'Het biedt je een ijkpunt'
De T-shaped professional is een professional die zowel een specialist is op zijn eigen vakgebied als een generalist die in staat is om over de grenzen van zijn vakgebied te kijken en verbindingen te leggen. De verticale as van de T staat voor de vakinhoud. De horizontale gaat over meer algemene vaardigheden zoals empathie en communicatieve skills. Ook in het notariaat is behoefte aan notarissen die meer in hun mars hebben dan alleen juridische kennis, aldus KNB-voorzitter Annerie Ploumen. ‘De maatschappij verandert snel en wordt steeds complexer, de cliënt wordt mondiger. Dat vraagt om andere competenties. Niet voor niets is “Futurepro(o)f” een van de thema’s van onze Strategische Agenda Notariaat 2020-2025. Het afgelopen jaar hebben we in een werkgroep nagedacht over welke competenties een futureproof notaris idealiter moet beschikken. Sommige hebben te maken met inhoudelijke adviezen. Heb je oog voor detail? Kan je uitleggen? Andere met advisering op basis van de relatie. Luister je goed? Behartig je daadwerkelijk iemands belangen? We hebben ook meer algemene competenties benoemd, zoals proactiviteit en zelflerend vermogen. Om onze leden te ondersteunen, ontwikkelt de KNB een instrument waarmee je kunt vaststellen voor welke competenties je aanleg hebt. Het biedt je een ijkpunt. De mogelijkheid om na te denken over de vraag waar je over vijf jaar wil zijn. Misschien ben je inhoudelijk heel sterk, maar minder goed in people management. Op basis van de uitkomsten kun je aanvullende stappen nemen om je praktijk beter uit te voeren. Dat kan een cursus zijn of een gesprek met een coach.’
Eyeopener
Het reflectie-instrument wordt door de KNB ontwikkeld in samenwerking met PSI/Cubiks, een consultantsbureau dat is gespecialiseerd in talentmanagementoplossingen. ‘Het instrument bestaat uit een vragenlijst van 161 vragen’, aldus Gülzar Aslan. ‘Daarna ontvang je een rapport waarin je ziet hoe jij je verhoudt tot de acht competenties. Die vertaalslag wordt automatisch gemaakt. Daar komen geen mensenhanden aan te pas. Je ziet in het rapport in hoeverre jouw profiel overeenkomt met het profiel van de futureprof. Hoe werk je bijvoorbeeld samen met de cliënt? Dat gaat over interactie. En hoe hou je balans tussen kwaliteit en kwantiteit? Dan praat je over de afweging tussen efficiency en zorgvuldigheid.’ ‘Het lezen van het rapport kan een feest van herkenning zijn, maar ook een eyeopener’, vult haar collega Renee Levering aan. ‘De vragen geven niet alleen inzicht in je gedrag, maar laten ook je voorkeuren zien. Wil je bijvoorbeeld van nature wel graag samenwerken? En hou je eigenlijk wel van verandering? Misschien heb je juist behoefte aan stabiliteit. Het instrument geeft je inzicht in je drijfveren.’
Wat gebeurt er met alle data die via het instrument wordt verzameld? Levering: ‘Dat is heel grondig geregeld. Niet alleen vereist de Algemene Verordening Gegevensbescherming dit, het is ook ons bestaansrecht. We ontwikkelen soortgelijke rapportages voor uiteenlopende beroepsgroepen. De KNB kan niet bij de data. We versturen de rapporten alleen naar de gebruikers van het instrument. Het is de bedoeling dat in de toekomst de gebruiker zijn rapport zonder onze tussenkomst kan downloaden.’
Spiegel
Het instrument is nog volop in ontwikkeling. ‘We zijn het op dit moment aan het finetunen op basis van de feedback van de deelnemers aan de eerste twee pilots’, aldus Thijs Flokstra, notaris te Amsterdam en lid van de werkgroep Futurepro(o)f. ‘Voor het succes is de gebruiksvriendelijkheid van het instrument heel belangrijk. Het rapport dat je terugkrijgt, moet een toegankelijk overzicht bieden zodat het aantrekkelijk wordt om de uitkomsten in de praktijk te gebruiken. Daar hebben we in de pilots veel aandacht aan besteed.’
‘Hiermee kan je mensen inspireren. Waar pas ik in het notariaat?’
