Notaris laat schijn van samenwerking bestaan en heeft een nevenbetrekking niet gemeld

Klager K (de bestuurder van de in de andere uitspraak van Kamer voor het notariaat Den Bosch 16 april 2018 vermelde klager K), stelt dat er op het kantooradres van notaris N een advocatenkantoor is gevestigd en hij vraagt zich af of N de KNB daarvan op de hoogte heeft gesteld (klachtonderdeel 1).
K stelt voorts dat twee samenwerkingsverbanden die N is aangegaan niet in het Register voor het notariaat staan vermeld. K stelt dat N een nauwe samenwerking is aangegaan met het kantoor van mr. C (advocaat), dit gelet op het feit dat N als betrokken consultant staat vermeld op de website van C (klachtonderdeel 2).
Daarnaast stelt K dat N een samenwerking is aangegaan met E, een Europees dienstverlener, bestaande uit specialisten op het gebied van fiscalisten, notariaat en juridische coaching uit Nederland en Duitsland (klachtonderdeel 3). Klager verzoekt de KNB om N hierover aan te spreken. De KNB heeft deze brief van K aangemerkt als een klacht gericht tegen N en doorgestuurd naar de kamer voor het notariaat.

Het verweer

N stelt dat K geen redelijk belang heeft en dat er sprake is van misbruik van klachtrecht.
N stelt voorts dat hij eigenaar is van het pand maar niet de volledige ruimte van het pand nodig heeft en daarom ruimte verhuurt aan derden, te weten twee advocaten. N en de advocaten zijn geen samenwerking aangegaan en werken volstrekt gescheiden. N heeft de verhuur destijds voorgelegd aan de KNB voor advies en die maakte geen bezwaar.
Ten aanzien van de gestelde samenwerking met C zegt N dat de website van C hem niet regardeert en dat hij geheel zelfstandig werkt en niet afhankelijk is van of een samenwerkingsverband heeft met C.
Ten aanzien van de samenwerking met E stelt N dat dit een vereniging is en dat hij zich niet meer kan herinneren of hij daar een bestuursfunctie vervult of heeft vervuld.

Het oordeel

Ontvankelijkheid
De kamer merkt de brief van K aan als een klacht dat N door het niet melden van mogelijke nevenbetrekkingen zijn onpartijdigheid of onafhankelijkheid wordt of kan worden beïnvloed, dan wel de eer of het aanzien van het ambt wordt of kan worden geschaad. Een notaris kan alleen een samenwerking aangaan met advocaten en fiscaal juristen of fiscaal economen en octrooigemachtigden aangezien zij academisch gevormd zijn en zijn onderworpen aan een tuchtrecht dat vergelijkbaar is met dat voor notarissen, inclusief een geheimhoudingsplicht (artikel 2 van de Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015 (VIS 2015)). De notaris moet daarbij blijven waken voor zijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid en moet voorkomen dat ten onrechte de suggestie wordt gewekt dat hij van een samenwerkingsverband deel uitmaakt.
De uitoefening door een (kandidaat-)- notaris van een nevenbetrekking kan door de kamer op grond van artikel 11, tweede lid, van de Wet op het notarisambt (Wna) ongewenst worden verklaard, indien daardoor zijn onpartijdigheid of onafhankelijkheid wordt of kan worden beïnvloed, dan wel de eer of het aanzien van het ambt wordt of kan worden geschaad. Naar het oordeel van de kamer is K ontvankelijk in zijn klacht. Het werk van N in de zaak waarin K een klacht heeft ingediend, raakt K’s belang direct, zodat ook de publieke kant van diens ambtsbediening hem aangaat.

Klachtonderdeel 1
Dit klachtonderdeel is ongegrond. N heeft de situatie bij de KNB gemeld. K stelt dat uit het feit dat de advocaten en N in hetzelfde bedrijfspand zitten, volgt dat N de schijn van samenwerking heeft gecreëerd, dat is niet voldoende. De kamer ziet zelf geen omstandigheden die zijn klacht ondersteunen.

Klachtonderdeel 2
Ambtshalve overweegt de kamer dat er geen sprake is van een nevenbetrekking maar van het laten ontstaan van (de schijn van) samenwerking met C. Zo gelezen is dit klachtonderdeel gegrond. De kamer is van oordeel dat de website van C de suggestie wekt dat N met dit bedrijf samenwerkt. De uitleg van N ter zitting heeft weliswaar duidelijk gemaakt dat hij geen verplichtingen jegens C heeft, maar dat neemt niet weg dat wel de schijn van samenwerking is ontstaan. Deze schijn had N moeten voorkomen. Dat deze website door C is opgezet en wordt beheerd, doet hier niet aan af. N had kunnen en moeten eisen dat hij van deze website werd afgehaald. N heeft in dit opzicht onvoldoende zorgvuldig gehandeld.

Klachtonderdeel 3
K stelt voorts dat N ten onrechte zijn nevenbetrekking bij E niet heeft opgegeven aan het Register voor het notariaat. De kamer stelt vast dat E een rechtspersoon is in de vorm van een zogenaamde EESV (Europees Economisch Samenwerkingsverband). Ter zitting heeft N verklaard dat hij niet wist of hij wel of geen bestuursfunctie binnen deze EESV vervult of heeft vervuld. Uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel volgt dat de EESV op het kantooradres van N is gevestigd, dat N een van de leden van deze EESV is, alsmede dat hij een van de twee bestuurders is. Dat N hiervan geen weet zou hebben en het ‘zou moeten nakijken’ zoals hij op de zitting heeft gezegd, acht de kamer onaanvaardbaar. De kamer is van oordeel dat N van deze nevenbetrekking terstond opgave had moeten doen bij de KNB. Dat heeft N nagelaten en daarmee heeft hij onvoldoende zorgvuldig gehandeld.

Gelet op het voorgaande zal de kamer de klacht wat betreft de onderdelen 2 en 3 gegrond verklaren en is de kamer van oordeel dat de ernst van de verweten gedraging het opleggen van de maatregel van een waarschuwing rechtvaardigt.

De notariskamer legt de maatregel waarschuwing op.

Opmerking

Een vermelding van de naam van een notaris op de website van een andere dienstverlener kan de schijn van samenwerking opleveren en daarmee zijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid in gevaar brengen. De verklaring van N dat hij niet wist of hij bestuurder is of was van de EESV acht de kamer onaanvaardbaar. Politici lijken met dergelijke verklaringen ook weg te komen, zal N mogelijk hebben gedacht.