Verricht geen extra werkzaamheden zonder opdrachtbevestiging

Klaagster K was gehuwd met de heer E. Zij waren gezamenlijk eigenaar van een woning.
De voorzieningenrechter staat K toe om de woning te verkopen. Het vonnis treedt in de plaats van de voor de levering benodigde wilsverklaring/handtekening van E.
De woning wordt in juni 2019 ‘kosten koper’ verkocht, de levering is gepland op 16 augustus bij notaris N. E heeft de woning niet op de leveringsdatum verlaten, zodat de levering niet doorgaat.
Na vergeefse sommatie tot nakoming veroordeelt de voorzieningenrechter E om de woning vóór 1 december 2019 te ontruimen en te verlaten.
De kopers maken aanspraak op de contractuele boete en leggen conservatoir beslag onder het kantoor van N op de aan K en E toekomende overwaarde van de woning.
Op 10 december passeert N de levering. De nota voor K en E bevat onder andere de volgende posten:
a. ‘Honorarium aflossing hypothecaire schuld inclusief kadastraal recht, diverse malen aflosnota moeten opvragen wegens niet leveren’ ad € 544,50 inclusief btw;
b. ‘Inschrijving koopovereenkomst in Kadaster’ ad € 363,-- inclusief btw en ‘Kadastraal recht onbelast inschrijving koopovereenkomst’ ad € 60,--;
c. ‘Honorarium inzake notariële werkzaamheden in het kader van de tekeningsbevoegdheid zoals vermeld in het vonnis van de Rechtbank, alsmede alle titelonderzoeken en nadere advisering en werkzaamheden’ ad € 1.210,-- inclusief btw;
d. ‘Honorarium extra werkzaamheden in verband met het opmaken en doen uitbrengen van de door de koper uitgebrachte ingebrekestelling, alsmede alle daaruit vloeiende werkzaamheden’ ad € 847,-- inclusief btw;
e. ‘Honorarium extra werkzaamheden, betreffende veelvuldige besprekingen, emailverkeer en overig contact (alsmede contact met E persoonlijk ter plekke)’ ad € 2.420,-- inclusief btw;
f. ‘Conservatoir beslag door koper in verband met boete 10% plus bijkomende kosten’ ad € 49.244,13.’

De klacht

1. N heeft zonder opdracht van K en E en/of zonder noodzaak werkzaamheden verricht en de kosten daarvoor in mindering gebracht op de verkoopopbrengst.
2. N heeft K niet tijdig en duidelijk voorgelicht over de financiële consequenties van zijn inschakeling en heeft niet tijdig aangegeven dat meer kosten in rekening zouden worden gebracht dan voorzien. Bovendien ontbreekt een specificatie.
3. Het honorarium is onredelijk hoog.
4. N is de kopers behulpzaam geweest bij het in gebreke stellen van K en E.
5. N houdt het aan K en E per saldo toekomende bedrag (nog steeds) zonder titel onder zich.

Het oordeel

Klachtonderdeel 1
De kosten vermeld onder sub a., b. en c. zijn niet onnodig gemaakt.
De kosten vermeld in sub d. vloeien niet voort uit enige overeenkomst tussen K en E enerzijds en N . Een andere juridische basis om K deze kosten in rekening te brengen, is niet naar voren gekomen. N had de betreffende kosten dus niet aan K in rekening mogen brengen.
Wat betreft de kosten sub e. heeft N aangegeven dat hij erg zijn best heeft gedaan om het passeren van de akte van levering met zo min mogelijk problemen te laten verlopen. De kamer is echter van oordeel dat het in ieder geval op zijn weg had gelegen om daarover eerst contact op te nemen met K.
Ten aanzien van de posten a. tot en met c. overweegt de kamer dat in het algemeen geldt dat een notaris zijn honorarium niet zonder toestemming van de cliënt aan zichzelf voldoet uit derdengelden die hij onder zijn beheer heeft. In beginsel geldt een uitzondering voor de vastgoedpraktijk, waarin het gebruikelijk is dat partijen voorafgaand aan het passeren van de akte(n) een nota van afrekening ontvangen, waarop onder andere de te verrekenen bedragen staan vermeld. Door vervolgens aan de akte van levering mee te werken, gaan partijen akkoord met de definitieve nota van afrekening en ligt daarin ook stilzwijgend de toestemming besloten om de gelden op de derdengeldenrekening met het honorarium van de notaris te verrekenen. In dit geval is echter gesteld noch gebleken dat K de definitieve nota van afrekening voorafgaand aan het passeren heeft ontvangen en haar akkoord hierop expliciet of impliciet heeft gegeven. De kamer gaat er daarom van uit dat N de posten a. tot en met c., zonder toestemming van K, in mindering heeft gebracht op de verkoopopbrengst van de woning.

Klachtonderdeel 2
Voorafgaand aan het versturen van de nota van afrekening heeft N geen enkele mededeling gedaan over de financiële gevolgen voor K. Zonder enige aankondiging heeft N de kosten verrekend met de verkoopopbrengst. Bovendien heeft N geen specificatie bijgevoegd.
Hoewel begrijpelijk is dat N deze kosten van tevoren niet helemaal kon overzien, had hij K vooraf moeten informeren over zijn uurtarief en een kostenindicatie moeten verstrekken. N had K vervolgens kunnen en moeten meedelen wanneer meer kosten in rekening zouden worden gebracht. Daar komt bij dat N te laat, namelijk voor het eerst bij dupliek, een urenspecificatie heeft verstrekt aan K.

Klachtonderdeel 3
De kamer kan een declaratiegeschil slechts toetsen in het licht van de tuchtnorm. Het enkele feit dat, zoals K stelt, teveel uren in rekening zouden zijn gebracht, rechtvaardigt – mede gelet op de urenspecificatie – niet zonder meer de conclusie dat de wijze van declareren onbetamelijk is.

Klachtonderdeel 4
De kamer overweegt dat het de voorkeur verdient dat de partij zelf schriftelijk tot aansprakelijkheidstelling en sommatie overgaat. Het is echter niet ontoelaatbaar dat een notaris dit namens een partij doet en/of hem daarbij behulpzaam is.

Klachtonderdeel 5
De kamer is met K van oordeel dat voor het in depot houden van dit bedrag geen rechtsgrond aanwezig is, omdat:
- de kopers voor dit bedrag geen beslag hebben gelegd onder N;
- gesteld noch gebleken is dat K en E onenigheid hebben over de wijze van verdeling van dit bedrag;
- een (schriftelijke dan wel mondelinge) depotovereenkomst ontbreekt.
N had niet eenzijdig mogen beslissen om de gelden in depot te houden om eventueel toekomstige kosten te kunnen incasseren en/of de kopers een hoger bedrag te kunnen uitkeren dan het bedrag waarvoor beslag is gelegd.

De notariskamer legt de maatregel berisping op.

Opmerking

Notarissen zijn vaak achter de schermen druk in de weer om zaken op te lossen, maar vergeten nogal eens de cliënt de opdracht hiervoor te laten bevestigen, met vermelding van de geschatte kosten.