Digitale Cliënt Identificatie aangevuld en verduidelijkt

Onder identificeren wordt verstaan: opgave van de identiteit laten doen. Dit kan veilig en op afstand met DCI (voor deze link moet u inloggen) door de chip in het identiteitsdocument van de cliënt te scannen. Hiermee ontvangt de notaris al bij aanvang van een dossier op eenvoudige en betrouwbare wijze identificatiegegevens van cliënten. Inmiddels hebben ruim 7300 identificaties via DCI plaatsgevonden. DCI biedt een veilig alternatief voor het ontvangen van een 'kopietje paspoort' en meer zekerheid over de echtheid van het gebruikte identiteitsdocument. Op de Kennisbank digitaal passeren is uiteengezet wanneer digitale identificatie wel en niet kan worden gebruikt.

Identiteitsverificatie

Identificatie moet worden onderscheiden van identiteitsverificatie: vaststellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit van de cliënt. Beide komen samen in artikel 39 lid 1 Wna. Hierin staat dat de notaris de identiteit van personen die de eerste maal voor hem verschijnen moet vaststellen aan de hand van een wettelijk identiteitsdocument. Daarbij moet hij ook een WID-scanner gebruiken.

Audiovisueel contact

De notariële wet- en regelgeving schrijft niet voor hoe de notaris de identiteit moet vaststellen van personen die als partij bij de akte optreden maar niet bij het verlijden van de akte verschijnen (volmachtgevers). In de praktijk gebeurt dit soms aan de hand van een toegezonden kopie van een wettelijk identiteitsdocument van de volmachtgever of het tonen hiervan tijdens audiovisueel contact met de volmachtgever.
De KNB raadt notarissen aan om audiovisueel contact te hebben met de volmachtgever in combinatie met DCI als zij de volmachtgever niet kennen. Op deze manier kan de notaris in veel gevallen op veilige en betrouwbare wijze de identiteit van de volmachtgever vaststellen. Ook kan hij zo nagaan of de betreffende persoon inderdaad de bewuste volmacht heeft afgegeven en de inhoud en gevolgen hiervan begrijpt. De volmacht kan ook tijdens dit audiovisuele contact worden ondertekend.

Twijfel

Als de notaris twijfelt aan de identiteit van de volmachtgever of diens handtekening onder de volmacht, wordt aanbevolen de volmachtgever te laten langskomen op kantoor of diens handtekening te laten legaliseren door een collega-notaris of een autoriteit in het buitenland. Dan kan ook fysiek de identiteit van de volmachtgever worden vastgesteld. In geval van een vermoeden van (identiteits)fraude, misbruik of witwassen is het uiteraard raadzaam om de volmachtgever uit te nodigen op kantoor.

Digitale legalisatie

DCI kan niet worden gebruikt om de handtekening op een volmacht te legaliseren. Legalisatie van een handtekening door de notaris houdt immers in dat hij op het aangeboden stuk of op een daaraan aangehecht stuk – meestal een onderhandse volmacht – een door hem gedagtekende en ondertekende verklaring stelt waarin hij de echtheid van de handtekening bevestigt (artikel 52 lid 2 Wna). In coronatijd is de praktijk ontstaan om digitaal te legaliseren. Dat wil zeggen: waarneming van het zetten of verificatie van de handtekening door middel van audiovisuele communicatiemiddelen. Gezien de risico’s hiervan ontraadt de KNB deze werkwijze, met name als de legaliserend notaris de volmachtgever niet kent.

Digitaal ondertekenen onderhandse stukken

De KNB wil begin 2025 een systeem introduceren waarin notarissen onderhandse stukken digitaal kunnen laten ondertekenen. U kunt hierbij denken aan een onderhandse volmacht, verklaring of overeenkomst. De identificatie en ondertekening zullen plaatsvinden op hetzelfde hoogste beveiligings- en betrouwbaarheidsniveau als bij het digitaal passeren van een akte. De digitaal ondertekende stukken worden opgeslagen in uw dossier. Deze manier van ondertekenen geeft meer zekerheid dat een onderhands stuk door de betreffende persoon of personen is ondertekend dan wanneer de notaris een kopie of scan van een ondertekend onderhands stuk ontvangt. Het is een nieuw, aanvullend middel dat de notaris kan gebruiken bij zijn (digitale) dienstverlening.

Meer informatie: KNB, Jacco Sjerps, j.sjerps@knb.nl, 070 3307226 en Estella Schijf, e.schijf@knb.nl, 070 3307110