Notaris passeert akte zonder deugdelijke volmacht en met niet geverifieerde wijzigingen

Eind 2012 ondertekent klager K bij notaris N een algemene volmacht waarmee hij volmacht verleent aan zijn moeder om hem onder meer te vertegenwoordigen als aandeelhouder in het kapitaal van bv H. K werd daarbij vergezeld door zijn adviseur, de heer A.
In september 2013 komt K op het notariskantoor en tekent in aanwezigheid van een medewerkster van A een volmacht, waarna N zijn handtekening legaliseert. Op 31 oktober 2013 mailt mevrouw M, een toenmalige medewerkster van N, aan A: ‘Graag je akkoord op het concept van de akte en de eerste pagina van de volmacht op jullie gele papier afdrukken. Ik heb in de volmacht bij de koopsom nog toegevoegd dat de koopsom wordt omgezet in een lening.’
Bij akte van levering op diezelfde dag, geheel bij volmacht, zijn de aandelen van K in bv H geleverd aan Limited L met de bepaling dat L de koopsom heeft voldaan door omzetting in een geldlening. Op 21 september 2015 zijn afschriften van de akten waarbij K partij was aan A verzonden.

De klacht

N heeft de akte van 31 oktober 2013 gepasseerd zonder toestemming van K, op basis van een valse, dan wel gebrekkige, volmacht. N heeft voor het passeren geen concept van de akte met de volmacht en de overige stukken naar K gestuurd en heeft na het passeren geen kopie van de documenten toegestuurd.
N werkt nauw samen met A en zijn vennootschappen, die K en zijn ouders hebben opgelicht. N heeft toegestaan dat K op het notariskantoor werd ontvangen door een medewerkster van A, waarna N het ondertekende legaliseerde alsof hij bij het ondertekenen aanwezig was. N heeft zonder verificatie bij K de akte gewijzigd en pas na aandringen stukken in kopie verstrekt.

Het verweer

N ging uit van een volmacht van K aan A, maar erkent dat hij die nergens heeft aangetroffen. M, die destijds het dossier behandelde, is in 2014 overleden. Nadien bleek het fysieke dossier niet aanwezig en het digitale dossier niet compleet. Heel recent bleek dat M het dossier mee naar huis had genomen en zijn de stukken weer terecht.
N wist niet dat de tekst van de volmacht was gewijzigd en heeft daarom geen nadere vragen gesteld. N kende A als tussenpersoon, maar N was niet bekend met enige onbetrouwbaarheid.

Het oordeel

Er is niet gebleken dat de inhoud van het door K ondertekende stuk hem duidelijk is geweest. N heeft toegelaten dat de volmacht pas later is voorzien van een naam van de koper en inhoudelijk wezenlijk is gewijzigd zonder zich ervan te vergewissen dat dit conform de wensen van K was. N heeft toegelaten dat K op het notariskantoor een stuk heeft getekend buiten zijn aanwezigheid of buiten die van één van zijn medewerkers. Ook hiermee is de waarde van een notariële verklaring of een notariële akte in ernstige mate aangetast. Daarnaast blijkt uit dit verloop dat N in het geheel geen regie heeft gevoerd over de onder zijn verantwoordelijkheid vallende activiteiten en werkzaamheden.
N had K per omgaande moeten voorzien van informatie toen daar in 2015 en 2016 om werd gevraagd. Aangaande het vooraf toezenden van concepten en het achteraf toezenden van de gepasseerde akte met bijbehorende volmachten is N in gebreke gebleven.
Het is bijzonder laakbaar dat cruciale namen en/of voorwaarden zijn toegevoegd of gewijzigd in volmachten en dat daaruit voortvloeiende akten voor N zijn verleden zonder dat hij zich ervan heeft verzekerd dat deze toevoeging of wijziging in overeenstemming is met de wil van alle partijen.
Daarmee heeft N een kerntaak van het notariaat veronachtzaamd.

De notariskamer legt de maatregel schorsing voor een maand op.

Opmerking

N is kennelijk afgegaan op zijn vooronderstelling dat A de belangen van K behartigde en heeft Belehrung en nader onderzoek naar de transactie nagelaten.