Rollenstress bij afwikkeling nalatenschap

Casus

Broer en zus geven de notaris opdracht en volmacht voor de afwikkeling van de nalatenschap van moeder. De notaris krijgt geen volmacht om hen te vertegenwoordigen bij de verdeling van de nalatenschap en ook niet bij beschikkingshandelingen die geen beheer zijn. Moeder heeft haar vier kinderen tot erfgenamen benoemd en zus tot executeur. Verder heeft ze aangegeven dat zus een behoorlijke schenking (overdracht van een woning en schenking van een gedeelte van de koopsom) heeft ontvangen voor alle zorg die zij aan moeder heeft verleend en alle kosten die zij voor moeder heeft gemaakt. Moeder vraagt de andere kinderen dit te respecteren en geen beroep te doen op een eventuele schending van de legitieme portie.
Bij toezending van een declaratie meldt de notaris dat hij de andere broer schriftelijk heeft gevraagd of hij een beroep wil doen op zijn legitieme portie. Vervolgens stuurt de notaris een beschrijving van de nalatenschap en een berekening van de legitieme porties aan broer en zus. Een half jaar later stuurt de notaris een conceptakte van verdeling aan alle erfgenamen. Hierop bericht de advocaat van broer en zus dat de notaris zich niet langer mag bezighouden met de afwikkeling van de nalatenschap en dat de notaris geen correspondentie meer mag voeren met derden..

De klacht in hoger beroep

1. Ongevraagd heeft de notaris een andere erfgenaam expliciet gevraagd of hij een beroep wil doen op zijn legitieme portie. Hij heeft hiervan een berekening gemaakt en deze voorgelegd aan de andere erfgenamen. De notaris was partij-notaris. Broer en zus zijn benadeeld in hun rechtspositie.
2. De notaris heeft zijn informatieplicht geschonden. Dit betreft onduidelijkheid over de waardering van een voorbehouden recht van gebruik en bewoning, of er wel of niet sprake was van huurbescherming ten aanzien van een andere woning en een eventueel paulianeus handelen van moeder.
3. Schending van de geheimhoudingsverplichting door, ondanks herhaald verzoek om dit na te laten, inhoudelijke mededelingen te doen aan de advocaat van de andere erfgenamen.
4. Zonder instemming van broer en zus is een conceptakte van verdeling aan de andere kinderen ter goedkeuring overlegd.
5. De notaris heeft de nalatenschap niet adequaat afgehandeld en heeft te weinig positie gekozen voor broer en zus.

Het verweer

1. De andere broer is aangeschreven omdat anderen mondeling hebben aangegeven dat deze broer een beroep wil doen op zijn legitieme portie.
2. De berekening van de waarde van het voorbehouden recht van gebruik en bewoning is opgesteld na een gesprek met de gemachtigde van de andere erfgenamen. Deze berekening is uitsluitend naar broer en zus gezonden. Om broer en zus te informeren over de omvang van de nalatenschap en de eisen van de andere kinderen is daarnaast een mogelijke berekening voor de legitieme portie opgenomen.
   De notaris stelt dat hem opdracht is gegeven om tot een buitengerechtelijke oplossing te komen waarbij de woning die aan zus was overgedragen kon worden behouden. De andere kinderen hebben bij herhaling aangegeven dat zij hiervoor gecompenseerd wilden worden. Hierover is uitgebreid gesproken met zus en zij is daarmee akkoord gegaan. In de conceptakte van verdeling wordt nergens over een schenking gesproken.
   De andere kinderen wilden de tot de nalatenschap behorende woning in verhuurde staat overnemen: de notaris heeft aansluiting gezocht bij de WOZ-waarde in vrij opleverbare staat. Dat is later losgelaten waarbij op een aantal andere punten een voordeel voor zus is behaald.
3. De notaris heeft alleen verwezen naar bekende feiten en omstandigheden en naar de eerder verzonden conceptakte van verdeling. Deze conceptakte wordt altijd naar alle partijen verzonden.
4. De notaris geeft aan dat er al overeenstemming was over het resultaat en dat broer en zus akkoord hadden gegeven.

Het oordeel

1. De notaris treedt op als partij-notaris. Hij behartigt niet de belangen van de andere erfgenamen en is niet verplicht hen te wijzen op de mogelijkheid om aanspraak te maken op een legitieme portie. Er kan niet worden vastgesteld of de mondelinge uitingen van anderen de aanleiding waren voor de brief aan de andere broer. Mogelijk heeft de notaris broer en zus benadeeld in hun rechtspositie, omdat het niet zeker is of de andere erfgenamen anders een beroep op hun legitieme portie zouden hebben gedaan. Het hof is van oordeel dat dit onderdeel gegrond is.
   De stelling dat de notaris zonder toestemming een berekening van de legitieme portie heeft gemaakt en aan de andere erfgenamen heeft voorgelegd, is onvoldoende toegelicht. Dat onderdeel wordt ongegrond verklaard.
2. Onderdeel van de opdracht van de notaris is dat hij broer en zus moet adviseren over hun rechtspositie en moet afstemmen welke stappen hij mag en moet zetten om tot overeenstemming te komen met de andere erfgenamen. Het hof oordeelt dat de notaris onvoldoende zorgvuldig invulling heeft gegeven aan deze opdracht.
3. De notaris heeft schriftelijk mededelingen gedaan over de beweegredenen van broer en zus om een buitengerechtelijke afwikkeling van de nalatenschap te wensen. Deze mededelingen hadden niet met de andere erfgenamen hoeven te worden gedeeld en de notaris heeft dat ter zitting erkend. De notaris was op dat moment al geen partij-adviseur meer van broer en zus. Het hof verklaart dit onderdeel gegrond.
4. Een onpartijdig notaris stuurt een conceptakte van verdeling naar alle erfgenamen, een partij-notaris doet dat na overleg met de partijen die hij vertegenwoordigt. De notaris heeft niet toegelicht dat het broer en zus duidelijk was dat hij op het moment van toezending van de conceptakte van verdeling geen partij-notaris meer was. Dit klachtonderdeel is gegrond.
5. Ten aanzien van het niet adequaat handelen, waarvan een aantal concrete voorbeelden worden gegeven, worden twee klachtonderdelen gegrond verklaard. Het eerste is onderdeel van klacht 2. Daarnaast heeft de notaris geen gehoor gegeven aan het verzoek om in overleg en samenwerking met de gemachtigde van de andere erfgenamen over te gaan tot een tijdige aangifte erfbelasting.

De maatregel

Het hof oordeelt dat de notaris zijn rol als partij-adviseur onvoldoende heeft onderkend en onvoldoende zorgvuldig heeft gehandeld. De notaris moet duidelijk zijn over zijn rol en de daarbij passende werkzaamheden en het moment markeren waarop deze rol verschuift. Alhoewel een maatregel van berisping passend zou zijn, wordt een minder zware maatregel opgelegd omdat de notaris inzicht heeft laten zien in de onjuistheid en onwenselijkheid van zijn handelen en goede bedoelingen bij hem voorop hebben gestaan. 

Het hof legt de maatregel waarschuwing op.

Gerechtshof Amsterdam 26 januari 2021 (ECLI:NL:GHAMS:2021:6)

Opmerking

Weest u zich in elk gesprek bewust van de rol die u in het betreffende dossier heeft en markeer dat in het dossier en gesprekken om te voorkomen dat u uit uw rol valt.