Aard en nummer id-document toch opgenomen in een akte: wat nu?

De Wna verplicht de notaris om de aard en het nummer van een identiteitsdocument, waarmee de notaris de identiteit van een persoon heeft vastgesteld, te vermelden in de akte of de daaraan te hechten volmacht. Door een aanpassing van de Wna verandert dit vanaf 1 januari. De aanleiding voor het schrappen van deze verplichting is de maatschappelijke discussie over privacygevoelige gegevens. Bepaalde persoonsgegevens komen via notariële akten in de openbare registers en bij het Handelsregister terecht, waarna deze gegevens vrij opvraagbaar zijn voor derden. De wijziging van de Wna zorgt er voor dat deze gegevens (mits inderdaad niet opgenomen) niet meer zichtbaar zijn in de openbare registers van het Kadaster en bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK).

Voorkom verdere verwerking
Omdat de grondslag van de verwerking van de aard en het nummer van een identiteitsdocument vervalt per 1 januari 2023, is de opname van deze persoonsgegevens in een akte en/of aangehechte volmacht niet meer rechtmatig volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat deze verwerking, indien mogelijk, gestopt moet worden. Als deze gegevens eenmaal zijn opgenomen in een akte, en deze is ondertekend, dan kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt. Het is in dat geval belangrijk om verdere verwerking te voorkomen. Zorg daarom dat er geen kopieën/afschriften/uittreksels/grossen van deze akten en geen kopieën van volmachten worden gedeeld met deze gegevens erin. Het verstrekken van een uittreksel van de akte, waarbij de niet noodzakelijke persoonsgegevens zijn weggelaten, biedt dan uitkomst.

Uittreksel inschrijven Kadaster
Heeft een notaris toch een akte gepasseerd waarin de aard en het nummer van een identiteitsdocument staan? Als het afschrift van deze akte nog niet ter inschrijving in de openbare registers van het Kadaster is aangeboden, dan kan een uittreksel ter inschrijving worden aangeboden. Let op: gebruik dan wel de juiste equivalentieverklaring en zorg ervoor dat is voldaan aan de overige inschrijvingsvereisten zoals gesteld in de Kadasterwet en aanverwante regelgeving.
Op grond van de Kadasterwet dient de equivalentieverklaring behorende bij een uittreksel als volgt te luiden:
“Ondergetekende, .........., notaris te .........., verklaart dat dit uittreksel inhoudelijk een volledige en juiste weergave is van de inhoud van de desbetreffende gedeelten van het stuk waarvan het een uittreksel is."

Neerlegging bij Handelsregister en controle achteraf
In het kader van de AVG plakt de KVK bepaalde privacygevoelige gegevens – waaronder gegevens omtrent aard en nummer identiteitsdocument – af. Als u toch een akte heeft gepasseerd met deze gegevens erin en een afschrift hiervan heeft neergelegd bij het Handelsregister van de KVK, controleer dan, nadat het afschrift is neergelegd, door het opvragen van het afschrift (tegen betaling) of het afplakken op de juiste wijze is gedaan. Mocht dit niet het geval zijn, neem dan contact op met de KVK.

Uitzondering
Indien op basis van een andere wettelijke verplichting vereist is dat gegevens omtrent aard en nummer identiteitsdocument in de akte moeten worden opgenomen, dan is er sprake van een grondslag op basis waarvan de notaris deze persoonsgegevens mag verwerken in de akte en/of vermelde volmacht. Ook buitenlandse wetgeving kan een grondslag opleveren. Toch geldt dat verdere verwerking, indien mogelijk, moet worden gestopt.

Datalek
Wie toch een afschrift van de akte – met daarin aard en nummer van een identiteitsdocument - heeft aangeboden ter inschrijving in de openbare registers van het Kadaster of heeft neergelegd bij het Handelsregister van de KVK, heeft te maken met een datalek. Dit geldt ook voor volmachten met deze gegevens. Het feit dat de KVK privacygevoelige gegevens al afplakt, maakt dat niet anders.

Stappenplan
Bij een datalek is er sprake van een onbevoegde openbaring van persoonsgegevens. Het is dan belangrijk om actie te ondernemen. Volg het door het eigen notariskantoor opgestelde stappenplan bij datalekken. Heeft uw kantoor geen stappenplan voor datalekken of kunt u dit niet vinden, dan vindt u op knb.nl een stappenplan op hoofdlijnen (docx, 51 kB). Meer informatie over het onderwerp datalekken en meldplicht datalekken is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Op deze website staan ook verdere contactgegevens voor het doen van een melding.

Veelgestelde vragen
Bij de afdeling Praktijkzaken komen veel vragen binnen over dit onderwerp. De vragen zijn met de bijbehorende antwoorden samengebracht in een overzicht van veelgestelde vragen (pdf) (pdf, 135 kB). Dit overzicht wordt de komende tijd verder aangevuld.

Meer informatie: KNB, Praktijkzaken, pz@knb.nl, 070 3307111