Vestiging

Opslaan

Deel deze informatie

De plaats van vestiging van uw kantoor is vastgelegd in uw benoemingsbesluit. U bent verplicht om daar kantoor te houden en uw protocol op die plaats te bewaren.

Het is toegestaan buiten uw plaats van vestiging incidenteel ambtelijke werkzaamheden te verrichten. Dit mag alleen op Nederlands grondgebied. De notaris mag niet buiten zijn plaats van vestiging bijkantoren hebben en op vaste of onregelmatige tijden zitdagen te houden. Een uitzondering geldt voor de Waddeneilanden, waar geen notaris is gevestigd.

Wijziging vestigingsplaats

Op grond van artikel 10 Wna en artikel 15 Wna kan een notaris van vestingplaats wijzigen. Het ministerie van Justitie & Veiligheid (J&V) maakt daarbij onderscheid tussen wijziging vestigingsplaats binnen/buiten arrondissement en met/zonder medeneming protocol. In alle gevallen moet u een ondernemingsplan indienen bij de Commissie van deskundigen notariaat (Cdvn). Een positief advies van deze commissie is vereist.

Daarnaast moet u een wijzigingsverzoek indienen bij het ministerie. Dit kan via de website van het ministerie. Zonder positief advies van de Cvdn neemt het ministerie het verzoek tot wijziging vestigingsplaats niet in behandeling.
Nadat het ministerie het verzoek in behandeling heeft genomen, bekijkt de KNB op verzoek van het ministerie of er tegen deze voorgenomen wijziging bezwaren bestaan. De KNB checkt haar registers (hoofdzakelijk op tucht, toezicht en maatregelen) en laat het ministerie haar bevindingen weten. Heeft de KNB geen bezwaren tegen de voorgenomen wijziging van vestigingsplaats? Dan moet het ministerie binnen acht weken na de datum van het verzoek een ministerieel besluit hierover nemen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik weten over de overname van een protocol?

Bekijk hiervoor de brief van de staatssecretaris van J&V van 3 april 2000. Aanvullend beleid over overname van probleemprotocollen is gepubliceerd in de brief van de staatssecretaris van 11 juli 2013.

Ik ben notaris op een eenmanskantoor. Mag ik een nevenvestiging openen in mijn plaats van vestiging?

Ja. Ook een solitaire notaris mag een bijkantoor in zijn plaats van vestiging aanhouden, mits het voldoet aan kwaliteitseisen.

De notaris dient er voor te zorgen dat zijn kantoor alle gebruikelijke notariële diensten kan bieden. Niet vereist is dat op een bijkantoor sprake is van volledige ambtsbediening. Wel moet de dienstverlening op het bijkantoor aan kwaliteitseisen voldoen. Zo moet er voldoende deskundigheid zijn en de kwaliteit van de werkzaamheden gewaarborgd. Om dit te verduidelijken, volgen hier 2 voorbeelden uit de praktijk.

  1. Onvoldoende notariële deskundigheid op bijkantoor
    Er is één tuchtrechtelijke uitspraak over deze kwestie. In deze zaak werd het bijkantoor geleid door de echtgenote van de notaris. Deze echtgenote was geen notaris of kandidaat-notaris, maar psychologe en mediator en zij had haar kandidaatsexamen rechten behaald. De notaris hield geen, althans onvoldoende, toezicht op de gevoerde praktijk in het bijkantoor. De kamer van toezicht verklaarde de klacht hierover gegrond.
  2. Kwaliteit werkzaamheden wel voldoende gewaarborgd
    Naar aanleiding van een signaal van een andere notaris heeft het KNB-bestuur een solitaire notaris aangeschreven die een bijkantoor had geopend. De notaris nodigde de KNB uit te komen kijken welke voorzieningen hij had getroffen voor het door hem geopende bijkantoor. Een auditteam van twee KNB-auditoren heeft toen een intercollegiale toetsing uitgevoerd, zowel op het bijkantoor als de hoofdvestiging. Hun conclusie was dat de kwaliteit bij beide voldoende gewaarborgd is. Op beide kantoren is voortdurend een waarnemingsbevoegde kandidaat-notaris aanwezig, met ten minste twee medewerkers aan ondersteuning. Er is sprake van gestructureerd overleg binnen het gehele kantoor, in elk geval aan het begin en het einde van de dag, maar daarnaast regelmatig kantoorbreed en per sectie. Naar het oordeel van de auditoren worden op de nevenvestiging van het kantoor dezelfde diensten geboden als op het hoofdkantoor.

Dissociatie en vestiging in een ander arrondissement; behoren de financiële administratie en dossiers tot het protocol?

Vestigt u zich als notaris buiten het arrondissement van uw huidige vestigingsplaats? Dan bent u bevoegd het protocol over te brengen naar uw nieuwe plaats van vestiging (artikel 10 lid 6 Wna). Het protocol is gedefinieerd in artikel 1 Wna.

Het notarisambt geeft de notaris een exclusieve zorg en verantwoordelijkheid voor zijn protocol. Daar moeten hem in ieder geval de ‘overige notariële bescheiden’ ter beschikking staan. Volgens de toelichting op artikel 15 Wna zijn deze bescheiden onlosmakelijk aan het protocol verbonden. Overige bescheiden zijn de bescheiden ‘die wegens het gebruik met het protocol dienen te worden overgegeven, zoals bijvoorbeeld de kopieën van successiememories, de kladrepertoria, alsmede de notariële boekhouding.’ De financiële administratie hoort hier absoluut bij.
Voor zover deze administratie betrekking heeft op het protocol van de notaris, moet u deze dus kunnen ‘meenemen’ naar uw nieuwe plaats van vestiging. Wat nu als zo’n scheiding in de administratie niet te maken is? Dan ligt het voor de hand dat de vertrekkende en komende notaris beiden (een kopie van) de gehele administratie behouden. Dat is noodzakelijk om zorg en verantwoordelijkheid voor het protocol te dragen en het notarisambt goed uit te oefenen.

Uit de parlementaire geschiedenis van de Wna (Kamerstukken II, 1996/97, 23 706, nr. 12, pagina 21) blijkt dat ook de dossiers tot de ‘overige notariële bescheiden’ behoren. Daaruit trekt de KNB de conclusie dat de dossiers níet tot het protocol behoren. Verwezen kan worden naar het Handboek ‘De Notariswet’ van J.C.H. Melis, zoals bewerkt door B.C.M. Waaijer, zevende druk, pagina 278.
Het notarisambt geeft de notaris een exclusieve zorg en verantwoordelijkheid voor zijn protocol. Zonder de ‘overige notariële bescheiden’, zo meent de KNB, is het niet mogelijk zorg en verantwoordelijkheid voor uw protocol te dragen. Anders gezegd, zonder is het niet mogelijk het ambt goed uit te oefenen.

Moet ik bij wijziging van vestigingsplaats opnieuw de eed afleggen?

Nee, u hoeft niet opnieuw de eed af te leggen bij wijziging van plaats van vestiging.

Is tussenkomst van de Commissie toegang notariaat vereist bij wijziging plaats van vestiging?

Nee, dit is niet vereist.