Met het passeren van 10.000 akten per jaar kan er onvoldoende tijd zijn voor Belehrung

KN is sinds 2013 werkzaam bij notariskantoor X en is waarnemer van het vacante protocol van oud-notaris ON. In 2015 vond er een audit (intercollegiale kwaliteitstoetsing) plaats, waaruit blijkt dat er in 2014 meer dan 10.000 akten zijn gepasseerd, terwijl naast KN slechts één andere waarnemingsbevoegde kandidaat werkt. Op het kantoor werkt ook kandidaat K die in 2010 door de tuchtrechter voor onbepaalde tijd is ontzet uit zijn bevoegdheid om waar te nemen.

De klacht van de KNB

De uitkomst van de audit van 2015 was zeer zorgelijk. Uit steekproeven bleek dat er soms driedubbele passeerafspraken werden gemaakt. Het auditteam heeft grote zorgen over de Belehrung en over de correcte naleving van de regelgeving omtrent de indiening van Kadasterstukken en het betalingsverkeer. Met meer dan 10.000 akten per jaar blijft er veel te weinig tijd over om op reële en verantwoorde wijze aan Belehrungsplicht invulling te geven.
Verder handelt KN in strijd met de Beleidsregel integere beroepsuitoefening, die een notaris verbiedt om samen te werken met personen die als gevolg van een tuchtrechtelijke uitspraak het ambt van notaris niet mogen bekleden of niet meer als toegevoegd of waarnemend notaris mogen optreden.

Het verweer

KN heeft inmiddels ruim 22.000 akten verleden zonder ooit een klacht te hebben gekregen over onvoldoende Belehrung. Er is geen bepaalde tijd per akte of partij of comparant aan Belehrung voorgeschreven door enig toezichthouder. De meeste door hem gepasseerde akten zijn niet complex. Bij de leveringsakte van een huis komt de Belehrung neer op wilscontrole en draagt de Belehrung in wezen niet veel bij. De KNB is een campagne gestart met als doel om het kantoor van KN te sluiten. Wat betreft de klacht over de samenwerking met K: de beleidsregel is van toepassing op ontzette notarissen en niet op kandidaat-notarissen. De KNB heeft niet de bevoegdheid om een kandidaatnotaris een beroepsverbod op te leggen, of om een ander KNB-lid met een tuchtklacht te bedreigen als deze met hem samenwerkt. Een dergelijke bevoegdheid zou een wettelijke grondslag moeten hebben. Verder was KN al werkzaam op kantoor X voordat de beleidsregel werd ingevoerd en is de maatregel opgelegd voordat KN bij X kwam werken.

Het oordeel

Belehrung behoort tot de essentie van het notariële ambt. KN heeft erkend dat het passeren van zoveel akten niet wenselijk was. Daarom heeft hij maatregelen genomen in de organisatie en leiding van het kantoor, waardoor het aantal akten naar 7.000 akten is gedaald. Gemiddeld passeert een notaris 1.500 akten per jaar. Het akte-aantal dat KN passeert, is dermate hoog dat niet aan de Belehrungsplicht kan zijn voldaan, ongeacht welke rekenmethode gebruikt wordt om aan te tonen hoe veel (of weinig) tijd er per akte aan Belehrung besteed kan worden. Deze klacht is gegrond.

Wat betreft het samenwerken met K: K heeft in 2010 de tuchtrechtelijke maatregel gekregen, is in 2011 in dienst van ON gekomen. De beleidsregel is in 2013 ingevoerd. Het kan niet zo zijn dat door het enkel invoeren van de beleidsregel KN het dienstverband met K had moeten (of kunnen) beëindigen. Verder bepaalt de beleidsregel slechts hoe de KNB gebruik kan maken van de haar toegekende bevoegdheid. De kamer acht het nalaten van KN om de samenwerking met K te verbreken in de gegeven omstandigheden niet tuchtrechtelijk verwijtbaar, ook omdat de KNB tot voor kort geen reden heeft gezien de positie van K nader te bezien. Bij besluit van juli 2015 is K aangezegd dat hij per 1 oktober 2015 wordt geschrapt als lid. De procedure van K tegen dit besluit loopt nog. Deze klacht is ongegrond. De kamer acht het opleggen van een maatregel geplaatst. Nu de KNB de mate van het niet voldoen aan de Belehrungsplicht niet heeft gesubstantieerd en concrete voorbeelden ontbreken, terwijl KN nu meer tijd uittrekt voor Belehrung, volstaat het opleggen van de maatregel van berisping.

De notariskamer legt de maatregel berisping op.

Opmerking

In de genoemde beleidsregel staat onder andere: ‘Volgens het bestuur kan het in dienst nemen van of het op andere wijze samenwerken met een uit het ambt ontzette notaris of een kandidaatnotaris aan wie het recht tot waarneming definitief is ontzegd, schadelijk zijn voor de eer en het aanzien van het ambt. Consumenten zullen veelal niet begrijpen waarom een uit het ambt ontzette notaris toch op een notariskantoor werkzaam kan blijven. Dit komt het vertrouwen dat het publiek in de notaris heeft niet ten goede en dergelijke beeldvorming moet dan ook voorkomen worden.’