Ontbrekende handtekeningen, akten later ‘bijtekenen’ en een verboden bijkantoor: ontzetting uit het ambt
Klager Bureau Financieel Toezicht (BFT) heeft onderzoek gedaan bij notaris N en een onderzoeksrapportage opgemaakt. Uit deze rapportage blijkt dat op meerdere akten die zijn gepasseerd in de periode van januari tot half april 2015 een handtekening ontbreekt, eenmaal van N, en zevenmaal van de gemachtigde van een bank. Een aantal akten is buiten aanwezigheid van de gemachtigde gepasseerd. N verklaart dat de gemachtigde, op een uitzondering na, niet fysiek aanwezig was bij het passeren van akten buiten zijn vestigingsplaats en de akten op een later moment ‘bijtekende’. Van de 422 onderzochte akten heeft N er 50 gepasseerd buiten zijn vestigingsplaats. BFT stelt dat N daarmee de norm van 1 procent heeft overschreden en dat N in sommige gemeenten een dusdanig aantal akten passeerde dat sprake is van een verboden bijkantoor. Een derde klacht van BFT betreft het opnemen van extra kosten die in het basistarief thuishoren. N heeft op dit punt zijn offertes aangepast.
Het verweer
N erkent de ontbrekende handtekeningen en geeft aan dat hij adviezen van een hoogleraar notarieel recht heeft gekregen om de omissies te herstellen. N heeft op grond van dit advies de akten hersteld met een proces-verbaal van verbetering, getekend door de gemachtigde, en op de akten aangetekend en naar betrokken partijen verzonden.
Wat betreft het later ‘bijtekenen’ geeft N aan dat hij dit met een collega heeft overlegd, die vond dat ‘het zo wel kon’. Ook het direct na terugkomst op kantoor tekenen van de akte valt volgens N nog onder het begrip ‘onmiddellijk’ van artikel 43 Wet op het notarisambt.
Het oordeel
Met het ontbreken van handtekeningen op meerdere akten heeft N hoogst onzorgvuldig gehandeld. Fouten als deze mag een notaris niet maken. Voorts heeft N niet voor volledige zekerheid van geldigheid van de akte gekozen door de betreffende akten niet opnieuw te passeren, maar voor de verbetering middels een proces-verbaal te kiezen. Het is onzeker hoe een rechter daarover zal oordelen, iets wat de hoogleraar in zijn advies had vermeld. De ernst van de fout in aanmerking genomen, had het op de weg van N gelegen om de absoluut veilige weg van het opnieuw passeren van de akten te kiezen.
Het later ‘bijtekenen’ van de akten door de gemachtigden betekent dat de akten feiten bevatten die in strijd met de werkelijkheid zijn. Het bewust vermelden van dergelijke feiten tast de geloofwaardigheid van, en daarmee het vertrouwen in het notariaat aan.
Met het in twijfel trekken van de nietigheid van de akten miskent N de rol van het notariaat in het voorkomen van rechtsonzekerheid en juridische problemen.
De klacht over het verboden bijkantoor stoelt op de vaste jurisprudentie dat er sprake is van een bijkantoor als een notaris meer dan 1 procent van zijn akten buiten zijn vestigingsplaats passeert. De kamer stelt vast dat N niet slechts incidenteel akten buiten zijn vestigingsplaats passeerde, aangezien dit in elke maand van 2015 om meer dan 1 procent ging, in sommige maanden aanzienlijk meer, en in één maand zelfs ruim 13 procent. Ook deze klacht is gegrond. Van het achteraf in rekening brengen van extra kosten is in het geheel niet gebleken. De kamer gaat ervan uit dat N transparant heeft willen offreren. Deze klacht is ongegrond.
N oefent op lichtvaardige wijze zijn ambt uit en heeft onvoldoende besef van de hoge eisen die de maatschappij mede in het belang van de rechtszekerheid aan het notariaat stelt. Het verweer en de houding van N duiden evenmin op een zodanig besef, evenals het continueren van zijn handelswijze nadat er in 2014 en 2015 een procedure bij de kamer en het gerechtshof was geweest over het passeren buiten zijn vestigingsplaats. De kamer acht het niet langer verantwoord dat N zijn ambt voortzet.
De notariskamer legt de maatregel ontzetting uit het ambt op.
Opmerking
Het bieden van rechtszekerheid is de raison d’être van het notariaat. Voor een notaris die dat besef kennelijk niet heeft, is naar het oordeel van de kamer geen plaats.