Beleidsregel nevenbetrekkingen

Beleidsregel, vastgesteld door het bestuur op 13 april 2022

Artikel 2 van de Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 luidt als volgt: De notaris gedraagt zich in de uitoefening van zijn beroep en daarbuiten zodanig dat het vertrouwen in het notariaat en in zijn eigen beroepsuitoefening niet wordt geschaad. De toelichting op artikel 2 luidt: Deze bepaling geeft één van de kernelementen van het notariaat weer, een algemene richtlijn voor het gedrag van iedere notaris, toegevoegd notaris en kandidaat-notaris bij zijn beroepsuitoefening en in privé. Het notariaat kan als beroepsgroep alleen functioneren als de notaris eer en aanzien geniet, dat wil zeggen, als het publiek vertrouwen heeft in zijn onafhankelijkheid, onpartijdigheid en integriteit. Op verschillende plaatsen in de Wet op het notarisambt wordt het belang van de eer en aanzien van het notariaat geformuleerd. Bijvoorbeeld in artikel 8 Wna, op grond waarvan een benoeming tot notaris kan worden geweigerd als vrees bestaat dat de betrokkene de eer en het aanzien van het notarisambt zal schaden en in artikel 96 Wna, dat het toezicht regelt op onder meer de eer en het aanzien van het notarisambt. Artikel 11 Wna geeft een regeling over nevenbetrekkingen. Geregeld is dat de kamer voor het notariaat de uitoefening van een nevenbetrekking door een notaris ongewenst kan verklaren, indien hierdoor zijn onpartijdigheid of onafhankelijkheid wordt of kan worden beïnvloed dan wel de eer of het aanzien van het ambt wordt of kan worden geschaad. Artikel 61 Wna bepaalt dat het mede tot de taken van de KNB behoort om te zorgen voor de eer en het aanzien van het ambt.

In deze Beleidsregel nevenbetrekkingen geeft het bestuur van de KNB een interpretatie van en nadere toelichting op de regelgeving over nevenbetrekkingen.

1. Voordat de notaris bij een rechtspersoon of personenvennootschap een nevenbetrekking aanvaardt, onderzoekt hij, voor zover dat redelijkerwijs van hem kan worden verwacht, of er een stelsel van administratieve organisatie en interne controle is, dat passend is voor de omvang en financiële huishouding van die nevenbetrekking.
2. Indien de notaris meent dat voldaan wordt aan het genoemde in lid 1 van deze beleidsregel en hij die nevenbetrekking heeft aanvaard, is hij zich tijdens de uitoefening van die nevenbetrekking bewust van het belang van de naleving de procedures binnen dat stelsel Zodra de notaris redelijkerwijs niet of onvoldoende de overtuiging heeft van de naleving van het stelsel van administratieve organisatie en interne controle binnen de organisatie, zet hij zich onverwijld in voor de naleving van passende maatregelen. Zo nodig beëindigt hij zijn nevenbetrekking.
3. In geval van een nevenbetrekking die een notaris niet binnen een organisatie uitoefent, waarin hij mede het beheer en de beschikking verkrijgt over gelden van een ander, geldt dat alle financiële rechten en verplichtingen die uit dat beheer voortvloeien volledig, juist en tijdig worden vastgelegd en in de kantooradministratie worden verantwoord.
4. Deze Beleidsregel is van overeenkomstige toepassing op de toegevoegd notaris en de kandidaat-notaris.

Toelichting

“De wet maakt bij de meldingsplicht geen onderscheid tussen nevenbetrekkingen die meer in de persoonlijke sfeer liggen en de nevenbetrekkingen die meer in de zakelijke sfeer liggen. Iedere nevenbetrekking moet eerst gemeld worden.” (Kamerstukken 1995-1996, 23 706, nr. 6, p.37). Dit houdt onder meer in dat een notaris die als enig aandeelhouder de functie van enig bestuurder van zijn persoonlijke houdstermaatschappij wil aannemen, deze functie moet melden. Zo wordt zorg gedragen voor een maximale transparantie die van de notaris ook verwacht mag worden.

Deze beleidsregel beoogt handvatten te bieden voor situaties waarin de notaris bij het vervullen van nevenbetrekking met gelden in aanraking komt dan wel zelf het beheer – bijvoorbeeld als penningmeester – over gelden krijgt. Daarbij is het vooral van belang om te kijken naar het stelsel van administratieve organisatie en interne controle. Uitgangspunt hierbij is dat de notaris in beginsel geen nevenbetrekking aanvaardt bij derden indien hij binnen die organisatie als enige persoon een functie vervult. Onder het vorenstaande wordt dus uitdrukkelijk niet bedoeld de situatie dat een notaris als enig aandeelhouder de functie van enig bestuurder van zijn persoonlijke houdstermaatschappij (waarbinnen hij zijn notarispraktijk uitoefent) vervult.

