De oprichting van een nv of bv vindt plaats bij notariële akte. Dit geldt ook voor de uitgifte en levering van en de vestiging van beperkte rechten op aandelen op naam in een bv of een niet-beursgenoteerde nv.
Een vennootschap is verplicht om een aandeelhoudersregister (bij) te houden. Meestal wordt dit boekwerk bij de oprichting van de vennootschap door de notaris aan het bestuur van de vennootschap meegegeven. Elke verandering in de rechtstoestand van de aandelen, bijvoorbeeld een aandeelhouderswisseling, moet daarin door het bestuur worden aangetekend.
In de praktijk blijkt dat het aandeelhoudersregister niet altijd goed wordt bijgehouden en soms zelfs niet meer kan worden gevonden. Dit is lastig, omdat de notaris bij iedere levering van en vestiging van beperkte rechten op aandelen op naam in een bv of een niet-beursgenoteerde nv moet onderzoeken wie de eigenaar is van de aandelen. Dit heet een titelonderzoek. Een centraal digitaal aandeelhoudersregister kan dit titelonderzoek gemakkelijker en betrouwbaarder maken.