Notaris hoeft aandeelhoudersbesluit slechts marginaal te toetsen en heeft geen informatieplicht naar ontslagen directeur

K is enig aandeelhouder en bestuurder van BV X. In juni 2010 is BV X een managementovereenkomst aangegaan met BV Y waarbij BV X K ter beschikking stelt van BV Y als statutair directeur. Notaris N heeft deze overeenkomst opgesteld. Klagers (K en BV X) zijn tevens een overeenkomst aangegaan met aandeelhouders van BV Y , waarin K een optie op 10 procent van de aandelen van BV Y verkrijgt onder de voorwaarde dat hij op het moment van het uitoefenen van de optie de functie van statutair directeur van BV Y vervult.
Bestuurders van BV Y zijn: de heer A (algemeen directeur/zelfstandig en alleen bevoegd) en de broers, de heren B en C (beiden gezamenlijk bevoegd met andere bestuurders). BV Y heeft twee aandeelhouders, de heer A en een (Turkse) vennootschap, waaraan de broers zijn verbonden.
A verzoekt per e-mail in januari 2011 aan N onder meer:
‘Because I copy [de heer B], in I write you this mail in English. Wednesday we have had our shareholders meeting of [BV Y] in [land] .(…) In this perspective I would like to ask you: (…)
3. We will skip [de heer K] as management at the chamber of commerce. I will be the statutory manager of [BV Y] new (…) Can you organize this for us and provide us with an estimation of the related costs?(…)’
N tekent een wijzigingsformulier inhoudende dat K als algemeen directeur is uitgetreden en A per diezelfde datum als algemeen directeur in die functie is getreden en stuurt dit naar de Kamer van Koophandel.
In juni 2011 vraagt de advocaat van K aan N om kopieën van de stukken op basis waarvan bedoelde uitschrijving heeft plaatsgevonden. N vraagt deze op, maar krijgt het verzoek dat K zich moet wenden tot de advocaat van BV Y. In juli 2013 stelt de advocaat van K N aansprakelijk voor de door K geleden schade. N reageert:
‘In uw brief verwijst u naar “gefingeerde en niet op de waarheid berustende ‘notulen’”. Ik wil u erop wijzen dat indien de stemmen langs elektronische weg zijn uitgebracht (zie artikel 19 lid 1 van de statuten juncto 2:238 BW), er geen notulen nodig zijn. (…) Volgens mijn gegevens hebben de aandeelhouders destijds een besluit als bedoeld in artikel 19 genomen. Ik heb geen kennis van door u genoemde “gefingeerde en niet op de waarheid berustende” notulen.’

De klacht

N had meer onderzoek moeten doen naar de rechtsgeldigheid van het vermeende ontslagbesluit en bij K moeten verifiëren of hij had ingestemd met zijn uitschrijving, dan wel dat hij daarover was geconsulteerd. Door de uitschrijving kan K niet langer zijn optierecht uitoefenen. N had K moeten voorlichten over de rechtsgevolgen van het ontslag en de uitschrijving uit het handelsregister en over de mogelijkheid om de geldigheid van het ontslagbesluit aan te tasten.

Het verweer

N geeft bij de kamer aan dat hem na marginale toetsing (onder andere uit correspondentie) voldoende is gebleken dat de beide aandeelhouders instemden met het ontslag van K. N wenste – gelet op zijn geheimhoudingsplicht – deze correspondentie niet in het geding te brengen. Ook na een verzoek van de kamer daartoe heeft N geweigerd tot overlegging van deze correspondentie. N heeft in hoger beroep een gedeelte van de in zijn bezit zijnde correspondentie voorgelezen en enkel aan het hof overgelegd. Zijn standpunt is dat zijn geheimhoudingsplicht eraan in de weg staat dat hij de verzochte informatie ook aan de wederpartij verstrekt.

Het oordeel

De e-mail van januari 2011 kan worden beschouwd als een bericht van of namens de aandeelhouders, waaraan een besluit van de aandeelhouders ten grondslag lag. N mocht hier dan ook van uitgaan en hoefde geen nader onderzoek te doen, dan wel bij K te verifiëren of hij had ingestemd met zijn uitschrijving. Ook hoefde N K niet te informeren, ook niet over de gevolgen van het ontslag, dan wel om K te wijzen op de mogelijkheid om de geldigheid van het ontslagbesluit aan te tasten.

Het hof verklaart de klacht ongegrond.

Opmerking

De bestuurder hoeft alleen gehoord te worden tijdens de vergadering van aandeelhouders. De notaris hoeft niet te checken of dat gebeurd is en hoeft de bestuurder ook niet te informeren over zijn ontslag, laat staan over de rechtsgevolgen.
De notaris staat natuurlijk wel in voor de echtheid van de handtekening van de nieuwe bestuurder.