'Ik zie het als een evolutie die de kern van het beroep niet verandert'
De Europese Richtlijn digitalisering oprichting en inschrijving van kapitaalvennootschappen schrijft voor dat een bv volledig online moet kunnen worden opgericht zonder dat de oprichter – die afkomstig kan zijn uit iedere EU-lidstaat – fysiek voor de notaris moet verschijnen. Niet alleen de akte wordt hierdoor digitaal, maar ook de identificatie en de ondertekening. De KNB bouwt de omgeving die de notaris straks in staat stelt alle handelingen uit te voeren.
Wiel
Door termen als digitale passeerkamer en elektronische identificatie klinkt het als de eerste stap in een volstrekt nieuwe wereld. Toch is het niet zo’n grote sprong in het onbekende, aldus Isabelle Cox, notaris bij Olenz notarissen en als KNB-bestuurslid – met mede-bestuurder Bart Versteeg – verantwoordelijk voor digitalisering, innovatie en ICT. ‘We vinden hier niet het wiel uit. Ik ben al drie jaar betrokken bij de CNUE, de Europese koepelorganisatie van notarisorganisaties, als lid van de werkgroep New Technologies. In sommige landen zijn ze al verder met het digitaal passeren. Van een Oostenrijkse collega zag ik jaren geleden al een presentatie van een digitale ondertekening van een akte tijdens een videogesprek met een cliënt. Als notaris hebben we al ervaring met cliënten die niet fysiek aanwezig zijn. Bijvoorbeeld in het geval van een volmacht, al heeft de identificatie dan bij een andere notaris plaatsgevonden. Ook op afstand iets regelen met een vaste cliënt is in de praktijk vaak niet zo spannend. Ik denk dat het vooral een kwestie van wennen aan het idee is. Het digitaal passeerproces geeft evenveel handvatten als het fysieke proces. Je doet nog steeds hetzelfde vooronderzoek. We gaan in dat voortraject waarschijnlijk wat vaker videobellen met de cliënt. Zo kun je nog steeds afgaan op je onderbuikgevoel. Ik zie het als een evolutie die de kern van het beroep niet verandert. Het is vooral een modern hulpmiddel. Als je ziet hoe het werkt, word je enthousiast.’
Misverstand
Demonstraties zullen ook degenen overtuigen die bang zijn dat voortschrijdende digitalisering tot een afkalving van het beroep leidt, denkt Cox: ‘De angst dat technologie de notaris overbodig maakt, is onterecht. De discussie doet mij denken aan de vraag die notarissen in het verleden bezighield: is een getypte akte wel net zo rechtsgeldig als een handgeschreven akte? De digitalisering van ons beroep is een geleidelijk proces waarvan we het tempo niet echt kunnen voorspellen. Het wordt in ieder geval geen plotselinge ommezwaai. Het fysieke traject blijft voorlopig bestaan naast het digitale passeerproces. Een misverstand over digitalisering is dat je straks de cliënt niet meer fysiek ziet. Dat is weliswaar het geval voor de online bv (in de ‘volksmond’ ook wel DOBV) maar dat geldt zeker niet automatisch voor iedere toekomstige digitale akte. Je kunt een digitale akte ook prima passeren in het bijzijn van de cliënt.’
'Identificatie, videocall én ondertekening vormen een gesloten systeem'
Bril
Jacco Sjerps, juridisch adviseur bij de KNB, houdt zich als proceseigenaar bezig met de relatie tussen wat er gebouwd wordt en de wetgeving. ‘Ik kijk ernaar door een juridische bril. Het digitaal oprichten van een bv betekent dat Boek 2 Burgerlijk Wetboek (BW) en de Wet op het notarisambt moeten worden aangepast. Je kunt wel iets bouwen, maar de wetgever moet het mogelijk maken. De digitale akte moet geïntroduceerd worden in de wet, net als de ondertekening en de opslag. Straks heb je een digitale akte, maar waar sla je die op? En hoe moet die digitale ondertekening eruitzien? Daarover waren we de afgelopen anderhalf jaar regelmatig in gesprek met ambtenaren van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Wanneer je aanloopt tegen praktische zaken neem je contact op. Zo hebben we gepleit voor centrale opslag van de digitale akte. De Europese richtlijn zegt daar niets over. Ook voor de digitale ondertekening moet de wet worden aangepast. In plaats van precies te omschrijven met welke technologie ondertekend moet worden, is gekozen voor een meer algemene formulering waarbij de wet bepaalt dat nadere regels worden gesteld ten aan zien van digitale ondertekening. De concept wetgeving is zo goed als klaar. Het is best bijzonder dat we als KNB zo nauw samenwerken met de wetgever. Het doet recht aan de rol van de notaris.’
