Samenwerking met Nationale Notaris volgens het participatiemodel is in strijd met ambtsregels

Zeven notarissen dienen in juni 2014 een klacht in tegen twee notarissen. Notaris 1 is maat in een grotere maatschap, notaris 2 is een eenpitter. De klachten betreffen:

• De HEMA Notarisservice, een marktactiviteit van het warenhuis ‘HEMA B.V.’, waaraan notaris 2 is verbonden;
• De Goedkoopstenotaris.nl, een marktactiviteit van DGN Publishers B.V., waaraan notaris 2 van maart 2008 tot begin augustus 2015 was verbonden;
• Nationale Notaris en de Jazeker Notarisservice (De Hypotheker), beide marktactiviteiten van Nationale Notaris Holding B.V. (hierna: NNH), waaraan notaris 2 sinds 1 september 2013 is verbonden, werkend onder de naam Nationale Notaris [naam plaats]; en
• De DELA NotarisService, een marktactiviteit van DELA Coöperatie U.A., waaraan notaris 1 sinds april 2014 is verbonden.

Klagers duiden voormelde marktactiviteiten aan als ‘de Bestreden Initiatieven’.

De klacht

De notarissen schenden inzake hun samenwerking met de Bestreden Initiatieven het complex aan regels omtrent de integere beroepsuitoefening voor notarissen, maken zich op diverse manieren schuldig aan marktbederf, schenden de wettelijk vastgelegde exclusiviteit en integriteit van het notariaat, en handelen niet langer als zelfstandig en onafhankelijk notaris.

Het oordeel

De voorzitter heeft in november 2014 een vooronderzoek op grond van artikel 99a Wet op het notarisambt (Wna) verzocht over de werkwijze van de beide notarissen en hoe deze zich verhouden tot de notariële wet- en regelgeving.
Ontvankelijkheid en inleidende beschouwing Ambtshalve overweegt de kamer dat zij klagers ontvankelijk acht in hun klachten. Dat de klachten niet een of meer concrete gevallen betreffen en deze procedure in zoverre als proefprocedure moet worden aangemerkt, staat daaraan niet in de weg. Dat de klacht niet is ingediend door een instantie zoals de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) of het Bureau Financieel Toezicht (BFT) doet hieraan niet af. Daarbij speelt mee dat klagers uitdrukkelijk hebben betoogd dat zij de tuchtrechter beschouwen als noodzakelijk ultimum remedium, juist omdat KNB en BFT niet in actie komen tegen de Bestreden Initiatieven (behoudens het HEMA-initiatief).

De klacht tegen notaris 1

Voor testamenten, schenkingsakten, huwelijkse voorwaarden en samenlevingscontracten doet de DELA VoorelkaarDesk het voorwerk: het verzamelen van alle relevante informatie en vastleggen van die informatie in een document (‘format’) voor notaris 1. Notaris 1 bespreekt telefonisch de wensen van het DELA-lid en maakt een afspraak voor het bespreken, ondertekenen en passeren van de akte. Deze intakegegevens worden na doorgifte door DELA uit haar systeem verwijderd en vernietigd. Notaris 1 verstuurt een factuur voor zijn werkzaamheden aan het DELA-lid, dat hem rechtstreeks betaalt. De DELA-tarieven dienen ook te worden gebruikt voor eventuele latere aanvullende akten en als een DELA-lid een akte door de notaris wil laten opmaken die niet via de DELA NotarisService verkrijgbaar is (bijvoorbeeld een hypotheekakte) verwacht DELA dat notaris 1 ‘een nette prijs’ rekent.
Notaris 1 behoudt het gehele honorarium. Het feit dat notaris 1 voor cliënten die lid zijn van DELA lagere tarieven hanteert dan de tarieven die klagers blijkbaar willen hanteren, betekent niet dat notaris 1 handelt in strijd met (tuchtrechtelijke) regels. Van provisie is geen sprake. Ook de geheimhouding is voldoende gewaarborgd.
De klacht tegen notaris 1 is ongegrond.

