Toegevoegd notaris

Een notaris mag maximaal 3 toegevoegd notarissen aan zijn of haar protocol aanwijzen. De toegevoegd notaris mag akten passeren in het protocol van de aanwijzend notaris.

Instructiebevoegdheid

De aanwijzend notaris heeft een instructiebevoegdheid jegens de toegevoegd notaris. Dit houdt in dat de aanwijzend notaris verantwoordelijk is voor de notariële werkzaamheden die de toegevoegd notaris verricht. Ook houdt de aanwijzend notaris toezicht op de toegevoegd notaris. Wanneer de toegevoegd notaris en de aanwijzend notaris ieder op een andere vestiging werken, is het voor beiden raadzaam om na te denken over de manier waarop in die situatie inhoud wordt gegeven aan het toezicht in het kader van de exclusieve instructiebevoegdheid.

Vaste waarnemer

De toegevoegd notaris is de vaste waarnemer van de aanwijzend notaris. Een toegevoegd notaris kan geen deel uitmaken van de eigendomsstructuur van het desbetreffende kantoor.

Om toegevoegd notaris te worden moet de daarvoor wettelijk voorgeschreven procedure worden gevolgd. Eén van de vereisten is een gesprek bij de Commissie toegang notariaat (Ctn) en het afleggen van een persoonstoets bij psychologisch adviesbureau Xiel. Ook zijn aan deze procedure kosten verbonden. Vragen hierover kunt u mailen naar secretariaatctn@knb.nl.

In specifieke situaties kan de Commissie toegang notariaat (Ctn) besluiten dat voor de aanwijzing als toegevoegd notaris een verkorte procedure bij de Ctn toepasselijk is. In dat geval hoeft het gehele traject (zoals een persoonstoets, een gesprek met de Ctn en het overleggen van referentiebrieven) òf een gedeelte daarvan niet opnieuw te worden doorlopen. Dit is vastgelegd in de Beleidsregel toetsing Commissie toegang notariaat en het Reglement inzake werkwijze Commissie toegang notariaat.

Wanneer de verkorte procedure

De verkorte procedure heeft in beginsel betrekking op de situatie dat een toegevoegd notaris binnen hetzelfde kantoor aan een andere notaris (van dat kantoor) wenst te worden toegevoegd. Vaak gaat het hierbij om een wisseling binnen het kantoor, bijvoorbeeld de notaris aan wie is toegevoegd gaat met pensioen en wordt opgevolgd.

In geval van een overstap van het ene kantoor waar u toegevoegd notaris bent, naar een ander kantoor, of wanneer u als oud-notaris wilt worden toegevoegd, dan dient u (opnieuw) de normale procedure voor de aanwijzing als toegevoegd notaris te volgen

Indienen

Een verzoek tot een verkorte procedure wordt ingediend door de toegevoegd notaris én de aanwijzend notaris. U kunt uw verzoek sturen naar secretariaatctn@knb.nl. De voorzitter en de secretaris van de Ctn beoordelen en handelen het verzoek af.

Beoordeling Ctn

Het staat de Ctn vrij om een verzoek tot een verkorte procedure niet in behandeling te nemen als sprake is van bijzondere omstandigheden. Dit is een open norm, die per geval door de Ctn beoordeeld wordt. Een verzoek wordt in ieder geval afgewezen indien u na de eerdere aanwijzing een tuchtrechtelijke maatregel opgelegd heeft gekregen. Is er sprake van bijzondere omstandigheden, dan kan het zijn dat u wel het traject geheel of gedeeltelijk moet doorlopen.

Verder wordt een verzoek tot een verkorte procedure niet in behandeling genomen wanneer meer dan 2 jaren zijn verstreken sinds het einde van het vorige toegevoegd notarisschap.

Terug naar uw vorige kantoor? Ook dan geldt de termijn van 2 jaar. Bent u langer dan 2 jaar niet meer werkzaam bij uw vorige kantoor waar u toegevoegd notaris was, dan is de verkorte procedure niet van toepassing.

Kosten

Wilt u toegevoegd notaris worden dan zijn daar bepaalde kosten aan verbonden. Waar moet u dan aan denken?

• De kosten voor het aanvragen van de aanwijzing bedragen 1.600 euro.
• De kosten voor de persoonstoets vindt u op de pagina Persoonstoets.

Zie voor de financiële bijdrage aan de KNB de rubriek Leden en lidmaatschap.

De verzekeraars hebben laten weten dat de toegevoegde notaris, vooralsnog zonder verhoging van de premie, meeverzekerd kan worden op de polis van de notaris.

Maatschap

Een toegevoegd notaris kan geen deel uitmaken van een maatschap. De wet veronderstelt het bestaan van een arbeidsovereenkomst tussen de toegevoegd notaris en de notaris. Zie artikel 30b lid 2 Wna, dat bepaalt dat de notaris over een exclusieve instructiebevoegdheid ten aanzien van de notariële werkzaamheden van de toegevoegd notaris beschikt, en artikel 30d Wna, waarin staat dat de toevoeging van rechtswege eindigt als de arbeidsovereenkomst eindigt.

Einde van de toevoeging

De toevoeging kan op de volgende manieren eindigen:

• Automatisch, als de arbeidsovereenkomst met de notaris aan wie u bent toegevoegd eindigt; de notaris aan wie u bent toegevoegd dient de ledenadministratie van de KNB tijdig in kennis te stellen van het eindigen van uw arbeidsovereenkomst via ledenadministratie@knb.nl.
• Automatisch, als de notaris aan wie u bent toegevoegd ontslag heeft gekregen, is overleden of is ontzet;
• Door intrekking van de toevoeging door het ministerie van Justitie en Veiligheid als niet langer wordt voldaan aan de vereisten voor toevoeging;
• Door intrekking door het ministerie van Justitie en Veiligheid op verzoek van de toegevoegd notaris; om dit verzoek te doen, gebruikt u het formulier op de website van het ministerie. Dien de aanvraag minimaal vier weken voor de gewenste ontslagdatum in.
• Van rechtswege, bij het bereiken van de 70-jarige leeftijd van de notaris aan wie u bent toegevoegd.

Lidmaatschap KNB na einde toevoeging

• Als u na het beëindigen van uw toevoeging kandidaat-notaris of notaris blijft, loopt het lidmaatschap van de KNB door.
• Als u het notariaat verlaat, kunt u geen lid blijven van de KNB. U moet uw lidmaatschap van de KNB zelf beëindigen. U kunt ervoor kiezen om 'aangeslotene' van de KNB te worden. De aanvraag daarvoor moet direct na het beëindigen van het lidmaatschap worden ingediend. Meer hierover vindt u op de pagina Aangeslotene.