Zoeken

Door een beknopte lijst met relatief open normen op te stellen, en die te onderbouwen met de juridische grondslagen van de genoemde verplichtingen, doen we recht aan de opdracht van de ledenraad om de inhoudelijke kant van de kwaliteitstoetsing te ontwikkelen.

In het toezichtmodel zoals vastgelegd in de nieuwe notariswet vervult het BFT de rol van toezichthouder. Naast de bestaande financiële onderzoeken zullen zij risicogebaseerd onderzoek gaan verrichten naar de naleving van wet- en regelgeving door het notariaat.

Iedere auditor krijgt een aantal kantoren toebedeeld door het auditbureau. Streven is dat de auditoren niet uit hetzelfde arrondissement afkomstig zijn als de door hen te bezoeken notarissen. De toewijzing is willekeurig, waarbij wel gelet wordt op reisafstand en kantooromvang.

In uitzonderlijke gevallen komt het voor dat een kantoor, of soms ook een auditor, vindt dat de audit niet met de vereiste objectiviteit kan worden uitgevoerd. Dat kan verschillende redenen hebben.

Doel, handelswijze en reikwijdte zijn vastgelegd in de Verordening op de kwaliteit, die op 2 januari 2009 van kracht werd.

De notaris is verplicht de auditor inzage te geven in de cliëntendossiers. Hij handelt daarbij niet in strijd met zijn geheimhoudingsplicht. Dit is geregeld in artikel 61a van de Wet op het notarisambt (Wna). De auditor heeft zelf ook een geheimhoudingsplicht en verschoningsrecht.

Ja, de assistent van de auditor heeft ook geheimhoudingsplicht en verschoningsrecht. De principes van geheimhoudingsplicht en het daaraan verbonden verschoningsrecht gelden op dezelfde manier voor personen die zijn betrokken bij de uitvoering van kwaliteitstoetsing.

De toetsers die de peer reviews uitvoeren worden opgeleid in auditvaardigheden en in gesprekstechnieken. Zij voeren een simulatie peer review uit waarbij gebruikt wordt gemaakt van oefendossiers.

Als een kantoor meerdere vestigingen heeft, worden al deze vestigen bezocht, niet noodzakelijkerwijs in hetzelfde jaar. Alle vestigingen worden eens per drie jaar bezocht.

Dat is enerzijds afhankelijk van de omvang van het kantoor dat bezocht wordt, maar anderzijds ook van de wijze waarop bijvoorbeeld het personeel is geïnstrueerd en op de hoogte blijkt, of de dossiers geordend zijn en gevraagde documenten snel kunnen worden getoond.

Vooraf ontvangt de auditor uitsluitend informatie over de omvang en de vestigingsplaats van het kantoor.

Dossierinzage heeft uitsluitend tot doel inzicht in de handelwijze van kantoor en notaris te verkrijgen, en heeft nooit betrekking op de handelwijze van cliënten. Op basis van de aard van de praktijk en de vragenlijst die vooraf is gestuurd selecteert de auditor een aantal dossiers.

Ja, dit verdient zelfs de voorkeur aangezien er zodoende snel en adequaat toelichting kan worden gegeven.

Tijdens het eindgesprek worden de bevindingen van de dag besproken. Soms wordt door het kantoor nog aanvullende informatie verschaft, en ook kunnen eventuele onduidelijkheden worden toegelicht. Bij voorkeur zijn bij het eindgesprek, naast de notaris(sen), degenen met wie een gesprek is gevoerd aanwezig.

Nee, dat zou strijdig zijn met de aard van het peer review. We denken dat de criteria en de documentatie voldoende handvatten voor de eigen invulling van een zelfevaluatie bieden, en verwachten dat het meer effect sorteert wanneer de betrokkenen hier zelf mee aan de slag gaan.

Ja, we weten dat sommige marktpartijen daarbij behulpzaam kunnen zijn. Het voordeel daarvan is, dat je een beoordeling verkrijgt van een onafhankelijke maar wel gespecialiseerde partij.

Notarissen en kandidaat-notarissen gebruiken de auditrapporten soms om reclame mee te maken of om zich te verdedigen bij de tuchtrechter. De auditrapporten zijn echter geschreven voor de geaudite kantoren en niet voor buitenstaanders.

• Is een positief auditrapport bruikbaar in een tuchtprocedure?

Mocht de auditor het gefundeerde vermoeden hebben dat er sprake van klachtwaardig gedrag is, of wanneer klachtwaardige handelingen worden geconstateerd, dan meldt hij dit in het rapport, waarbij de misstand omschreven wordt, en de aanbeveling tot een nader onderzoek wordt gedaan.

Ja. De geschillenregeling vindt u het Reglement op de kwaliteit Geschillen.

Nee, er worden geen certificaten verstrekt. Er wordt niet gepubliceerd welke kantoren al bezocht zijn. Het opgezette model van peer review betreft alle kantoren in gelijke mate.