De klacht tegen notaris 2

• HEMA Notarisservice
  De kamer sluit zich wat het ‘HEMA-notariaat’ betreft aan bij het oordeel van het Gerechtshof Amsterdam van 16 juni 2015 (ECLI:NL:GHAMS:2015:2270), waarin het hof oordeelde dat de HEMA Notarisservice technisch, juridisch en inhoudelijk niet in strijd is met de voor deelnemende notarissen geldende wet- en regelgeving.
• De Goedkoopstenotaris.nl (DGN)
  De kamer is van oordeel dat notaris 2 door het sluiten van de overeenkomst met DGN geen tuchtrechtelijke norm heeft overschreden. De Goedkoopstenotaris.nl verleent zelf geen notariële diensten en wekt op de site ook niet de indruk dat te doen, zodat naar het oordeel van de kamer geen sprake is van verwarring bij de consument over de identiteit.
• Nationale Notaris
  Nationale Notaris is een marktinitiatief van NNH, waaraan ongeveer vijftig zelfstandige notariskantoren deelnemen (die naar buiten treden onder dezelfde naam: Nationale Notaris). Er zijn drie samenwerkingsvormen mogelijk: het aanlever- of instapmodel, het franchisemodel en het participatiemodel. Notaris 2 werkt samen op grond van het participatiemodel. Dat houdt in dat NNH in de vennootschap waarbinnen de notaris zijn praktijk uitoefent 49 procent van de aandelen houdt en de notaris 51 procent. De notaris is statutair bestuurder.
• De Nationale Notaris heeft een ‘centrale backoffice’ in Utrecht. In dat kantoor zit een team van notarisklerken dat werkzaamheden verricht ten behoeve van de aangesloten notarissen (de lokale frontoffices), marketingdiensten, (organisatorische) kennisoverdracht en voorbereidende werkzaamheden in een notarieel dossier. De kamer is van oordeel dat het gebruikmaken van de backoffice op zich geen verwijtbare gedraging op grond van artikel 93 Wna oplevert, mits de notaris voldoende tijd uittrekt voor het ‘Belehren’ van de cliënt. De positie van NNH als 49 procent aandeelhouder conflicteert met de bijzondere positie van de notaris. Immers, ingevolge artikel 2:8 Burgerlijk Wetboek (BW) dienen aandeelhouders zich jegens elkander te gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd.
  Het moge zo zijn dat NNH met de notaris is overeengekomen zijn onafhankelijkheid te respecteren, daartegenover staat dat NNH als (grote) minderheidsaandeelhouder vennootschapsrechtelijke rechten en belangen heeft die op grond van Boek 2 BW gerespecteerd dienen te worden. Aldus is niet alleen de onafhankelijkheid in gevaar, maar staat ook de geheimhoudingsverplichting onder druk.
  Een en ander klemt temeer nu notaris 2 bij ongewijzigde voortzetting van de overeenkomst met NNH bij opzegging daarvan een aanzienlijke schadeloosstelling dient te betalen alvorens hij weer 100 procent aandeelhouder van zijn eigen praktijkvennootschap kan worden. De samenwerking op grond van het participatiemodel zou bij voortzetting naar het oordeel van de kamer de maatregel van ontzetting uit het ambt kunnen rechtvaardigen, aangezien deze in strijd is met de kern van het ambt als notaris, te weten het uitoefenen van het ambt in onafhankelijkheid.
  De kamer zal echter notaris 2 in de gelegenheid stellen om binnen een termijn van drie maanden na deze uitspraak tot ontvlechting van de samenwerking in de huidige vorm te komen, alvorens tot het nemen van voornoemde maatregel over te gaan.
• Jazeker Notarisservice (De Hypotheker)
  De Nationale Notaris is ‘preferred supplier’ voor de Hypotheker via Jazeker Notarisservice. De Hypotheker slaat informatie van cliënten in digitale vorm op en communiceert deze via het HDN-systeem (Hypotheken Data Netwerk) naar de backoffice van de Nationale Notaris, waar de intake plaatsvindt. In dit HDNsysteem vindt een beveiligde uitwisseling van gegevens plaats tussen adviseurs en geldverstrekkers. Door deze service betalen de cliënten van De Hypotheker een lager tarief voor de hypotheek- en leveringsakten.
  De kamer kan deze klacht niet als zelfstandig klachtonderdeel opvatten, nu het in feite geen samenwerking tussen notaris 2 en De Hypotheker betreft, maar van De Hypotheker met NNH.

De notariskamer legt geen maatregel op maar gelast notaris 2 wel de samenwerking met Nationale Notaris te ontvlechten.

Opmerking

De kamer doet alleen het participatiemodel van Nationale Notaris in de ban, de overige modellen van Nationale Notaris zijn niet besproken. Aan dit model zijn ongeveer acht notariskantoren verbonden.