Notaris mag uitkering uitvaartpolis niet verrekenen met declaratie

Eind december 2017 wordt het stoffelijk overschot van erflater E gevonden. De politie geeft de sleutels van de woning aan het kantoor van notaris N.
E heeft klaagster K bij testament, opgemaakt door notaris T, benoemd tot enig erfgenaam en executeur. Dit testament is echter niet ingeschreven bij het Centraal Testamentenregister (CTR). K aanvaardt beneficiair. N stuurt aan K voor de verrichte werkzaamheden een declaratie van 3.718,65 euro. N heeft op haar derdengeldenrekening het restant van de uitvaartverzekering staan, een bedrag van 2.040,90 euro. Ondanks meerdere verzoeken betaalt N dit bedrag niet door aan K.

De klacht

K stelt dat zij nooit opdracht aan N heeft gegeven. N verstuurt een factuur voor werkzaamheden die zij heeft verricht op basis van een ‘overeenkomst tot zaakwaarneming’. Voor de verrichte werkzaamheden had N hooguit een declaratie kunnen sturen voor werkzaamheden die binnen één uur uitgevoerd hadden kunnen worden.

Het verweer

N ontving van de politie het verzoek tot zaakwaarneming van de nalatenschap van E. Het verzoek van de politie berust op een ‘overeenkomst tot zaakwaarneming’ tussen de politie en het notariskantoor. De politie heeft soortgelijke overeenkomsten met meerdere notariskantoren in de regio.
Op diezelfde middag is door het notariskantoor bij het politiebureau het procesverbaal inhoudende een verzoek tot afhandeling van de nalatenschap en de sleutels van de woning afgehaald.
Nadat het laatste in het CTR geregistreerde testament was ontvangen, is de daarin benoemde (vermeende) erfgenaam benaderd.
Ondertussen heeft het notariskantoor de woning bezocht voor het zoeken naar uitvaartpolissen, het veilig stellen van waardevolle spullen en het zoeken van gegevens van mogelijke familie of vrienden. Dit laatste om hen te informeren over het overlijden. Vervolgens heeft een medewerker met de telefoon van E contact opgenomen met de personen die het laatst WhatsApp-contact hadden gehad met hem, onder wie K.
Op 2 januari 2018 komt K onaangekondigd langs op het kantoor. K is ervan overtuigd dat er nog een ander testament is, wat inderdaad het geval blijkt te zijn. Vervolgens is meermalen met K gesproken over de uitvaart, de factuur en de uitkering van de uitvaartpolis.
Op het moment dat het notariskantoor opdracht krijgt via de politie wordt eerst beoordeeld of een nalatenschap mogelijk positief is. Indien dat niet het geval is, wordt de opdracht doorgestuurd naar de Sociale Dienst.
In onderhavige zaak was duidelijk dat er een restant zou overblijven van de uitvaartpolis, zodat het kantoor de opdracht heeft aangenomen.

Het oordeel

Vaststaat dat het notariskantoor recht heeft op een vergoeding voor de werkzaamheden die zij in het kader van de zaakwaarneming verricht heeft. Wat ter zake een redelijke vergoeding moet worden geacht, staat evenwel niet ter beoordeling van de kamer.
De vraag die de kamer wel moet beantwoorden, is of het N vrijstaat de uitkering van de uitvaartpolis te verrekenen met haar declaratie. In het algemeen geldt dat een notaris niet zonder toestemming van de cliënt mag verrekenen met de aan de cliënt toekomende gelden die op de derdengeldenrekening staan (zie ook ECLI:NL:GHAMS: 2013:4705). Voor zoveel N meende dat haar een vergoeding uit zaakwaarneming toekwam, had het bovendien op haar weg gelegen duidelijk aan te geven welke werkzaamheden ook in de lezing van K als zaakwaarneming gekwalificeerd konden worden. Zo nodig had zij K in rechte kunnen aanspreken tot betaling van haar declaratie.

De notariskamer legt de maatregel waarschuwing op.

Opmerking

De uitspraak vermeldt niet of N met de vermeende erfgenaam duidelijke (schriftelijke) afspraken had gemaakt over verrekening van haar declaratie met de polisuitkering. In dat geval was de beoogde verrekening haar mogelijk niet of minder zwaar aangerekend.