Versneld vernieuwen

Hoe heeft dit kunnen gebeuren? Het is de eerste vraag die opkomt bij het horen en lezen over de fraude die plaatsvond bij Pels Rijcken. De berichtgeving in de media is zo onvoorstelbaar - een vooraanstaand notaris verduistert jarenlang miljoenen - dat het een verhaal lijkt, dat verzonnen is door de schrijver van een dramaserie. Veel details ontbreken nog. Maar de affaire brengt kwetsbare aspecten van het notariaat aan het licht, vindt KNB-voorzitter Annerie Ploumen. ‘Daarom is dit het moment, mede naar aanleiding van deze fraudezaak, om versneld een aantal vernieuwingen door te voeren binnen het notariaat. Wij waren als KNB al bezig met de implementatie van adviezen uit het rapport van KNB en BFT van 2019. Die vernieuwingen schakelen wij nu doelgericht naar een hogere versnelling. Integriteit en vertrouwen vormen de essentie van ons vak. En daarvoor is zelfreinigend vermogen onmisbaar. Wat we hier bijvoorbeeld leren, is dat het niet gewenst is dat een notaris over een langere periode over derdengelden beschikt die in stichtingen zijn ondergebracht, terwijl niet duidelijk is hoe het toezicht daarop geregeld is. Daarin wil de KNB hoe dan ook meer duidelijkheid brengen. In zo’n geval moet er een regeling zijn waardoor er meer interne controle is en het niet meer onder het beheer van een enkele notaris valt. Bijvoorbeeld door het te storten in de consignatiekas van het ministerie van Financiën. Nu is dat nog best lastig, maar de KNB gaat met het ministerie overleggen hoe notarissen dat sneller en gemakkelijker kunnen doen. Je kunt ook denken aan het verdelen van de beschikkingsbevoegdheid over meerdere notarissen zodat er meer controle is.’

Maatregelen

‘Vertrouwen moet je schragen met goede checks and balances’, vult Waaijer aan. Hij is als autoriteit op het gebied van notariële wet- en regelgeving en als KNB-adviseur inzake derdengelden betrokken bij het vernieuwingsproces. ‘We kijken daarvoor naar maatregelen binnen het wettelijk kader van de derdengeldenrekening. Welke verbeteringen kun je daar aanbrengen? Daarnaast gaat het over de vraag wat wel en wat niet binnen het wettelijke kader van de ambtsuitoefening valt. Kunnen we de grens daarin scherper trekken? Uitbreiding van de regelgeving kan heel effectief zijn, omdat het notariskantoren dwingt bepaalde checks and balances te volgen. Je kunt strenger sturen op interne controle, maar ook situaties vermijden waarin je als notaris geen toegevoegde waarde hebt. Een notaris die bestuurder is van een stichting wordt door de samenleving gezien als een vertrouwenspersoon. Ook al begeeft hij zich buiten de strikte kaders van zijn werk. De vraag is of je dit moet doen. Dit is wat anders dan een bedrag in escrow houden bij een transactie tot een gebrek aan een gebouw is opgelost. Dat mag omdat je dan als notaris beroepsmatig bezig bent met een transactie. Als het puur om het beheren van geld voor een stichting gaat, moet je dat niet willen.’

Nevenfuncties

In haar rol als KNB-voorzitter sprak Ploumen de afgelopen weken naar aanleiding van de fraudezaak veel individuele leden, de ledenraad van de KNB, het Bureau Financieel Toezicht (BFT), de Nederlandse Orde van Advocaten en de Kamer van Koophandel (KVK). ‘Samen onderzoeken we welke extra maatregelen we kunnen nemen. We hebben bijvoorbeeld alle leden gevraagd hun nevenfuncties op te geven. De verplichting om nevenfuncties te melden bij de KNB is er al – die wordt ook nageleefd –, maar als er iets verandert in de situatie wordt dat vaak niet doorgegeven. Binnen een week hebben bijna 250 leden hierop gereageerd en het overzicht van hun nevenbetrekkingen geactualiseerd. We willen ook inventariseren welke notarissen bij de KVK geregistreerd staan als de enige bestuurder van een stichting en deze nevenfunctie niet hebben gemeld. Een optie is dat notarissen een uittreksel van de KVK toevoegen aan de jaarstukken die zij inleveren bij het BFT, waarin staat in welke besturen je als notaris zit. De toezichthouder heeft zodoende een veel beter overzicht van derdengelden van notarissen die ondergebracht zijn in een stichting. Dit vergemakkelijkt het toezicht van het BFT. Daar zou je een verplichting van kunnen maken. Op die manier wordt duidelijk welke notarissen derdengelden in een stichting beheren.’

Breed palet oplossingen

De gesprekken met veel stakeholders zijn inventariserend, aldus Ploumen. ‘Wat zouden we nog meer kunnen doen om deze risico’s uit te sluiten? En hoever moet je daarin gaan? Over de noodzaak om geen escrow-diensten gesepareerd voor een aparte stichting uit te voeren, is iedereen het eens. Maar moet je ook het toezicht uitbreiden? Daarover wordt verschillend gedacht. Sommige leden zijn bang dat de notaris vanwege deze zaak straks geen enkele bewegingsvrijheid meer heeft. Maatregelen moeten effectief zijn, maar mogen een notaris niet hinderen in het uitoefenen van zijn werk. Dat brainstormen is niets nieuws. De afgelopen jaren hebben we daar in de werkgroep Kwaliteit en toezicht met het BFT ook al over nagedacht. Een voorstel van die werkgroep is om langs digitale wegen extra controles op het notariële betalingsverkeer uit te voeren en zo het vier-ogen-principe te versterken. Banken voeren op deze manier ook steeds meer controles uit, bijvoorbeeld met algoritmes. Met de Nederlandse Vereniging van Banken wil de KNB bespreken of banken hierin gezamenlijk kunnen optrekken met het notariaat. Ook zijn inmiddels externe regionale vertrouwenspersonen aangesteld. Zo’n vertrouwenspersoon benader je als er iets binnen je eigen kantoor gebeurt waar je je niet senang bij voelt. Zo kijken we samen met collega’s, de toezichthouder en anderen naar een breed palet aan oplossingen. Dat is belangrijk. Ook als je je werk goed en zorgvuldig doet – en dat geldt absoluut voor nagenoeg het gehele notariaat – moet je altijd kritisch naar jezelf blijven kijken. Aan welke knoppen kunnen we draaien om ons werk nog beter te doen?’

Waaijer: ‘Dat is ook mijn advies aan kantoren. Kijk naar je eigen processen. Zorg dat binnen het team iedereen daarover meedenkt. Durf kritisch te zijn naar elkaar. Stel je open voor tegengeluiden. Een incident als dit herinnert ons eraan hoe belangrijk het is om binnen een kantoor als een team te werken. We moeten het samen doen.’