Zwak optreden in waarneming: hof adviseert kandidaat-notaris coachingstraject

Klager K en zijn ex-partner E zijn bij de rechtbank overeengekomen om de gemeenschappelijke woning toe te delen aan K tegen overname van de hypotheek en betaling van een overbedelingsvergoeding. Een notarieel medewerkster van het notariskantoor dat is belast met de verdeling, doet telefonisch navraag naar de aan de hypotheek gekoppelde verzekeringen. Er blijken twee (kapitaal)verzekeringen te lopen, beide gekoppeld aan de hypotheek, met polisnummers [1] en [2].
Op haar vraag of deze aan K moeten worden toegedeeld, bericht K aan de notarieel medewerkster dat beide polissen aan hem zouden worden toebedeeld. Het concept van de akte van verdeling en levering bevat de toedeling van beide polissen aan K. In de Akte van Overdracht Rechtsverhouding van de bank staat enkel de polis met nummer [2] als aan de bank verpand.
Een dag voor het passeren, mailt E onder meer aan het notariskantoor: ‘Ik ben er achter gekomen dat er 2 polissen zijn. 1 op naam K en 1 op mijn naam. De polis is dus gescheiden, Ik kan met een gerust hart tekenen!’>br /> Op de dag van passeren mailt de notarieel medewerkster aan K onder meer een nieuw concept van de akte van verdeling waarin beide polisnummers zijn opgenomen. ’s Middags passeert kandidaat-notaris KN als waarnemer de akte van verdeling in aanwezigheid van K en E. Nadien ontvangt K een afschrift van de akte waarin uitsluitend de polis met nummer [2] staat vermeld.

De klacht

KN heeft fraude gepleegd door de akte zonder overleg met K na ondertekening te wijzigen. Bij het passeren heeft KN de polisnummers niet specifiek genoemd. Na het passeren is KN de passeerkamer uitgegaan om kopieën te maken van de paspoorten K en E. Toen zij weer terugkwam en de paspoorten had teruggegeven, was de passeersessie voorbij.

Het verweer

Na ontvangst van de Akte van Overdracht Rechtsverhouding en de e-mail van E bleek de notarieel medewerkster dat polisnummer [1] uit de akte diende te worden verwijderd, aangezien deze uitsluitend op naam van E stond en niet aan de bank was verpand. Zij heeft echter verzuimd de tweede conceptakte vóór het passeren te wijzigen. Tijdens het passeren heeft de notarieel medewerkster KN uit de passeerkamer laten wegroepen. KN is toen met de nieuwe pagina van de akte (met vermelding van slechts het polisnummer [2]) teruggegaan naar de passeerkamer. Daar is zij verder gegaan met de comparitie waarna de ‘nieuwe’ akte is ondertekend.
Gelet op de gespannen sfeer tijdens het passeren, heeft KN geprobeerd alles zo soepel mogelijk te laten verlopen. Achteraf had zij wellicht uitdrukkelijker moeten wijzen op de wijziging. De notaris heeft daarvoor ook schriftelijk aan K zijn excuses aangeboden.

Het oordeel

Vaststaat dat KN de pagina met de polisnummers [1] en [2] heeft gewisseld voor een nieuwe pagina met daarop alleen het polisnummer [2] zonder K en E daarvan op de hoogte te stellen, laat staan bij hen te verifiëren of zij deze inhoudelijke wijziging daadwerkelijk wensten. Het hof acht dit handelen van KN in strijd met haar zorgplicht en daarmee tuchtrechtelijk verwijtbaar. Het hof rekent het KN zwaar aan dat zij enkel is afgegaan op de informatie van de notarieel medewerkster en ‘de weg van de minste weerstand’ heeft gevolgd.
KN is in ernstige mate in gebreke gebleven bij de uitoefening van haar werkzaamheden als waarnemer. Door deze handelwijze heeft zij het vertrouwen in het notariaat ernstig geschonden. Die handelwijze betreft het veronachtzamen van de kerntaken van een waarnemer en raakt daarmee de fundamenten van het rechtsverkeer.
KN noch de notaris heeft maatregelen getroffen om te voorkomen dat in de toekomst de waarneming op eenzelfde laakbare wijze plaatsvindt. Niet gebleken is dat KN en de notaris constructief met elkaar in gesprek zijn gegaan over hetgeen is voorgevallen, over de vraag of KN voldoende in staat is opnieuw waarnemingen te doen, wat zij nodig heeft voor volgende waarnemingen en wat nodig is om te voorkomen dat zij opnieuw in een positie geraakt dat zij de weg van de minste weerstand volgt. Het hof acht het mede gelet op de ernst van de laakbare handelwijze noodzakelijk dat KN de komende maanden een traject gaat volgen om haar vaardigheden op het gebied van ‘waarnemingen’ te trainen en uit te breiden (eventueel met behulp van een coach). Gezien het feit dat het opstarten en het volgen van een dergelijk traject de nodige tijd kost, ziet het hof aanleiding om de duur van de maatregel ontzegging van de bevoegdheid tot waarneming te bepalen op vijftien maanden (in plaats van de zes maanden die de kamer oplegde).

Het hof legt de maatregel ontzegging van de bevoegdheid om waar te nemen op voor de duur van vijftien maanden, met het dringende advies tot het volgen van een vaardighedentraining eventueel met behulp van een coach.

Opmerking

Nieuw in deze uitspraak is dat het hof niet alleen oordeelt over hetgeen heeft plaatsgevonden, maar zich ook uitspreekt over de maatregelen die de kandidaat-notaris en de notaris zouden moeten nemen om herhaling te voorkomen.