Zoeken

Ja, u mag uw protocol eventueel ook bewaren bij een professionele archiefruimteverhuurder. Die ruimte moet ook voldoen aan de Archiefregeling en de eisen van beveiliging en geheimhouding.

Raak niet in paniek maar handel snel. Dan voorkomt u mogelijk meer schade. Het Nationaal Archief heeft een calamiteitenplan (pdf, 922 kB) geschreven. Lees dit plan, hou het bij de hand en gebruik het in geval van nood. U kunt ook een salvage- of recoverybedrijf inschakelen.

De notariële akten moeten van papier zijn en eeuwig worden bewaard. Zie artikel 41, tweede lid, Wet op het notarisambt en artikel 3 Archiefwet en daarop gebaseerde uitvoeringsregelingen. De dossiers met overige documenten mogen digitaal of elektronisch worden gearchiveerd.

Hierover is niets geregeld. In de nota n.a.v. het verslag bij artikel 15 Wna zegt de minister dat naar zijn mening alle bescheiden, zoals dossiers, aan een opvolger moeten worden overgedragen. In de Verordening overdracht protocol staat hier niets over geschreven.

U moet ervoor zorgen dat de documenten binnen een redelijke termijn kunnen worden gevonden en binnen een redelijke termijn leesbaar zijn. Conversie is nodig als u verwacht dat een digitaal document binnen afzienbare tijd niet langer leesbaar is.

Daarover bestaat in de praktijk veel onduidelijkheid. Niet iedereen realiseert zich dat e-mail onder de Archiefwet valt. Daardoor hebben overheidsorganisaties nog nauwelijks procedures voor de informatiehuishouding van hun e-mail.

E-mail bewaren

E-mail wordt vaak beschouwd als een persoonlijk communicatiemiddel.

Volledige vraag: 
Stukken die samenhangen met het legaliseren van handtekeningen mogen na een jaar worden vernietigd. Betekent dat voorschrift, dat ik voortaan een aparte administratie moet aanleggen? En moeten ik kopieën bewaren als ik bijvoorbeeld voor een andere notaris een volmacht legaliseer?

Ja dat mag op grond van de Archiefregeling. U moet er wel voor zorgen dat u de documenten binnen een redelijke termijn kunt vinden en binnen een redelijke termijn leesbaar kunt maken. De bewijzen moet u 5 jaar bewaren.

Nee, er zijn geen richtlijnen voor of eisen aan een externe back up.

Het is voor u van belang dat u kennisneemt of kunt nemen van de inhoud van aangeboden stukken die u in uw protocol opneemt. Dan kunt u pas beoordelen of er redenen zijn om dienst te weigeren. Als u dat niet kunt, mag u het stuk niet in uw depot opnemen. Maar er zijn uitzonderingen.

Met milieuzaken worden bedoeld de zaken, waarbij aansprakelijkheidstelling kan plaats vinden op grond van artikel 3:310, tweede lid, BW. Dat artikel luidt:

Nee, u moet de minuten in een speciale archiefruimte bewaren. U mag de gewone dossiers wel in de speciale archiefruimte bewaren, maar dat is wel kostbaar omdat die ruimte aan strikte eisen moet voldoen. Bovendien is het ook lastiger voor de beveiliging als er continu wordt in- en uitgelopen.

Het verdient aanbeveling dat u originele stukken meteen teruggeeft aan uw cliënt. U kunt de kopieën van deze stukken bewaren in het dossier. Er geldt een uitzondering van de bewijzen van eigendom die aan de koper worden overhandigd (art. 7:9 BW).

Ja, dat moet op grond van artikel 10 Verordening overdracht protocol. U moet inzage geven in de door de oud-notaris opgemaakte akten en de daarbij behorende dossiers en andere relevante stukken. Ook de boekhouding valt onder andere relevante stukken.

Artikel 1

In dit Reglement wordt verstaan onder:
- adviserende instanties: de instanties die op grond van artikel 7, tweede lid, of artikel 8, tweede of zesde lid, Wna, advies hebben uitgebracht.
- BFT: Bureau Financieel Toezicht.
- Bna: Besluit op het notarisambt.
- Commissie: de Commissie toegang notariaat.

Artikel 6

1. Om te worden benoemd tot notaris of te worden aangewezen als toegevoegd notaris, moet de verzoeker voldoen aan de wettelijke voorwaarden zoals gesteld in artikel 6 Wna.

Artikel 7

1. De persoonstoets wordt afgenomen door een extern psychologisch adviesbureau dat in overleg met de Minister is geselecteerd. De contactgegevens van het adviesbureau staan vermeld op knb.nl.

Artikel 10

1. De Commissie kan op basis van artikel 5, eerste lid, Bna, besluiten dat een beperkt onderzoek, de zogenaamde verkorte Ctn-procedure, aangewezen is.

De Commissie kan ter nadere duiding van de (eventuele) ontvangen adviezen in overleg treden met de andere adviserende instanties.

Artikel 14

Dit reglement kan worden aangehaald als 'Reglement inzake werkwijze Commissie toegang notariaat'.