Partijnotaris en zijn kantoor kunnen niet een eerder betrokken partij bedienen

Vader overlijdt in 2001, achterlatende zijn vrouw en twee dochters (klaagster K en de zus). In 2011 is de nalatenschap nog steeds niet verdeeld, onder meer vanwege onenigheid over een aandelentransactie in 2004. De zus stelt dat zij bij die transactie is benadeeld. Tussen 2005 en 2011 is er meermalen overleg tussen de adviseurs van moeder, K en de zus. Daarbij trad notaris N op als partijnotaris van de zus.
In 2015 stelt de accountant een conceptvaststellingsovereenkomst op, inhoudende onder meer dat moeder bij testament aan de zus het huis zou legateren, zonder verplichting tot inbreng van de waarde.
Eind mei 2016 voert een kandidaat-notaris van het kantoor van N een bespreking met moeder over haar testament. Drie weken later voert N een tweede bespreking met moeder en maakt diezelfde dag het testament op inhoudende een legaat zonder inbreng van de woning aan de zus en benoeming van de zus tot executeur.

De klacht

Moeder was de laatste jaren slecht in staat haar belangen te behartigen, reden waarom zij een vertrouwenspersoon had. De zus had een aanzienlijke invloed op het opmaken van het testament door haar moeder. K twijfelt aan de onpartijdigheid van N, aangezien hij in 2004 partijnotaris van de zus was. N had zijn diensten moeten weigeren of moeten doorverwijzen aan de aanwezige ‘familienotaris’, of op zijn minst collegiaal overleg moeten voeren.

Het verweer

Moeder heeft aangegeven haar testament te willen wijzigen om haar aandeel in de (niet getekende) vaststellingsovereenkomst na te komen. Daartoe had de zus een mail verstuurd, maar er werd daarin niet ingegaan op de inhoud van het testament. Daarom was verwijzing naar een ander kantoor (nog) niet nodig. Het eerste gesprek was, gezien de familieverhoudingen, juist vanwege de zorgvuldigheid door een kandidaat-notaris gevoerd die de zaak met een frisse blik kon beoordelen. Zowel de kandidaat-notaris als N had geen enkele reden om te twijfelen aan de wilsbekwaamheid van moeder.

Het oordeel

Artikel 22 van de Verordening beroeps- en gedragsregels bepaalt dat een notaris geen akten passeert bij de totstandkoming waarvan hij of een kantoorgenoot als partijadviseur van een van partijen betrokken is geweest, tenzij alle betrokkenen daarmee instemmen. N heeft als partijadviseur van de zus opgetreden in de kwestie waar moeder ook partij was. N had daarom het testament van moeder niet mogen passeren. Ook kantoorgenoten vallen onder dit verbod. N kon niet meer objectief beoordelen of moeders wil tot uiting kwam in haar testament. Gelet op dit tegenstrijdig belang had N moeten doorverwijzen naar een andere notaris die niet verbonden was aan zijn kantoor.
Onpartijdigheid is één van de kernwaarden van het notarisambt. Door zijn handelen heeft N deze kernwaarde geschonden, waardoor het vertrouwen in het notarisambt is aangetast. Verder heeft N geen blijk gegeven de klachtwaardigheid van zijn ambt in te zien.

De notariskamer legt de maatregel schorsing voor één week op.

Opmerking

Waar het in de advocatuur gemeengoed is om bij het aannemen van nieuwe zaken te verifiëren of er geen eerdere zaken zijn geweest waarbij het kantoor als partijadviseur betrokken was, lijkt dit in het notariaat nog niet het geval (afgezien van IDS-kantoren). Dit punt zou onderdeel moeten uitmaken van de checklist in het dossier.