Bij de vraag of een organisatie een stelsel kent van administratieve organisatie en interne controle dat passend is voor de omvang van die organisatie, behoeven bijzondere aandacht de procedures die ten doel hebben te waarborgen dat financiële middelen waarover de organisatie beschikt of zal beschikken, daadwerkelijk worden aangewend in overeenstemming met het doel van de organisatie. De rol die het notariaat vervult binnen het maatschappelijk leven moet een notaris kunnen blijven invullen. Het bestuurslidmaatschap in een lokale sportclub of serviceclub behoort zonder meer tot de mogelijkheden. Daar waar sprake is van het beheer van gelden zal, zoals in de rol van penningmeester, zal de notaris dat enkel kunnen doen als er sprake is van een goede interne controle. Bij kleinere verenigingen kan gedacht worden aan een kascommissie of een soortgelijk middel.

Naar mate de omvang van het financiële beheer van de organisatie groter is dan die van de reguliere lokale verenigingen, dienen de geldende procedures te voorzien in meer waarborgen. Daarbij dient binnen de administratieve organisatie en bij de interne controle aandacht te zijn voor functiescheiding. Geregeld dient dan te zijn dat voor uitbetalingen het akkoord van meer dan één persoon vereist is. Een nevenbetrekking bij een organisatie die hier niet aan voldoet, is ongewenst.

Met betrekking tot het bepaalde in tweede lid geldt dat de notaris, voor zover dat redelijkerwijs van hem kan worden verwacht, zich inzet voor en zo mogelijk toeziet op de naleving van die procedures.

Bij de in lid 3 genoemde nevenbetrekkingen kan het zowel gaan om nevenbetrekkingen waarvoor een rechterlijke benoeming noodzakelijk is of plaatsvindt, als om nevenbetrekkingen die ook zonder bemoeienis van de rechter kunnen worden aanvaard. Een voorbeeld van een nevenbetrekking waaraan een rechterlijke benoeming ten grondslag ligt, is de benoeming tot meerderjarigenbewindvoerder. Als nevenbetrekkingen waaraan geen rechterlijke benoeming ten grondslag ligt, kunnen gelden die van gevolmachtigde of testamentair bewindvoerder. Indien de notaris een in lid 3 bedoelde nevenbetrekking wil aanvaarden samen met een ander, verlangt de betrokkenheid van de notaris ook zorgvuldigheid met betrekking tot die ander(en). Die zorgvuldigheid is wenselijk, in het bijzonder maar niet uitsluitend, op het gebied van het financiële beheer in de gevallen waarin deze ander zelfstandig over gelden kan beschikken.

Voor veel van de functies zoals bedoeld in lid 3, zal in de meeste gevallen voorzien zijn in regels die de goede uitoefening van die functies beogen, bijvoorbeeld door verplichtingen achteraf rekening en verantwoording af te leggen. Voor zover die regels repressief van aard zijn, doen die niet af aan de wenselijkheid van de preventieve procedures die blijk geven van een stelsel van administratieve organisatie en interne controle dat passend is.

Het in lid 3 bepaalde geldt ongeacht of de notaris die nevenbetrekking alleen of tezamen met een ander uitoefent.

Naar mate nevenbetrekkingen meer zien op de besloten familie- of persoonlijke sfeer van de notaris zal de eer en het aanzien van het notarisambt minder in het geding kunnen zijn. Bij nevenbetrekkingen in de familiesfeer kan gedacht kan worden aan een rol binnen een familiebedrijf of een door familie opgerichte (goede doelen) stichting. Bij de persoonlijke sfeer moet gedacht worden aan rollen binnen een vereniging van eigenaren van het complex waar de notaris woonachtig is of een rol in een medezeggenschapsraad op de school van één van de kinderen van de notaris. Uiteraard geldt ook hier dat  een juiste uitoefening van de functie, zonder conflicterende  belangen en met de nodige zorgvuldigheid van belang is.

Een rol als gemachtigde in een levenstestament of als executeur bij directe familie is een uitzondering op de regel en hoeft niet als nevenbetrekking gemeld te worden. Indien deze rol wordt uitgeoefend als notaris is evemin sprake van een nevenbetrekking, desondanks dient deze wel te worden verantwoord in de kantooradministratie.

(Toelichting van 13 april 2022)