Zoeken

Nee, de verwerkingsverantwoordelijke moet met de verwerker een verwerkingsovereenkomst sluiten. De verwerker moet afspraken maken met een subverwerker.
Een subverwerker is een partij die door een verwerker wordt ingeschakeld bij de verwerking van persoonsgegevens van het notariskantoor.

Een verwerkingsregister is een gedetailleerd overzicht waarin een organisatie alle verwerkingen van persoonsgegevens bijhoudt. Dit register is een essentieel onderdeel van goed privacy management en helpt organisaties aantonen dat ze voldoen aan de verplichtingen van de AVG.

Nee. Het verwerkingsregister is een intern register. Wel kan de Autoriteit Persoonsgegevens het register ter inzage vragen in het kader van het toezicht op de naleving van de AVG.

De AVG legt een verantwoordingsplicht op aan organisaties die persoonsgegevens verwerken. Eén van de verplichtingen op dit gebied is het register van verwerkingsactiviteiten.

Nee. In het register vult u niet de aparte zaken met namen van cliënten in, alleen het soort verwerkingen. Dit betekent dat u het register eenmalig invult voor de verwerkingsactiviteiten op uw kantoor. Daarna is het wel van belang om het register actueel te houden.

U moet het verwerkingsregister updaten zodra er veranderingen plaatsvinden in de verwerkingen van persoonsgegevens binnen het notariskantoor.

In het verwerkingsregister moeten bepaalde velden verplicht worden opgenomen, zoals de categorieën van de verwerkte persoonsgegevens en van betrokkenen, het doel van de verwerking en (indien mogelijk) bewaringstermijnen. Deze staan meestal niet in een kantoorhandboek.

Het register geeft inzicht in de persoonsgegevens die verwerkt worden. Niet alleen voor de Autoriteit Persoonsgegevens, maar ook voor de notaris zelf. Daarnaast is het register een goede basis om aan andere AVG-verplichtingen te voldoen en daarmee hoge boetes te voorkomen.

In het Voorbeeld Register van verwerkingsactiviteiten AVG (xlsx, 27 kB) is dat niet zo, omdat dit valt dit onder het verzamelen van gegevens ten behoeve van het opmaken van een notariële akte (categorie 1). De bedoeling is dat het register inzicht geeft in alle verwerkingsactiviteiten.

Ja, deze verwerking moet worden vermeld.
Ook als u de gegevens doorstuurt naar bijvoorbeeld de uitgeverij die de nieuwsbrief voor u verstuurt, moet u dit in het register vermelden. In het voorbeeld van de KNB valt dit onder de verwerkingsactiviteiten die zijn genoemd bij marketing en acquisitie.

Ja, indien in een offerte persoonsgegevens worden opgenomen. Dit zal vrijwel altijd het geval zijn.

De AVG eist dat cliënten worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens bij de verkrijging van de persoonsgegevens (art. 12 t/m 14 AVG). Een middel om dat te doen is een privacyverklaring (zie het voorbeeld (docx, 31 kB) op knb.nl). Voorwaarde is wel dat de cliënt daar makkelijk kennis van kan nemen.

Nee, dat hoeft niet. Voldoende is dat u de cliënt informeert.

Nee. U moet betrokkenen bij de verkrijging van de persoonsgegevens informeren over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Die informatie kwalificeert meestal niet als 'algemene voorwaarde'. Een apart document in toegankelijke taal is een betere methode.

Ja, u moet deze vraag beantwoorden tenzij een wettelijke uitzondering, bijvoorbeeld uw geheimhoudingsplicht, daaraan in de weg staat. Deze uitzondering op de verplichting volgt uit artikel 23 AVG.

Nee, tenzij deze persoon op basis van andere wetgeving recht heeft op afschriften van akten.
Op grond van artikel 15 AVG, heeft een betrokkenen het recht om te weten of een verwerkingsverantwoordelijke (i.c.

Nee, dat hoeft niet. Het inzagerecht strekt zich niet uit tot interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke bevatten en die uitsluitend zijn bedoeld voor intern beraad.

Dat hangt af van de grondslag waarop en voor welk doel u de persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens die in een notariële akte zijn opgenomen, worden verwerkt op een wettelijke grondslag en mogen niet worden gewist.

Nee, tenzij er naast het legaliseren van de handtekening ook opdracht wordt gegeven om aanvullende gegevens te verstrekken.

Ja, dit mag. In de situatie dat u gevraagd wordt om een UBO in te schrijven in het UBO-register moet u over alle gegevens beschikken om deze inschrijving te kunnen voltooien.