Zoeken

Nee, tenzij de cliënten daarvoor toestemming hebben gegeven. De makelaar/adviseur is immers geen partij bij de akte. De toestemming mag niet worden verondersteld, maar moet uitdrukkelijk zijn verleend.

De AVG schrijft geen bewaartermijnen voor. Wel geeft de AVG aan dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het doel van de verwerking (art. 5 AVG). Gegevens die niet meer nodig zijn voor dat doel moeten in beginsel worden verwijderd, tenzij daarvoor een langere bewaringstermijn geldt.

Elke keer als u persoonsgegevens verwerkt, wordt dat gezien als een inbreuk op de privacy van de mensen over wie het gaat. Daarom mag u alleen persoonsgegevens verwerken als het echt niet anders kan. Dit betekent dat u een grondslag moet hebben om persoonsgegevens te verwerken.

Een verwerkingsovereenkomst moet worden aangegaan wanneer de notaris (de 'verwerkingsverantwoordelijke') een andere partij (de 'verwerker') inschakelt om namens haar persoonsgegevens te verwerken. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) legt deze verplichting op.

Niet iedere organisatie met wie u gegevens deelt, is een ‘verwerker’. Er zijn situaties waarin de notaris persoonsgegevens verstrekt aan een organisatie die zelf bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt (bijvoorbeeld het Kadaster).

Ja. De KNB is met het Platform Elektronische Communicatie (PEC) bij verschillende applicaties verwerker voor notariskantoren. Notariskantoren hebben om die reden verwerkingsafspraken met de KNB gemaakt in de overeenkomst over PEC Online Services, waarin rekening is gehouden met de AVG.

Nee. De Belastingdienst verwerkt gegevens in het kader van haar eigen fiscale taken en niet als verwerker ten behoeve van notariskantoren. De Belastingdienst is zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Nee. De houders van deze registraties zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke. Zij verwerken de gegevens ten behoeve van het bijhouden van registraties en het verstrekken van inlichtingen daaruit. Zij zijn geen verwerkers voor het notariskantoor.

Nee. Deze adviseurs / verwijzers verwerken gegevens in het kader van hun eigen taken als beroepsbeoefenaar en niet als verwerker ten behoeve van notariskantoren. Deze verwijzers zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke. Omgekeerd is ook niet de bedoeling: de notaris is ook geen verwerker voor deze partijen.

Accountants- en administratiekantoren kunnen in verschillende hoedanigheden optreden:

• Als verwijzer / adviseur van een cliënt van de notaris: in die hoedanigheid zijn zij zelf verwerkingsverantwoordelijke en geen verwerker voor het notariskantoor.
• Als uitvoerder van controlerende taken:

Dit hangt af van de rol van de tolk. Als de tolk enkel schriftelijk vertaalt of mondeling tolkt zonder de persoonsgegevens systematisch op te slaan of verder te verwerken, is hij geen verwerker en is een verwerkersovereenkomst niet nodig.

Nee, de verwerkingsverantwoordelijke moet met de verwerker een verwerkingsovereenkomst sluiten. De verwerker moet afspraken maken met een subverwerker.
Een subverwerker is een partij die door een verwerker wordt ingeschakeld bij de verwerking van persoonsgegevens van het notariskantoor.

Een verwerkingsregister is een gedetailleerd overzicht waarin een organisatie alle verwerkingen van persoonsgegevens bijhoudt. Dit register is een essentieel onderdeel van goed privacy management en helpt organisaties aantonen dat ze voldoen aan de verplichtingen van de AVG.

Nee. Het verwerkingsregister is een intern register. Wel kan de Autoriteit Persoonsgegevens het register ter inzage vragen in het kader van het toezicht op de naleving van de AVG.

De AVG legt een verantwoordingsplicht op aan organisaties die persoonsgegevens verwerken. Eén van de verplichtingen op dit gebied is het register van verwerkingsactiviteiten.

Nee. In het register vult u niet de aparte zaken met namen van cliënten in, alleen het soort verwerkingen. Dit betekent dat u het register eenmalig invult voor de verwerkingsactiviteiten op uw kantoor. Daarna is het wel van belang om het register actueel te houden.

U moet het verwerkingsregister updaten zodra er veranderingen plaatsvinden in de verwerkingen van persoonsgegevens binnen het notariskantoor.

In het verwerkingsregister moeten bepaalde velden verplicht worden opgenomen, zoals de categorieën van de verwerkte persoonsgegevens en van betrokkenen, het doel van de verwerking en (indien mogelijk) bewaringstermijnen. Deze staan meestal niet in een kantoorhandboek.

Het register geeft inzicht in de persoonsgegevens die verwerkt worden. Niet alleen voor de Autoriteit Persoonsgegevens, maar ook voor de notaris zelf. Daarnaast is het register een goede basis om aan andere AVG-verplichtingen te voldoen en daarmee hoge boetes te voorkomen.

In het Voorbeeld Register van verwerkingsactiviteiten AVG (xlsx, 27 kB) is dat niet zo, omdat dit valt dit onder het verzamelen van gegevens ten behoeve van het opmaken van een notariële akte (categorie 1). De bedoeling is dat het register inzicht geeft in alle verwerkingsactiviteiten.