Testen
De zomer komt met grote stappen dichterbij, maar Robin Perik, projectleider DOBV, is vol vertrouwen. ‘De deadline van 1 augustus gaan we halen. In deze fase van het project hebben we de meeste uitdagingen achter de rug. Van de techniek aan de achterkant hebben we het meeste nu gerealiseerd. Het centrale passeerplatform is gebouwd en de koppelvlakken tussen het platform en de leveranciers van notariële software zijn gerealiseerd. Een koppelvlak is een interface die de uitwisseling van gegevens tussen systemen mogelijk maakt. Dat is belangrijk, want we willen dat de digitale oprichting van een bv voelt als een handeling die een notaris in zijn bestaande systemen uitvoert. We zijn nu aan de voorkant bezig om het portal te bouwen. Doordat de achterkant klaar is kunnen softwareleveranciers hun aansluiting met ons platform bouwen. Ze moeten aan een gecertificeerde beveiligingsnorm voldoen. Dat testen we heel grondig. Door middel van penetratietesten controleren we of aanvallers toegang kunnen krijgen tot onze omgeving. Die testen blijven we doen, ook als we eenmaal live gaan.’
Extra controle
Om online een bv op te richten schrijft de Europese richtlijn twee eIDAS-niveaus voor voor de identificatie en ondertekening: substantieel en hoog. Beiden zouden volgens de richtlijn voldoende moeten zijn. De KNB zet in op eIDAS hoog. Hoog betekent dat er een extra controle op fysieke kenmerken plaatsvindt bij het verkrijgen van het identificatiemiddel. Dat geeft nog meer zekerheid dat het identificatiemiddel bij die persoon hoort, maar zet dat geen rem op de vraag? ’De beschikbaarheid van eIDAS hoog moet in Nederland nog groeien’, beaamt Jos Smit, adviseur van het project. ‘Pas sinds dit jaar zijn gemeenten begonnen met het uitgeven van identiteitskaarten met een inlogfunctie. Maar de Wet digitale overheid vormt een aanjager. Als de wet later dit jaar in werking treedt, mogen private partijen authenticatiediensten aanbieden waarmee je kunt inloggen bij publieke dienstverleners. In het buitenland is men overigens al verder op dit punt. Veel Europese landen hebben een eIDAS hoog identificatiemiddel waarmee je kunt inloggen voor grensoverschrijdende transacties.’
Gaaf
Gevraagd naar het mooiste onderdeel van het concept noemt Smit de betrouwbaarheid. ‘Je wilt dat het veiligheidsniveau hetzelfde is als bij een fysieke akte. Daarom zit een notaris in een video-omgeving voorzien van alle waarborgen en veiligheidseisen die de betrouwbaarheid garanderen. De identificatie, de videocall én het ondertekenen vormen een gesloten systeem. Dat is heel gaaf. Die betrouwbaarheid zit in het ontwerp. Zo loggen de deelnemers in op het hoogste veiligheidsniveau en houdt de notaris de regie. Hij presenteert de akte en bepaalt waar hij op inzoomt. Als hij klaar is met zijn uitleg geeft hij de akte aan de cliënt voor ondertekening en controleert deze. Als iets niet in orde is, kan hij op een knop drukken om het proces te annuleren.’
Perik: ‘Dit is een uitbreiding van je dienstverlening die weinig tot geen investeringen vergt. De notariële software heb je al. Aan de hardware kant is een geluids- en videokaart de enige voorwaarde. Dat zal voor de meeste notarissen geen obstakel vormen. Dat hoort tegenwoordig met al dat thuiswerken door corona toch al tot de standaarduitrusting. Het vraagt ook niet om een grote affiniteit met IT. Het platform is heel gebruiksvriendelijk. Daar hebben we veel energie in gestoken. Als je bijvoorbeeld tijdens het passeren in de beveiligde videocall de digitale handtekening wil controleren, zie je zowel de digitale handtekening als de identificatiegegevens van de cliënt. Je zou de notaris ook naar een bestand kunnen leiden waar hij de handtekening ziet, maar wij zorgen dat hij het in een beeld ziet en kan aanklikken om het te inspecteren. Dat gebruikersgemak is cruciaal. Zo creëer je een perfect huwelijk tussen het notariaat en ICT.’