‘Doen we elke dag de dingen waar we blij van worden?’

‘Onze oudste notaris maakte tijdig bekend dat hij in 2015 zou uittreden. Omdat hij na 25 jaar het kantoor met een gerust hart wilde achterlaten, stimuleerde hij ons, blijvende notarissen, onder begeleiding een nieuwe leider te bepalen. Met ons zessen volgden we een persoonlijk ontwikkelingsplan, waar – ook tot onze eigen verrassing – iets anders uitkwam. Niet één specifieke persoon, maar wij als gezamenlijke notarissen en de kantoordirecteur leiden sindsdien Vechtstede notarissen.’

Wie ben jij?

‘Organisatiecoach Paul Nyst begeleidde ons tijdens dit traject. Hij zei: “We kunnen best praten over teamrollen en over hoe jullie gaan functioneren als de notaris weg is, maar laten we het eerst hebben over jou. Want wie ben jij als mens? Als je dat weet – waarom je de dingen doet zoals je ze doet en hoe je bijvoorbeeld reageert als iets lastig wordt –, kun je kijken hoe jij je verhoudt tot de ander. Daarna kun je onderzoeken hoe je je verhoudt tot jouw collega’s, andere medewerkers, cliënten, stakeholders enzovoort.” Wij dachten vooraf: we kiezen een leider en smeden er een team omheen, maar hij gooide de boel om.’

‘Dankzij dit traject kan ik mijn gedrag beter duiden. Vroeger had ik vaak het gevoel dat bepaalde dingen mij overkwamen. “Heb ik weer”, dacht ik dan, “hoe is het mogelijk?” Terwijl ik nu begrijp waarom mij dat overkomt. En fijner: ik kan het ook voorkomen. Als kandidaat-notaris nam ik regelmatig notariële taken op me omdat collega’s riepen dat ik die zo goed deed. Vaak ging het om minder leuke klussen, maar als conflictmijdend type riep ik: “Doe ik wel even.” Dankzij het persoonlijk ontwikkelingsplan leerde ik patronen te herkennen en bewuster te kiezen. Natuurlijk doet ieder van ons ook vervelende klussen, maar tegenwoordig vraag ik eerder: “Wil iemand anders dit graag doen?”’

Geen ellebogencultuur

‘Tijdens zo’n traject is het essentieel dat je je kwetsbaar opstelt en dat kan alleen in een vertrouwelijke omgeving. Daardoor durfde ieder van ons ook zijn zwakheden te tonen. We zijn een hecht managementteam geworden, dat elkaar aanspreekt op afspraken die niet worden nagekomen en dingen die niet goed gaan. Voor dit proces zeiden we veel vaker: týpisch iets voor haar, of dat overkomt hém weer! Als er nu bij iemand iets misgaat of de stress bij een van ons toeslaat, is de reactie: waar loop je tegenaan en hoe kunnen wij je helpen?'

‘In veel kantoren heeft elke notaris zijn eigen omzet, zijn eigen kosten en verdient iedereen verschillend. Dat willen wij niet: we runnen dit kantoor als team en verdelen de pot met ons zessen. Als jij een mooie zaak hebt en ik een rotklus moet doen, geen punt, want we doen het met elkaar. Die instelling voorkomt de ellebogencultuur die in sommige grote kantoren heerst. Bij ons geen afrekencultuur waarin alles is gestuurd op cijfers. Liever vragen we ons af of we elke dag wel de dingen doen waar we blij van worden. Natuurlijk is de kantoorcontinuïteit van groot belang, maar we maken ook veel keuzes die draaien om werkplezier. Inmiddels zijn we al jaren een stabiel team en dat is best uitzonderlijk voor zo’n middelgrote praktijk.’

Leervermogen

‘Onze kernwaarden hebben we in een nieuw statuut vastgelegd en bezegeld met een akte. Na afronding van ons ontwikkelingstraject wilden wij dit onze medewerkers ook aanbieden, want voor hun is dit net zo belangrijk. Samen met Paul ontwikkelden we een tiendaagse training met dezelfde thema’s als die wij doorliepen. Per keer nemen hieraan zes tot acht medewerkers deel in een zo divers mogelijk samengestelde groep, van kandidaat-notarissen tot receptionistes. Het resultaat is, dat onze medewerkers elkaar meer waarderen, meer voor elkaar doen en onvrede eerder uitspreken, ook naar ons als managementteam. Bovendien neemt het leervermogen in onze organisatie toe. Na het volgen van de leergang hebben onze medewerkers het statuut herschreven, waardoor dit nu kantoorbreed wordt gedragen.’    

‘Mensen willen graag bij ons werken en er is nauwelijks verloop. Doordat medewerkers het ons vertellen als het niet goed met hen gaat, hebben we ziektes kunnen voorkomen. Kandidaat-notarissen die door een ander kantoor worden benaderd, bespreken dat openlijk met ons. Als kantoor halen we dan niet alles uit de kast om dat te voorkomen, want we vinden dat we een goed pakket bieden. En uiteindelijk moet iedereen doen waar hij blij van wordt, ook als dat bij een ander kantoor is.

Mediationopleiding

Zelf besloot ik na het persoonlijk ontwikkelingstraject een mediationopleiding te volgen. Mediation wordt gebruikt bij conflicten, maar kun je ook inzetten om die te voorkomen. Ik leerde mijn cliënten beter te bevragen, waardoor ik akten maak die meer zijn toegespitst op wat mijn cliënt beoogt.
Het geeft grote voldoening dat wij dit traject hebben gevolgd. Ieder van ons en ook kantoor heeft het veel gebracht, want dit is óók het ontwikkelingsverhaal van ons kantoor.’