De tweede pilot is inmiddels succesvol afgerond. Flokstra: ‘We begonnen met een demoversie en tien notarissen. Daarna hebben we een verder ontwikkelde versie aangeboden aan ruim honderd notarissen, echt een dwarsdoorsnede van de notariële beroepsgroep. Ze waren heel enthousiast. Opvallend is dat er grote overeenkomsten zijn als het gaat om de behoefte aan kerncompetenties. We hadden verwacht dat de rugzak met competenties meer per notaris zou verschillen. We zijn nu aan het nadenken hoe we de leden kunnen ondersteunen die verder met de resultaten aan de slag willen.’ Flokstra heeft de lijst zelf ook ingevuld. ‘Ontwikkelcompetenties als zelflerend vermogen en proactiviteit zijn voor mij en ons kantoor heel belangrijk. Het is ook een spiegel. Ben ik op de goede weg? Mijn rapport bevatte ook een aantal ontwikkelpunten. Daar wil ik graag een vervolg aangeven. Bijvoorbeeld door er met een collega over te praten. Ik kan mij voorstellen dat je op een kleiner kantoor die expertise bij een externe partij zoekt. Of het bespreekt in een intervisiegroep met notarissen van andere kantoren. Het zou ook een geschikt instrument kunnen zijn voor iemand die de notariële beroepsopleiding gaat doen. Vaak weet je maar amper waaraan je begint. Hiermee kun je mensen inspireren. Waar pas ik in het notariaat? Dit instrument laat het je zien.’
Knoop
Voor Marike van Luijk, notarieel medewerker bij Notariaat Salland, kwam de pilot op een geschikt moment. ‘Het reflectie-instrument heeft mij geholpen met het doorhakken van een knoop. Ik ben tien jaar geleden afgestudeerd in notarieel recht. Op dat moment was het lastig om aan de slag te komen. Er waren nauwelijks vacatures voor starters in het notariaat. Daardoor heb ik veel uitzendwerk gedaan. Vaak in projectorganisaties waar je veel contact hebt met de klant. Mijn juridische kennis kwam af en toe wel van pas, maar toch frustreerde het dat ik mijn potentieel niet kon aanboren. Sinds een halfjaar werk ik als notarieel medewerker. De afgelopen maanden speelde ik met de gedachte om met de notariële beroepsopleiding te beginnen, maar ergens twijfelde ik ook. Was ik er niet te lang uit geweest? Toen ik de mail voorbij zag komen waarin deelnemers voor de pilot werden gezocht, triggerde dat bij mij direct het vraagstuk.’
Van Luijk vervolgt: ‘Afgelopen november vulde ik de vragenlijst in. De vragen variëren enorm. Van heel algemeen – “hoe is je relatie met collega’s?” – tot echte gewetensvragen zoals “vertel je weleens een leugen?". Het rapport volgde een paar dagen later. Ik ben blij met wat ik las. Ik heb wel valkuilen – soms wil ik te precies zijn –, maar over het algemeen sluiten mijn kwaliteiten goed aan bij de competenties die van een notaris gevraagd worden. Dat geeft mij het zelfvertrouwen om in de nabije toekomst de beroepsopleiding te gaan volgen. De omweg die ik de afgelopen jaren heb gemaakt, geeft mij geen achterstand. Eerder andersom. Het zorgt voor een toegevoegde waarde. Uit die test blijkt dat de afgelopen tien jaar geen weggegooide tijd is geweest.’
De KNB is positief over de eerste resultaten uit de pilot en de feedback van de deelnemers. De beroepsorganisatie benadrukt dat het een product in wording is: de verschillende profielen en de rapportage zullen de komende tijd nog verder doorontwikkeld worden. Wilt u daarover meedenken of hebt u een idee om het notariaat futurepro(o)f te maken? Mail Jeroen Ouendag (j.ouendag@knb.nl).
Het KNB Reflectie instrument in een notendop
Het KNB Reflectie instrument maakt deel uit van de strategie om de notaris toekomstbestendig te maken. Het instrument wordt door de KNB ontwikkeld samen met PSI/Cubiks, een bedrijf dat is gespecialiseerd in assessment en talentontwikkeling. In twee ronden is het getest door een representatieve groep (kandidaat-)notarissen. Door het invullen van een vragenlijst konden ze zich vergelijken met een speciaal opgesteld notarisprofiel waarna ze een rapport ontvingen met sterke kanten en verbeterpunten. Daarnaast zijn vragen opgenomen om zo de zelfreflectie op het functioneren aan te wakkeren.