Waarneming - Notaris

Bij lichte waarneming kan op verzoek van de notaris een vaste waarnemer optreden die door de voorzitter van de kamer voor het notariaat wordt benoemd. Artikel 29 lid 9 Wna bepaalt dat dan de notaris en de vaste, niet-ambtshalve benoemde waarnemer ‘ieder voor de door de laatste als zodanig verrichte werkzaamheden of gepleegde verzuimen jegens derden voor het geheel aansprakelijk’ zijn.

Bij zware waarneming treedt een ambtshalve benoemde notaris of kandidaat-notaris op als waarnemer. Dan is artikel 29 lid 9 Wna niet van toepassing. Dat betekent dat uitsluitend de ambtshalve benoemde waarnemer jegens derden aansprakelijk is voor de door hem als waarnemer verrichte werkzaamheden of gepleegde verzuimen. De aansprakelijkheid van de waarnemer moet worden gedekt door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de waargenomen notaris.

Als er geen vaste waarnemer beschikbaar is, dan kan de kamer een tijdelijke (incidentele) waarnemer benoemen. Deze benoeming moet plaatsvinden vóór de waarneming.

Akten die gepasseerd zijn door waarnemers zonder goedkeuring van de kamer, zijn nietig.

Lichte waarneming is in beginsel zodanig tijdelijk dat het protocol en de andere bescheiden niet formeel hoeven te worden overgedragen en overgenomen. Dat kan anders zijn bij een zware waarneming als bedoeld onder c, d en e van artikel 28 Wna. Bij schorsing (onder c) bestaat de mogelijkheid om de waarnemer van de overnameverplichting te ontheffen.

Onder protocol wordt verstaan: de minuten, notariële verklaringen, registers, afschriften, repertoria en kaartsystemen die onder de notaris berusten (artikel 1 Wna). Onder de overige notariële bescheiden vallen volgens de memorie van toelichting: kopieën van successiememories, kladrepertoria en notariële boekhouding. De overname van het protocol en de overige notariële bescheiden is in feite overname van de gehele notarispraktijk, aldus de memorie van toelichting. De regeling van de overdracht van het protocol en de overige bescheiden en de gevolgen daarvan is te vinden in de Verordening overdracht protocol.

In de praktijk wordt bij opvolging op grond van artikel 15 Wna het protocol toegewezen in het benoemings-Koninklijk Besluit. Daarna kan de formele overdracht plaatsvinden. Is er geen opvolgend notaris? Dan wordt het protocol overgedragen wanneer op grond van artikel 15 Wna het protocol een andere notaris wordt toegewezen.

Normaal gesproken gaat het dan om (tijdelijke) waarneming voor rekening en risico van de notaris. Waarneming voor rekening en risico van de notaris kan bij uitzondering ook direct, of op een later tijdstip, voor rekening en risico van de waarnemer zijn. De gedefungeerde notaris is namelijk ‘technisch’ failliet.

Meer weten? Lees dan de notitie Aandachtspunten bij zware waarneming  die de KNB heeft opgesteld over zware waarneming bij ernstige financiële problemen na het defungeren van een notaris. Ook in andere situaties van zware waarneming – zoals bij (langdurige) ziekte of overlijden van de notaris – kunnen deze aandachtspunten van belang zijn.

Artikel 29 lid 4 Wna bepaalt dat de periode van waarneming beperkt is. Dit moet voorkomen dat een notaris zijn ambt te lang laat waarnemen door iemand anders. Volledige waarneming mag één jaar duren. Bij waarneming in deeltijd moet de notaris minimaal het bij algemene maatregel van bestuur te bepalen aantal uren per week zijn ambt zelf uitoefenen. Dit is minimaal achttien uur per week (artikel 7 van het Besluit op het notarisambt). De kamer voor het notariaat kan in bijzondere gevallen ontheffing verlenen.

In artikel 29 lid 8 Wna staat dat de notaris terstond de waarneming van zijn functie aan de financiële instelling meldt. In de praktijk gebeurt dat niet altijd. In een associatie is dat ook geen probleem: een van de andere notarissen zal de boekingen voor zijn rekening nemen. Meestal zal ook een volmacht zijn verleend aan een van de personen werkzaam onder verantwoordelijkheid van de notaris (zie artikel 25 lid 2 Wna). Kortom: heeft u geen volmacht afgegeven en is er geen andere notaris is die de gelden kan uitboeken? Dan moet u een melding doen aan de bank voordat de waarnemer kan uitbetalen.