen:

Voor de lichte waarneming
Vanaf het moment dat u weer wilt waarnemen, telt u één jaar terug. In dat jaar moet u gemiddeld minimaal 21 uur per week hebben gewerkt als kandidaat-notaris. Dit komt neer op minimaal 1095 uren (namelijk 21 uur maal 52,14 weken). Op uw loopbaanoverzicht in Mijn KNB verschijnt een melding wanneer u benoembaar bent tot lichte waarnemer.

Voor de zware waarneming
Vanaf het moment dat u wilt gaan waarnemen, telt u twee jaar terug. In beide jaren moet u gemiddeld minimaal 21 uur per week hebben gewerkt als kandidaat-notaris. Dit komt neer op minimaal 1095 uren (namelijk 21 uur maal 52,14 weken) per jaar. Op uw loopbaanoverzicht in Mijn KNB verschijnt een melding wanneer u benoembaar bent tot zware waarnemer.

NB: het kan zijn dat een kandidaat-notaris niet aan het 21-uurs criterium voldeed, maar toch mocht waarnemen voor zijn oude werkgever. Wanneer hij van werkgever wisselt, voldoet de kandidaat-notaris niet aan het 21-uurs criterium en kan hij (nog) niet waarnemen.

Een kandidaat-notaris die al vaste waarnemer is en later minder dan 21 uur per week gaat werken, verliest zijn waarnemingsbevoegdheid niet. Hij kan dan alleen niet meer worden benoemd tot waarnemer van een andere notaris, maar kan nog wel waarnemen voor de notaris voor wie hij tot vaste waarnemer was benoemd. Houd hier dus rekening mee wanneer u minder gaat werken.

Bij waarneming voor een dagdeel moeten zowel de notaris als de waarnemer bij het verrichten van ambtshandelingen zorgen dat duidelijk is wie, wat, wanneer heeft gedaan. Het moet immers duidelijk zijn of de ambtshandeling bevoegd heeft plaatsgevonden. In akten moet dus steeds het tijdstip van verlijden worden opgenomen. Aanknopingspunt hiervoor is artikel 40 lid 3 van de Wna.

Nee. De kandidaat-notaris of notaris moet in dit geval apart worden benoemd tot vaste waarnemer van degene die het protocol waarneemt. Dit is ook zo als een notaris defungeert en wordt opgevolgd door een andere notaris. Ook dan moet de kandidaat-notaris of notaris worden benoemd tot vaste waarnemer van de nieuwe notaris.

Het kan zijn dat u nog niet alle stappen hebt doorlopen. Het aanvraagproces voor een vaste waarnemer bestaat uit de volgende stappen:

1. het besluit tot het aanvragen van een vaste waarnemer;
2. het voorbereiden van de aanvraag;
3. het instemmen met de aanvraag door de beoogd vaste waarnemer;
4. het accorderen van de aanvraag door de protocolhouder, de notaris.

In de praktijk wordt de laatste stap soms vergeten, waardoor de kamer de aanvraag niet kan goedkeuren. Vergeet dus niet te accorderen!