Collegiale dienst: altijd kritisch blijven

Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) stelt in mei 2014 een onderzoek in op het kantoor van oud-notaris X naar akten die zijn gepasseerd ten behoeve van X en aan hem gelieerde vennootschappen. Het betreft diverse statutenwijzigingen, oprichtingen en een schenking van aandelen aan een door hem opgerichte stichting gevestigd te Suriname, waarbij onder meer de bv waarin de notarispraktijk wordt uitgeoefend, wordt omgezet in een nv met vestigingsplaats Paramaribo en wijziging van het maatschappelijk kapitaal in Surinaamse dollars, en waarin X wordt benoemd tot ‘internationaal notaris’. X BV is in augustus 2013 failliet verklaard. Aan X is per oktober 2013 ontslag verleend uit het ambt van notaris en in april 2014 is X uit zijn ambt ontzet. (Besproken in Notarieel Magazine, maart 2014 onder de titel ‘Web van vennootschappen helpt onbemiddelde notaris niet.’)
X heeft voormelde akten in concept opgesteld. Kandidaat-notaris KN heeft de voorbereidende werkzaamheden verricht en de concept-akten passeerklaar gemaakt. Vier van de vijf akten zijn vervolgens gepasseerd door notaris N, één door KN.

De klacht

Het BFT verwijt N dat hij niet heeft voldaan aan de onderzoeksplicht en de weigeringsplichten en dat het kantoor van N niet voldoet aan de eisen van een goede praktijkuitoefening.
Het BFT verwijt KN dat hij niet heeft voldaan aan de onderzoeksplicht en de zorgplicht ten aanzien van derden.

Het verweer

De werkzaamheden hadden een bijzonder collegiaal karakter en zijn gratis verricht. N, KN en X hadden een jarenlange vertrouwensrelatie met elkaar. X was een bij uitstek deskundig geachte partij, omdat hij veel kennis van het (internationale) ondernemingsrecht had.
X heeft meerdere malen bevestigd dat alle formaliteiten in orde zouden komen en dat hij N en KN van de informatie/stukken zou voorzien. Bovendien heeft X bevestigd dat hij overleg had gepleegd met de KNB en een (fiscaal) adviseur.
N en KN waren destijds niet op de hoogte van de tuchtrechtelijke en financiële problemen van X. Zij hebben dit nadien in de media moeten vernemen.
Op notarissen rust in beginsel een ministerieplicht.

Het oordeel

N en KN hadden nader moeten onderzoeken in welke onderneming de notarispraktijk van X voortaan zou worden uitgeoefend. Als het de bedoeling van X was om de notarispraktijk vanuit deze Surinaamse nv uit te oefenen, dan zou dat leiden tot strijd met het recht (artikel 12 lid 1 en 13 Wet op het notarisambt (Wna)) en had N dienst moeten weigeren. Voorts beschikten N en KN bij het passeren niet over de benodigde stukken, zoals aandeelhoudersregisters, uittreksels uit het handelsregister, een originele volmacht en een toestemmingsverklaring ex artikel 1:88 Burgerlijk Wetboek. N en KN hebben zich veel te weinig verdiept in de redenen voor de beoogde statutenwijzigingen, de samenhang tussen de verschillende opeenvolgende akten en de gevolgen van de akten voor derden, en hebben daarmee niet voldaan aan hun onderzoeksplicht en zorgplicht. N en KN mochten in beginsel afgaan op de mededelingen van X, maar gezien het ontbreken van stukken en onderbouwingen en de bijzondere constructie, hadden zij zich moeten afvragen of deze mededelingen juist of onjuist zouden zijn, dan wel of deze een ander doel beogen dan uit die mededelingen zelf blijkt.

De notariskamer legt de maatregel berisping aan N op en een waarschuwing aan KN.

Opmerking

De notaris en kandidaat-notaris hebben zich veel te veel verlaten op de uitlatingen van X, die als een kat in het nauw rare sprongen maakte. Essentieel is dat de notaris zich vergewist van het werkelijk beoogde doel en of de voorgestelde route dan de beste is om dat doel te bereiken.