Protocol-waarnemers hebben geen verantwoordelijkheid voor de onderneming. Niet-ontvankelijk c.q

In de continuing story van notaris N, die is ontzet uit het ambt wegens het verlies van de greep op zijn functioneren en het zicht op de werkelijkheid, richt N nu zijn pijlen op de waarnemers van zijn kantoor. De eerste waarnemer X (benoemd begin maart 2013) constateert al snel een tekort op de derdenrekening van meer dan een miljoen en dient met een steunvordering van een cliënt bij de rechtbank een verzoek tot faillietverklaring van N in. X licht de cliënten van het kantoor in over de ontstane situatie. Y treedt vervolgens op als lichte waarnemer van X (en later als vacature-waarnemer) en Y dient ook eenzelfde verzoek in. Op 1 mei 2013 wordt N op zijn verzoek ontheven uit zijn ambt. Het protocol wordt eind juni 2013 overgenomen door Z. De waarnemingen geschieden voor rekening en risico van N, tegen tarieven van respectievelijk 218 en 150 euro exclusief btw.

De klacht

1. X en Y hebben het kantoor niet op adequate wijze waargenomen. Zij zouden doelgericht hebben afgestevend op liquidatie van de praktijk. Er werden geen nieuwe dossiers aangemaakt, geen inkomsten gegenereerd en geen commerciële activiteiten ontwikkeld, de focus lag op het zoeken naar malversaties in oude dossiers. Cliënten werden onvoldoende te woord gestaan, dossiers niet afgerond en de akten bevatten fouten. Ook werd N onheus bejegend door hem te beschuldigen van criminele activiteiten, terwijl hij daarvan juist slachtoffer was.
2. X en Y hebben excessief hoge declaraties ingediend en ten onrechte de kosten voor de faillissementsaanvraag aan hem in rekening gebracht.
3. X en Y hebben geweigerd rekening en verantwoording af te leggen aan N voor hun werkzaamheden tijdens de waarneming.
4. X en Y hebben N onnodig beschadigd door de wijze waarop zij met cliënten en pers communiceerden.
5. X en Y persisteerden in hun faillissementsaanvraag en frustreerden daarmee de financieringsmogelijkheden van N.
6. X en Y werkten niet mee aan de overdracht van gegevens van de derdengeldenrekening aan Z.

Het oordeel

1. De kamer behandelt de klachtonderdelen met enige terughoudendheid aangezien X en Y slechts waarnemers van het protocol waren en niet van de notarispraktijk. Verder zijn X en Y in een zeer moeilijke positie terechtgekomen waarbij X het grote tekort ontdekte ondanks de gebrekkige administratie en tegenwerking van N. Een complicerende factor was ook dat N de enige jurist was met weinig ondersteuning en dat X en Y van N afhankelijk waren voor alle benodigde gegevens en informatie. De waarnemers waren niet verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, slechts voor de noodzakelijke ambtswerkzaamheden. De klacht over de fouten is onvoldoende onderbouwd en het ligt op de weg van cliënten om daarover te klagen. Het onheuse optreden jegens N is gemotiveerd betwist en tuchtrechtelijk niet verwijtbaar. De oude dossiers werden slechts ingekeken in opdracht van Bureau Financieel Toezicht (BFT).
2. De tuchtrechter kan alleen oordelen over declaraties als deze excessief zijn. Gezien het feit dat de declaraties overeenkomstig de door de voorzitter van de kamer bepaalde tarieven zijn opgesteld, de moeilijke situatie van het kantoor, en het feit dat de curator de declaraties niet betwist, oordeelt de kamer dat deze niet excessief zijn.
3. N is hierin niet ontvankelijk, de rekening en verantwoording moet aan de curator worden afgelegd.
4. De waarnemers hebben geen informatie verstrekt die zij niet mochten verstrekken en zich aan de instructies van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) gehouden.
5. De waarnemers stellen dat het doel van de faillissementsaanvraag was de bescherming van de belangen van de gedupeerden door het voorkomen van vermogensonttrekkingen. Zij zijn zorgvuldig te werk gegaan en hebben N zo veel mogelijk gelegenheid gegeven het bewaringstekort alsnog aan te vullen.
6. N is hier geen belanghebbende. De kamer acht de klachtonderdelen 3 en 6 niet-ontvankelijk en de overige ongegrond.

De notariskamer verklaart de klachten niet-ontvankelijk dan wel ongegrond.

Opmerking

Deze uitspraak bevestigt dat de verantwoordelijkheid van een waarnemer niet verder gaat dan de strikt ambtelijke kant; de waarnemer heeft geen verantwoordelijkheid voor de onderneming, ook niet voor het personeel. De waarnemer hoeft slechts de zaken te behandelen die er zijn. Dit hoeft niet op het kantoor zelf, de waarnemer mag de waarneming ook elders uitoefenen (als de waarnemer bijvoorbeeld wordt belemmerd door de notaris).